- Rozsah
- Riziko
- Předpoklady
Tento článek nabízí přehled těchto tří základních termínů pro řízení projektu a obsahuje odkazy a návrhy pro další čtení.
Rozsah
V oblasti řízení projektů je rozsahem soubor hranic, které definují rozsah projektu.
Rozsah popisuje, co má být zákazníkovi doručeno v důsledku iniciativy projektu.
Pochopení rozsahu umožňuje manažerovi projektu a projektovému týmu porozumět tomu, co spadá do hranic nebo mimo hranice projektu. Pokud je něco "ne v rozsahu", není zohledněno při plánování projektu . Činnosti, které spadají do hranice výkazu rozsahu, jsou považovány za "v rozsahu" a jsou účtovány v rozvrhu a rozpočtu. Pokud činnost spadá mimo hranice, považuje se za "mimo rozsah" a není plánována.
Ať už jste projektový manažer nebo součást projektového týmu, budete chtít zvážit, jestli je něco v dosahu nebo mimo rozsah, jak se budete pohybovat kupředu.
Představte si například, že vás klient požádal, abyste vytvořili webové stránky. Jak vymezíte rozsah (nebo nastavte hranice) projektu, uveďte následující položky jako v rozsahu:
- Návrh a návrh schématu
- Vytvoření testovacího lůžka
- Kódování schváleného drátu
- Vývoj grafiky tématu webu
- Testování a ladění před zveřejněním webu
Během projektu vás klient požádá, abyste do něj zahrnuli video přehlídku společnosti. Video není specifikováno v rámci projektu a je proto mimo rozsah.
Zatímco byste mohli pracovat s videem pracovat za příplatek, bude to vyžadovat revizi rozsahu a odhadu nákladů a času projektu.
V případě neexistence jasného a dohodnutého dokumentu o rozsahu se může stát, že se vaše video stalo sporným mezi vaším týmem a zástupci zákazníka. Jasné vysvětlení rozsahu umožnilo situaci zmírnit a uspořádanou změnu řešit.
Jak tedy zjistíte, co je nebo není v rozsahu? Nejprve budete chtít načrtnout všechny podrobnosti o projektu, který v současné době znáte, na základě diskusí s klientem nebo vlastníkem projektu. Pak budete chtít udělat klíčové předpoklady, které povedou to, co je považováno za mimo rozsah.
Předpoklady
V určitém okamžiku ve vašem životě jste pravděpodobně řekli: "Nikdy nepředstavujte předpoklady." Nicméně předpoklady v řízení projektů jsou každodenní činnost. Předpoklady vám pomohou definovat rozsah a rizika a jemně doladit odhady času a nákladů. Samozřejmě je nezbytné dokumentovat a potvrdit vaše předpoklady.
Zvažte něco jednoduchého, například vytvoření knihy. Řekněme, že váš přítel má nápad na knihu konferenčního stolku a požádal vás o správu projektu. Jeho první žádost je o rozpočet, aby mohl zajistit financování.
Jak definujete rozsah, je jasné, že váš přítel není jistý o mnoha podrobnostech, včetně počtu stránek, zahrnutí obrazu, stylu obálky a hmotnosti papíru, který má být použit pro stránky. Vzhledem k tomu, že všechny tyto faktory ovlivní složitost nákladů a výroby, budete muset předpovědět specifikace a potvrdit tyto předpoklady jako přijatelné nebo nepřijatelné se svým přítelem.
Po další diskusi, váš přítel říká, že plánuje do knihy zahrnout 50 fotek. Můžete založit svůj předpoklad na 50 obrázcích, nebo předpokládat, že se toto číslo zvýší v průběhu času, můžete předpokládat, že mezi snímky bude 75-90 stránek.
Můžete vidět, jak předpoklady přímo ovlivňují plán. Například si představte, že jste vedli projekt v parku, který zahrnuje budování houpačky.
Při sestavování projektu získáte rozpočet a přidělíte členům týmu, z nichž jeden odpovídá za materiály. Jakmile vytvoříte svůj plán, požádejte osobu, která má na starosti materiály, kdy dorazí cement. Tato osoba odpovídá, že není si jistý, kdy bude cement přicházet, ale že věří, že to bude mezi 1. červnem a 10. červnem. Jak si vybudujete svůj rozsah a plán, učiníte předpoklad, že cement přijde nejpozději 10. června. příklad ukazuje dva výhody pro předpoklady.
První výhodou je, že předpoklad přijetí cementu nejpozději do 10. června vám umožní plánovat činnosti, které se spoléhají na cement přicházející. Druhá výhoda spočívá v tom, že poskytuje osobě, která má na starosti materiály, termín dodání cementu, který pak může předat dodavateli. Neúmyslně stanovila klíčovou lhůtu, během níž může projekt pokračovat.
Stanovení předpokladů stanovuje měřítka, která se během projektu často přehodnocují, aby pomohly projektovému týmu zůstat v rozsahu, včas a v rámci rozpočtu. Ale co se stane, když jsou předpoklady špatné? Zde hrozí riziko.
Riziko
Jakmile vytvoříte svůj rozsah a určíte předpoklady, které jsou za oblastí a odhady, budete chtít začít hodnotit oblasti rizika . Riziko je ve správě projektů stejné jako v reálném světě; je to nebezpečí nebo šance, která může způsobit škody. (Poznámka: Institut pro řízení projektů a Vědecké řídící centrum znalostí - PMBOK nabízejí podrobné definice rizik a typů a určují rámec pro řízení projektového rizika.)
Všechny projekty obsahují riziko, a pokud jste projektovým manažerem nebo vlastníkem projektu, je nejen zodpovědností předvídat riziko, ale je také vaší úlohou informovat projektový tým potenciální dopad těchto rizik a připravit se na zmírnění rizik.
Riziko přichází v různých stupních. Někdy riziko může znamenat, že projekt bude probíhat poněkud jinak nebo bude mít malý neočekávaný obrat. V některých případech však riziko může vést k katastrofickým výsledkům, které změní váš projekt na jeho hlavu.
Použijeme scénář dětského hřiště z výše uvedeného příkladu cementu. Jedním z rizik je, že cement nenastane předpokládaným datem 10. června. Jaké jsou možné důsledky tohoto rizika? Všechny nástupnické činnosti, které následují po nanesení cementu, jsou v důsledku tohoto problému zpožděny.
Rizika mohou být také pozitivní. Zvažte dopad na projekt, pokud se cement objeví dříve než se předpokládalo. Přestože to vypadá jako pozitivní výsledek, vytváří stále problém pro načasování a sekvencování všech ostatních kroků v projektu.
Projektoví manažeři spolupracují s projektovými týmy na brainstormingu a identifikaci potenciálních rizik. Provádějí tento proces o krok dále a zkoumají potenciální závažnost rizika a jeho pravděpodobnost výskytu. Dále identifikují ty osoby, které jsou nejvhodnější pro určení, kdy nastane riziko, a vypracují dohodnuté plány na zmírnění rizika.
Mnoho firem má podrobné rizikové šablony, které vyvinuly v průběhu času a ze zkušeností s jinými projekty. Některé průmyslové odvětví sestavilo rizikové profily, které se používají jako výchozí bod pro analýzu rizik. Mnoho průmyslových odvětví provádí velmi podrobné statistické analýzy pro plánování rizik.
Sečteno a podtrženo
Pojmy: rozsah, předpoklady a riziko jsou ve světě řízení projektů důležité. Tento článek použijte jako výchozí bod k dalšímu prozkoumání těchto a dalších důležitých termínů pro řízení projektu.