Nejlepší způsob, jak začít dopis
Při rozhodování o tom, který pozdrav použít , měli byste zvážit, zda znáte osobu a jak dobře. Pokud píšete na profesionální osobu, kterou znáte mnoho let osobně, je vhodné používat pouze jeho jméno.
V opačném případě je nejlepší použít pan, paní nebo doktorka jako vhodný obchodní dopis . Máte-li pochybnosti o tom, které pozvánky byste měli použít, chybně na straně opatrnosti a použijte formální styl adresy.
Snažte se být v pokušení začít svůj profesionální dopis s neformálními pozdravy jako "Dobrý den", "Zdravím", "Dobrý den" nebo "Dobré ráno", pokud neznáte jméno své kontaktní osoby.
Zatímco ty neformální styly pozdravu jsou dobré pro příležitostné e-maily přátelům nebo dokonce pro formální e-maily, které můžete poslat skupinám lidí, v profesionálním dopise budete muset použít osobní pozdrav, jeden s prvním a / nebo příjmení ("Vážený pane Doe") nebo titul práce ("Vážený manažer pronájmu").
Příklady profesionálních dopisů pozdravů
- Vážení příjmení; např. Milý John Doe
- Vážený pan / paní. Příjmení; např. Vážený pane Doe nebo vážená paní Doeová
- Vážený pan / paní. Jméno Příjmení; např. Vážený pan John Doe nebo vážená paní Jane Doeová
- Vážený manažer pronájmu
- drahý pane nebo paní
- Pro koho se to může týkat
- Vážený manažer lidských zdrojů
- Vážení zaměstnanci společnosti; např. Vážení ABC Company Recruiter
Jak najít kontaktní osobu
Pokud je to vůbec možné, při psaní použijte jméno kontaktu. To dělá váš dopis osobnější a vytváří bezprostřední vztah s čtenářem.
Pokud nemáte jméno kontaktu, můžete udělat nějaký výzkum, abyste se pokusili najít správnou osobu, která by vám adresovala váš dopis .
Někdy bude toto jméno na webových stránkách společnosti, nebo můžete najít správnou osobu na LinkedIn. Možná, že jeden z vašich kolegů nebo kontaktů může vědět, kdo by mohl být příslušnou osobou. Můžete také zavolat kancelář neznámého člověka, který píšete, a požádat recepční o jméno, a to vysvětlením důvodu volání ( Příklad: "Žádám o zaměstnání u vaší společnosti. Můžete mi prosím říct název Vašeho pronájmu Manažer, abych věděl, koho se obrátit na motivační dopis ? "). Nepotřebuje tolik času na to, aby se pokoušel najít jméno, a pocit, který přináší, stojí za to.
Někdy, navzdory vašim nejlepším snahám, nemůžete najít jméno, které by vám adresovalo váš dopis. V takovém případě máte různé možnosti, které jsou všechny profesionální a vhodné. Čím více informací o tom, kde zasíláte dopis, máte lepší informace (např. Oddělení lidských zdrojů společnosti nebo vedoucí oddělení týkající se vašeho dotazu). Tímto způsobem můžete při výběru pozdravu provést cílenější výběr.
Máte-li jméno, ale nejste si jisti, že je člověk, s nímž píšíte, je přijatelné vynechat čestné uznání a používat pouze jméno a příjmení.
Tipy pro psaní a odeslání dopisu
Po pozdravu byste měli začít svůj první odstavec, což je obvykle úvod, který umožňuje čtenáři vědět, kdo jste a co píšete. Pokud máte vzájemného známého, který vás odkázal čtenáři, měli byste se o nich seznámit v tuto chvíli .
Tělo vašeho dopisu se obvykle skládá z odstavce nebo dvou textu. Zde můžete zpracovat téma tématu a poskytnout podrobnější informace o tématu. Budete chtít, aby to bylo stručné a relevantní pro osobu a téma. Buďte důkladní, ale neopakujte sami sebe a nezapomeňte na nevýznamné detaily.
Poté budete muset shrnout váš dopis.
Vaše shrnutí by mělo zahrnovat poděkování osobě za jeho čas a pozornost. Pokud plánujete pokračovat později, můžete také poskytnout podrobnosti o tom, kdy a jak se s ním budete kontaktovat.
Dokončete svůj profesionální dopis uzavřením , jako například "S pozdravem" nebo "Pozdravy". Pokud máte v plánu odeslat dopis poštou, po vašem podpisu by mělo následovat vaše zadané jméno. Pokud posíláte e-mail, po zadaném názvu by měly následovat vaše kontaktní informace, které můžete zadat ručně nebo je nechat provést automaticky. Zde je návod, jak nastavit automatický podpis e-mailu .
Související články: Komu se to týká | Obchodní dopisy pozdravy Příklady osvobození dopisu