Popis práce recepčního
Recepční vykonávají administrativní a kancelářské úkoly, jako je například telefonní a e-mailová odpověď, příjem návštěvníků a poskytování obecných informací o jejich organizaci veřejnosti a zákazníkům.
Recepční je podle definice první osobou, kterou návštěvník obvykle vidí. Přední vchod kancelářského komplexu nebo zdravotnického zařízení bude obvykle mít recepční, jehož primárním úkolem je nasměrovat návštěvníky do správné kanceláře v objektu. Jednotlivé pobočky mohou mít také vlastní recepční, nebo může tuto roli vykonávat kancelářský asistent nebo ředitel kanceláře. Vskutku, tři stupně do sebe do jisté míry. Přestože někdy jsou přehlíženy, recepční zaujímají rozhodující a důvěryhodnou roli v každé společnosti.
Plat
Střední mzda pro účetní byla 27 920 dolarů ročně v květnu 2016 podle Úřadu statistiky práce. Bude se lišit podle oblasti a úrovně zkušeností.
Top 5 dovedností potřebuje recepční
Zde jsou informace o špičkových dovednostech, které zaměstnavatelé hledají při přijímání recepčních:
1. Profesionalita
Jako recepční byste měli být první osobou, kterou klient nebo jiný návštěvník vidí při příchodu.
To znamená, že jste zodpovědný za poskytnutí prvního dojmu vašeho zaměstnavatele. Musíte tedy ztělesňovat ideály vaší společnosti, a to jak ve svém chování, tak ve svém vzhledu. Podívejte se na část. Pozdravte každého s úsměvem a laskavým slovem a ukažte, že jste rádi, že vám pomůžete.
2. Komunikační dovednosti
Komunikace je velmi důležitá, protože vaším hlavním úkolem je pozdravit lidi, zjistit, co potřebují, a pomáhat jim.
Většina této komunikace bude ústně, buď osobně nebo telefonicky.
Kromě interakce s návštěvníky budete muset také úzce spolupracovat se všemi různými lidmi, kteří návštěvníci přijíždějí. Pokud projde důležité setkání, možná budete muset vysvětlit proč. Pokud někdo má špatný den, může se mu to podařit.
Pokud nastane situace v místě vašeho podnikání nebo před ním, můžete být první osobou, která na ni musí reagovat a rozhodnout se, co máte dělat. A vždy budete muset zajistit, aby vám informace přesahovaly přesně a efektivně.
3. Technologické dovednosti
Nejpravděpodobněji budete používat telefonní systém, pravděpodobně jeden s více vnitřními a vnějšími linkami, které musíte udržovat hladce. Pravděpodobně budete muset být obeznámeni s tabulkami, softwarem pro zpracování textu, systémem elektronické pošty a sdílení souborů vaší společnosti a případně s několika platformami sociálních médií a vlastními softwarovými řešeními vaší společnosti. Vždy je k dispozici kopírka a papír se vždy uvízne. Můžeš to opravit?
4. Organizace
Budete spojováni s velkou částí interní komunikace vašeho zaměstnavatele. To znamená, že se nebudete jen muset udržet v organizaci , budete muset ostatní organizovat.
Možná jste zodpovědný za skladování a rovnání čtecích materiálů nebo informačních zdrojů ve vaší čekací oblasti.
5. Možnost multitaskingu
Zřídkakdy budete mít jen jednu věc. Nový telefonní hovor se může objevit během prvního připojení k internetu, takže musíte pozdravit nového volajícího a poté přepnout zpět. Mezitím mohou tři lidé osobně čekat, aby s vámi mluvili. Budete muset uspokojovat potřeby každé osoby ve vaší mysli, nikomu nezanedbávat, a nebudete ohromeni ani frustrovaní. Někteří lidé se těší výzvě. Někteří ne. Pokud budete moci multitasking dobře , můžete být výhodou pro zaměstnavatele a vaši společnost, a budete pravděpodobně úspěšní jako recepční.
Recepční seznam dovedností
Požadované dovednosti pro práci s recepčními se budou lišit v závislosti na práci, o kterou se ucházíte.
Zde je seznam možných dovedností, které budete potřebovat k pronájmu.
A - G
- Přesnost
- Administrativní podpora
- Odpovědi na otázky
- Plánování jmenování
- Pomoc ostatním
- Důraz na detail
- Kancelářská podpora
- Vztahy s klientem
- Sdělení
- Počítač
- Potvrďte schůzky
- Korespondence
- Zaměření zákazníka
- Služby zákazníkům
- Vstup dat
- Doručování pošty
- Diplomacie
- Referenční návštěvníci
- Korespondence e-mailu
- Plánování akce
- Podání
- Přesměrování telefonních hovorů
- Přátelský
- Provoz na recepci
- Pozdravující návštěvníci
H - M
- Interpersonální
- Vydávání bezpečnostních průkazů
- Pošta
- Správa knih hostů
- Setkání
- Zprávy
- Microsoft Office
N - S
- Kancelářské povinnosti
- Kancelářská technika
- Podpora Office
- Organizace
- Telefonní hovory
- Stanovení priorit
- Poskytování informací
- Poskytování čtecích materiálů
- Dochvilnost
- Registrace hostů
- Spolehlivost
- Výzkum
- Promítání a řízení hovorů
- Vlastní motivace
- Rozvaděč
T-Z
- Týmová práce
- Telefon
- Organizace času
- Validace parkovacích průchodů
- Verbální komunikace
- Údržba čekárny
- Vítejte návštěvníky
- Zpracování textu
- Psaná komunikace
Fráze, které mají být zahrnuty v recepci Resumé
Životopis pro pozici recepčního by měl obsahovat řadu částí, jako je cíl nebo profil , souhrn kvalifikací , oblasti odbornosti, úspěchy, historie zaměstnání, dovednosti a vzdělání.
Následující fráze vám pomohou vytvořit svůj životopis Můžete použít tato prohlášení buď v oblasti dovedností, kvalifikací nebo silných stránek vašeho životopisu:
• Vysoce kvalifikovaní v pozdravování návštěvníků a jejich nasměrování ke správné osobě nebo sekci
• Dobrá znalost správy hostů a vydávání bezpečnostních průkazů
• Zkušenosti při poskytování informací návštěvníkům a zodpovězení jejich otázek
• Osvědčený záznam odpovědí / přesměrování hovorů a přijímání zpráv
• Demonstrační schopnost řešit telefonní a e-mailové dotazy
• Schopnost udržovat organizovanou recepci
• Komplexní znalost organizování čtecího materiálu v čekací oblasti
Následující úřední prohlášení recepční jsou uvedeny v minulém čase a mohou být použity k popisu vašich zkušeností s prací, kterou jste v minulosti vykonávali. Chcete-li v životopisu napsat popis aktuální pracovní příležitosti, měli byste tyto fráze změnit tak, aby byly napjaté.
• návštěvníci, pracovníci, návštěvníci a široká veřejnost
• Přijal všechny příchozí hovory a zpracoval dotazy volajícího
• Poskytoval kancelářské podpůrné služby, aby zajistil efektivitu
• Odpovídá hostům a veřejným dotazům
• Přijaté, nasměrované a předávané telefonními faxovými zprávami
• Zaměstnanci, hosté a široká veřejnost na správném zaměstnance
• Zachoval dostatečný počet kancelářských potřeb
• Poskytované zpracování textu a administrativní podpora
• Vyzdvihla a doručila poštu
• Udržujte společný systém podávání a napište všechna písmena
• Koordinujte opravy a údržbu kancelářských potřeb
• Poskytuje administrativní služby správci kanceláře
Recepční příklad pokračování
Vždy nám pomáhá mít příklad, takže tady je pohled na to, co by měla vypadat recepční a mohla být přizpůsobena potřebám vašeho hledání zaměstnání:
Jméno Příjmení
123 Moore Ave.
Albany, NY 12201
(111) (222-3333)
firstnamelastname@email.com
Pracovní zkušenost
Recepční / správní asistent
Advokátní kanceláře společnosti Smith a Reilly
Colonie, NY
Leden 201X - přítomný
- Naplánujte a navštěvujte schůzky, scházejte minuty, rozdělte minuty emailem všem partnerům.
- Uspořádejte dokumenty v přípravě na data soudu
- První kontaktní osoba pro klienty.
- Objednané a udržované kancelářské potřeby pro firmu.
- Uspořádal a odpověděl na e-maily dle potřeby.
Recepční
Zubní ordinace Dr. Smitha
Albany, NY
Prosinec 20XX - prosinec - 20XX
- Přivolali pacienti, když přišli.
- Plánované schůzky osobně a po telefonu.
- Manipulace s lékařskými spisy (zápisy, třídění a podávání).
- Současné nároky se stomatologickými pojišťovnami.
- Zpracovává příchozí a odchozí poštu a e-mail.
Zástupce služeb zákazníkům
Národní energetická a plynárenská společnost
Albany, NY
Září 20XX - prosinec 20XX
- Odpovězené volání zákaznické služby.
- Vyřešily problémy a obavy zákazníků.
- Řídí zákazníky k příslušným zdrojům.
- Komfortně používaný počítačový systém zákaznických služeb.
Další zkušenosti
Kemp štěstí - táborový poradce
Letní 199X
Latham High Gazette - editor novin
Junior a starší roky střední školy
Vzdělání
ABC College, Albany, NY
Bakalář umění
Hlavní: obchodní administrativa
Dovednosti
- Vynikající dovednosti MS Office.
- Vynikající gramatické dovednosti.
- Zažijte přijímání hovorů na víceřádkových telefonech.
- Pohodlné používání různých kancelářských potřeb.
- Schopnost udržovat organizovaný a upravený pracovní prostor.
- Silné dovednosti zákazníků.
Tipy pro psaní vašeho životopisu
Při sestavování životopisu nezapomeňte uvést všechny své relevantní dovednosti a pamatujte si na typ kanceláře, ve které budete pracovat. Napište svůj životopis konkrétně pro práci, o kterou se ucházíte.
Pokud například žádáte o pozici v lékařské kanceláři, ujistěte se, že zdůrazníte své dovednosti, které budou využity v tomto typu nastavení, jako je zákaznický servis, telefon nebo dovednosti v oblasti archivování. Zde je návod, jak přizpůsobit své dovednosti popisu práce .