Jak úspěšně spravovat svůj první projekt

Gratulace! Právě jste byl pověřen důležitým novým projektem. Je zřejmé, že váš šéf nabízí tuto příležitost jako hlas důvěry ve vaše schopnosti. A když jste nadšeni, je to poprvé odpovědný za celkový projekt a je to trochu děsivé

Řada otázek prochází vaší mysli:

• Jak začít?
• Jaké kroky jsou nezbytné k přesunu projektu od zahájení do uzavření?

• Jak vytvořím vysoce výkonný projektový tým?
• Kdo požádám o pomoc v tomto procesu? Existuje výkonný sponzor?

Tento příspěvek je zaměřen na pomoc každému, kdo je nový, aby vedl projekt , výbor nebo týmovou iniciativu pro činnost, která je pro danou organizaci jedinečná. Ať už organizujete svátek nebo vedoucí nové iniciativy pro vývoj produktů, existují nástroje a procesy řízení projektů, aby vaše pravděpodobnost úspěchu byla mnohem vyšší.

Nejprve pochopte 5 fází procesu projektu:

Zatímco vás vyzývám, abyste si podrobně přečetli podrobnosti o každé z pěti etap , víte, že jsou:

1. Zahájení: zahájení projektu.
2. Plánování: plánování veškeré práce projektu.
3. Provedení: skutečně provedení práce.
4. Řízení a řízení: veškerá práce, kterou provádíte během projektu, abyste sledovali pokrok.
5. Uzavření: dokončení a doručení projektu a odložení týmu.

Tyto kroky jsou pro každý projekt totožné.

13 Základní kroky pro projekt Nováček:

1. Definujte rozsah: Prvním a nejdůležitějším krokem v každém projektu je definování rozsahu projektu . Co to má být dosaženo nebo vytvořit? Jaký je cíl projektu? Stejně důležité je definování toho, co není zahrnuto do rozsahu vašeho projektu. Pokud od šéfa nedostanete dostatečnou definici, objasněte sami sebe a odešlete ho zpět na schránku k potvrzení. Zatímco příklad je mírně mimo obchodní téma, můžeme všichni se týkat svatební hostiny. Při plánování svatebního hostinu můžete mít za cíl: připravit svatební hostinu pro 100 hostů, doplněnou večeří, otevřeným barem, svatebním dortem a živou kapelou na tanec k určitému datu za cenu nepřesahující 20 000 dolarů.

1. Určení dostupných zdrojů: Jaké osoby, vybavení a peníze máte k dispozici pro dosažení cílů projektu? Jako projektový manažer obvykle nemáte přímou kontrolu nad těmito prostředky, ale budete je muset spravovat prostřednictvím správy matic .
2. Rozumět časové ose: Kdy musí být projekt dokončen? Jak vyvíjíte svůj plán projektu, můžete mít určitou flexibilitu v tom, jak budete během projektu používat čas, ale termíny jsou obvykle pevné, jako v případě příjmu svateb. Pokud se rozhodnete použít přesčasové hodiny k plnění plánu, musíte to vážit proti omezením svého rozpočtu.
3. Sestavte tým projektu: Získejte lidi ve svém týmu a spusťte dialog. Jsou technickými odborníky. To je důvod, proč jejich funkční školitel jim přidělil projekt. Vaším úkolem je řídit tým.
4. Detail práce, část 1: Jaké jsou hlavní součásti nebo součásti, které musí být vytvořeny k dokončení projektu? Například svatební hostina vyžaduje vysokou úroveň: přijímací halu, jídlo, pití, dort, hosty a zábavu. Samozřejmě, každá z těchto větších položek může být rozdělena na mnoho dalších položek. To je další krok.
5. Detail práce, část 2: V našem příkladu svatebního příjmu výše, pravděpodobně máte tým nebo osobu, která má na starosti různé komponenty. Spolupracujte s členy týmu, abyste vysvětlili podrobnosti potřebné k dosažení všech důležitých položek. Osoba odpovědná za potraviny musí rozumět možnostem, omezením nákladů a provádět výběry, které podporují dosažení rozsahu . Uveďte menší kroky v každém z větších kroků. Kolik stupňů hloubky se dostanete do podrobnějších kroků závisí na velikosti a složitosti vašeho projektu.

1. Vypracujte předběžný plán: Sestavte všechny kroky do plánu. Dobrým způsobem, jak to udělat, je použít tabulku priorit určující, které položky musí předcházet ostatním položkám. Formální postupy řízení projektů vyžadují vývoj toho, co se nazývá síťový diagram a identifikace kritické cesty . Zatímco to může být za vaši potřebnou nebo znalostní úroveň, hlavní otázkou je posloupnost aktivit ve správném pořadí a následné přidělení zdrojů aktivitám. Otázky k dotazování: Co se stane nejdříve? Jaký je další krok? Které kroky mohou probíhat současně s různými zdroji? Kdo bude dělat každý krok? Jak dlouho to trvá? Existuje mnoho vynikajících softwarových balíčků, které vám mohou automatizovat mnoho detailů. Zeptejte se ostatních v podobných pozicích, co používají.
2. Vytvořte svůj základní plán: Získejte zpětnou vazbu o vašem předběžném plánu od vašeho týmu a od ostatních zúčastněných stran. Upravte časové lhůty a pracovní harmonogramy tak, aby odpovídaly projektu v dostupném čase. Proveďte veškeré nezbytné úpravy předběžného plánu s cílem vytvořit základní plán.

1. Požadavek na úpravu projektu: Pro projekt není téměř žádný čas, peníze nebo talent. Vaším úkolem je dělat více s omezenými zdroji, než lidé očekávají. Na projekt, který je prostě nerealistický, jsou však často stanoveny limity. Musíte udělat svůj případ a předložit jej šéfovi a požádat o změnu těchto nerealistických limitů. Požádejte o změny na začátku projektu. Nečekejte, až bude mít potíže, abyste požádali o změny, které potřebujete. Pokud však váš projekt zahrnuje svatbu, neočekávejte, že budete úspěšní žádat o mnoho významných změn!
2. Pracujte svůj plán, ale nezabíjejte na to: Plán je důležitý, ale plán lze změnit. Máte plán pro jízdu do práce každé ráno. Pokud je některá křižovatka zablokována nehodou, změníte svůj plán a jděte jiným způsobem. Udělte totéž s vašimi projektovými plány. Změňte je podle potřeby, ale vždy mějte na paměti rozsah a zdroje.
3. Sledování pokroku vašeho týmu: Na začátku projektu učiníte malý pokrok, ale začněte sledovat, co dělají všichni. To usnadní potírání problémů dříve, než se stanou problémy.
4. Dokument vše: Uchovávejte záznamy. Pokaždé, když změníte svůj základní plán, zapište si, co byla změna a proč bylo nutné. Pokaždé, když je do projektu přidán nový požadavek, zapište si, odkud pochází požadavek, a jak byla kvůli tomu upravena časová osa nebo rozpočet. Nemůžete si pamatovat všechno, tak je zapište, abyste je mohli vyhledat v přehledu projektu a učit se od nich.
5. Držte každého informovaného: Informujte všechny zúčastněné strany projektu o pokroku po celou dobu. Dejte jim vědět o vašem úspěchu, když dokončíte každý milník, ale také je informujte o problémech, jakmile se objeví. Informujte také svůj tým. Pokud se uvažujete o změnách, řekněte týmu o nich co nejdále. Ujistěte se, že všichni v týmu jsou si vědomi, co dělají všichni ostatní.

Sečteno a podtrženo

Nemusíte být formálním projektovým manažerem, který by vedl projektovou iniciativu. Měli byste však použít nástroje a logiku projektového řízení k práci, která objasňuje vaše cíle, podrobně popisuje práci, vytváří tým a provádí a monitoruje práci. Nejlepší úspěch!