Síla pečlivě sestaveného rozsahu projektu:
Pečlivě specifikovaná oblastní koncepce je rozhodujícím faktorem úspěšnosti projektu a je nedílnou součástí praxe efektivního řízení projektu. Mezi výhody patří:
- Toto prohlášení umožňuje projektovému týmu a zákazníkovi zajistit, aby sdíleli společný pohled na očekávané vlastnosti, kvalitu a načasování projektu.
- Rozsah umožňuje projektovému týmu jasně identifikovat a zapojit se zúčastněnými stranami: jednotlivci nebo skupinami, na něž se projekt týká, a získat jejich podporu a zapojení.
- Rozsah slouží k tomu, aby pomáhal členům týmu soustředit se pouze na práci potřebnou pro uspokojení potřeb zákazníka.
- Pokud jsou navrženy změny, které přesahují hranice původního rozsahu, slouží výkaz jako průvodce pro odhad a návrh změn. Pokud jsou změny přijaty všemi zainteresovanými subjekty, reviduje se oblast působnosti.
Tvorba rozsahu projektu:
Projektový manažer ve spolupráci s členy týmu, zákazníky, výkonným sponzorem a klíčovými zainteresovanými stranami pracuje na pochopení a popisu požadovaného výstupu z iniciativy projektu, často uváděné jako výstup. Tento dodatek zahrnuje cenu nebo přijatelný rozsah nákladů, který je ověřen při plánování a odhadování činností.
Definuje také klíčové funkce, které mají být zahrnuty, a časový rámec pro konečné doručení projektu. Po dohodě se zákazníkem, projektovým manažerem, projektovým týmem a výkonným sponzorem musí být veškeré změny v tomto rozsahu stanoveny pomocí pečlivě kontrolovaného a zdokumentovaného procesu změny.
Kaskádové dopady rozsahu projektu na ostatní:
Jakmile je dohodnuto prohlášení o rozsahu nebo dokument, zúčastněné pracovní skupiny používají informace ve výkazu k odhadu své vlastní práce, načasování a nákladů. Přesnější a přesnější výkaz o rozsahu, tím je pravděpodobnější, že pracovní týmy vytvoří přesné odhady a požadavky na zdroje.
Výkazy rozsahu projektu určují, co není v iniciativě zahrnuto:
Není neobvyklé, že dokument o rozsahu projektu rovněž uvádí konkrétní položky, které nejsou součástí rozsahu projektu, a jsou proto vyloučeny z práce, která má být doručena. Například projekt na výstavbu domu může stanovit, že získání povolení k životnímu prostředí má být provedeno vlastníkem a je mimo projektový rozsah dodavatele stavby domu.
Dopad špatně postaveného projektu Rozsah působnosti:
Nedostatek přehlednosti o rozsahu projektu je společným zdrojem stresu a selhání projektu.
Neurčitý nebo nejednoznačný rozsah působnosti ponechává mnoho otázek otevřených pro diskusi a neinformované výzvy k posouzení, které mají vliv na vlastnosti, kvalitu, načasování a náklady na iniciativu.
Další výzva s neurčitým popisem rozsahu spolu se slabými procesy změn se nazývá: rozsah creep. Rozsah dotyku se vyskytuje, když zákazník požaduje a pracovní týmy přidávají dodatečné možnosti dodatečné kapacity, mimo záměr nebo hranice původních plánů.
Změna rozsahu:
Zatímco časté změny rozsahu zpozdí dokončení projektu a potenciálně přinesou značné náklady, existují určité situace, kdy je nezbytné a přiměřené upravit rozsah. Projektoví manažeři se spoléhají na proces řízení změn, který identifikuje požadovanou změnu, reviduje veškeré odhady času, nákladů a pracovní zátěže a přehodnocuje projekt vzhledem k novým rizikům vzhledem ke změně.
Typicky manažer projektu a výkonný sponzor rozhodují o změně rozsahu, jakmile je situace plně analyzována. Změny jsou zaznamenány v protokolu o rozhodnutí a poté sděleny většímu projektovému týmu.
Také známé požadavky projektu, cíle projektu
Příklady: Rozsah projektu zahrnoval dodání dvoustránkové webové stránky, které odpovídají specifikacím projektu, do 2 týdnů.