Naplánujte projekt se základními nástroji řízení projektu

Náš svět práce je stále více světem projektů. Projekty jsou to, jak vyvíjíme nové produkty, provádíme strategické iniciativy a děláme vše, co je v organizaci nové.

Projekty jsou podle definice dočasnými a jedinečnými iniciativami, na rozdíl od pravidelných operací. A zatímco mnoho firem spoléhá na vyškolené, certifikované projektové manažery, aby vedly své iniciativy, dovednosti projektů se stále více vyžadují pro všechny odborníky.

Tento článek nabízí úvod do plánování projektu pro každého odborníka, který má zájem o přijetí praktik, které dobře fungují pro profesionální projektové manažery.

Udělejte si čas, abyste skutečně definovali a naplánovali svůj projekt:

Projektoví manažeři chápou, že velká část celkové doby trvání projektu je věnována plánování . Mnozí z nás mají tendenci spěchat k zahájení práce, která ve světě projektů je podobná tomu, že přeskočíte pokyny k novému nábytku, který jste zakoupili od jednoho z těch prodejců "sestavte sami". Je pravděpodobné, že spěch, kdybyste dělali práci bez přečtení pokynů, by v určitém okamžiku vašeho úsilí vytvořili vážné problémy.

Namísto toho, aby se přímo do práce dostávalo do práce, je důležité vyřešit několik kritických otázek:

  1. Co přesně vytváříte? Být co nejpřesnější.
  2. Kdy to musí být dokončeno?
  3. Jaké zdroje (lidé, zařízení a rozpočet) máte k dispozici, abyste dokončili projekt?

Výše uvedené tři body jsou základními prvky výkazu rozsahu. Každý projektový manažer pracuje na objasnění rozsahu před zahájením práce.

Zaměřte se na iniciativu společnosti pro sváteční účast:

Ukázka rozsahu prohlášení pro společnost svátků může číst takto:

Naším cílem je plánovat a dodat firemní večírek pro 100 zaměstnanců a jejich významné další do konce prosince, za cenu, která nesmí překročit 10 000 dolarů. Naše plánování a koordinace bude tvořit čtyřčlenný výbor s dohledem generálního ředitele. Na večírku bude otevřený bar, pokrmy, dezerty a zábava.

Jen si uvědomit, že toto jednoduché, ale důležité prohlášení nabízí výkonné vedení pro tým zapojený do projektu. Každý chápe povahu projektu, časový rámec, zdroje a rozpočet.

Break Scope Down do diskrétních bloků práce:

Projektoví manažeři vytvářejí něco nazývaného struktura rozpadu prací, která popisuje zřetelně a jednoznačně veškerou práci projektu, kterou musí dokončit někdo v určitém časovém rámci. Ve vaší situaci může rozpad práce zahrnovat:

Projektoví manažeři by rozvíjeli toto členění práce projektu bez ohledu na zdroje nebo načasování, ale více ve formátu brainstormingu. Poté, co byla zjištěna veškerá práce potřebná k dosažení rozsahu projektu, je na čase, aby byly uvedeny do pořádku, přidělit odpovědnosti a požádat o odhady času a nákladů od vašich členů týmu.

Vytvoření plánu projektu z členění práce:

Po dokončení jednoduchého rozdělení práce, které bylo uvedeno na předchozí stránce, musíte nyní:

Jakmile budou výše uvedené kroky dokončeny, projektový tým by měl společně pracovat na posloupnosti událostí ve správném pořadí a zaznamenat jakékoli konflikty ohledně zdrojů nebo potenciálních výzev plánování. Poznámka: projektový manažer by tento krok dokončil vytvořením síťového diagramu , výpočtem kritické cesty a naplánováním zdrojů, často pomocí počítačového softwaru.

U menšího projektu, který používáte neformální metody, může být vše, co je nezbytné, jednoduchý přístup typu post-it poznámky o položkách v pořadí. Tento proces vám umožní vytvořit kompletní obraz o krocích a termínech pro plánování a poskytování skvělé dovolené!

Nechte práci začít:

Nyní, když jste vynaložili čas na správný projekt, identifikovali hlavní úkoly, posloupili úkoly a vyhodnotili požadavky na čas a zdroje, jste připraveni dát týmu pracovat na svých přidělených odpovědnostech. Vaším úkolem neformálního projektového manažera je sledovat práci, podporovat členy týmu a pomáhat identifikovat a řešit problémy, které se vyskytují. Dobrý projektový manažer pravidelně se setkává s členy týmu, aby zhodnotil pokrok a identifikoval a zvládl nově vznikající rizika.

Sečteno a podtrženo:

Stejné přístupy popsané výše mohou být použity na jakoukoli projektovou situaci ve vašem oddělení nebo obchodní jednotce. Rozvinout jasný rozsah, identifikovat práci, přiřadit zdroje, vypracovat odhady a plán a pak sledovat a řídit práci. Vaše praktiky budou uznané a oceňovány profesionálními projektovými manažery na vašem pracovišti a vaše výsledky budou mnohem lepší, než jednoduše skákat do práce, aniž byste si to mysleli. Nejlepší úspěch s vaší další iniciativou!

-

Aktualizováno Art Petty