5 způsobů, jak rozlišit projektovou práci a běžnou práci
Když mluvím s lidmi v týmech, často mi říkají, že si nejsou jisti, zda pracují na projektu nebo zda "jen" dělají práci jako obvykle. Obě role jsou požadovány v organizaci a jsou stejně platné, ale mohou pomoci pochopit, na čem pracujete, abyste lépe zjistili, kde se ve společnosti celkově hodí.
Ujistěte si rozdíl, abyste byli přesvědčeni o tom, co je projekt a co je součástí podnikání jako obvykle. Existuje pět hlavních rozdílů mezi projektovou prací a běžnou prací. Budete často vidět "podnikání jako obvykle" zkráceně jako BAU.
Projekty Změna podnikání; BAU identifikuje změnu
Za prvé, existuje rozdíl v tom, jak je s touto změnou zacházeno.
Operace probíhají jako obvykle. Zachovávají světla. Slouží zákazníkům a zasahují cíle. Týmy BAU jsou také první, kdo vědí, kdy existující obchodní procesy nefungují a již nejsou vhodné pro daný účel. Když se tak stane, týmy BAU jsou ti, kteří identifikují potřebu změny.
Manažer, který je součástí strategického přehledu, může navrhnout, jaké změny je třeba udělat pro tuto divizi nebo obchodní jednotku, aby dosáhla svých cílů. Nebo jasná jiskra v oddělení může navrhnout změnu prostřednictvím schématu návrhů zaměstnanců.
Na druhém konci spektra byste mohli mít úplný obchodní případ od vedoucího manažera, který vám poskytne změny potřebné k tomu, aby pomohla jejich rozdělení dosáhnout svých cílů pro rok.
Není to jen zjednodušení obchodních procesů. Ti, kteří pracují v rolích BAU, si mohou také uvědomit, že změna je nezbytná kvůli změnám v regulačním rámci nebo v rámci konkurenční situace organizace.
Zaměstnanci společnosti Frontline pracují na poskytování strategie a vědí, co chtějí být jiní, než se tam dostanou.
Projekty jsou mechanismem pro provedení této změny. Projekty přinášejí změnu funkcí BAU a prostřednictvím projektového řízení. Ujistíme se, jaký je další projektový management. Organizace projektu pracuje na změně, kterou identifikovaly týmy BAU. K tomu dojde poté, co prošel procesem schvalování projektu, který je obvykle obchodním případem a schválením vrcholového vedení.
To neznamená, že lidé v projektové roli nemohou někdy naznačovat zlepšení podnikové praxe, ale budou to dělat spíše jako zaměstnance než jako součást své projektové role.
Toto rozdělení, které také slyšíte shrnuto jako "změna podnikání, provozujte firmu", je patrné také na konci projektů. Změnou, kterou implementuje projekt, je dodávat výstup. Může to být nový software, budova, nová služba nebo něco jiného. Tým BAU je zodpovědný za to, že je využívá a využívá k tomu, aby přinášel obchodní výhody. Jinými slovy, projekt poskytuje schopnost získat výhody a operace BAU využívají tuto schopnost získat výhody.
Projekty řídí riziko; BAU snižuje riziko
Chcete-li, aby efektivní funkce fungovaly, zjistíte, že týmy BAU usilují o zmírnění veškerých rizik pro operace. Zlepšení podnikatelské jistoty pro lepší organizační stabilitu a opakovatelné procesy je dobrá věc.
Jejich povaha je jedinečná a nejistá, projekty vyžadují prvek rizika. Společnost dělá trochu skok do neznáma jen tím, že dělá projekt, protože zavádí změnu a přináší něco, co tam nebylo dříve.
Projektové týmy proto přistupují k riziku jiným způsobem než na straně organizace BAU. Projektoví manažeři usilují o zvládnutí rizik, pozitivních i negativních , s cílem dosáhnout nejlepších výsledků. To by mohlo zahrnovat zmírnění rizika s cílem omezit pravděpodobnost, že se to stane, ale zahrnuje i další strategie řízení rizik.
Je nepravděpodobné, že někdy na projektu ustanete riziko, ale možná byste to mohl z dobrých provozních důvodů udělat pro svou práci BAU.
Projekty jsou časově závislé; BAU probíhá
Projekty mají počátek, střední a konec. Jedná se o životní cyklus projektu . Ve skutečnosti je nejdůležitější charakteristika projektu, že končí. Projektový manažer a projektový tým pracují na projektu během této doby. Poté je tým rozpuštěn během předávací a závěrečné fáze na konci.
BAU se nezastaví. Můžete samozřejmě ukončit funkci nebo zastavit proces, pokud již není pro podnik vyžadován - i když by to bylo řízeno jako projekt !. Funkce BAU vytváří probíhající práci bez předvídatelného koncového data.
Projekty mohou být kapitalizovány; BAU často nemůže být
Projekty lze kapitalizovat a BAU často nemůže být - spoléháte se na provozní náklady na vaše průběžné podnikání jako obvykle. Jinými slovy, účetní postupy pro projekty a "jiné" úkoly jsou různé.
Financování projektů se často týká uvedení majetku do provozu, což znamená, že náklady lze kapitalizovat. V některých případech, v závislosti na tom, kde jste ve světě a na místních účetních předpisech, můžete dokonce uhradit náklady na projekt pod čárou.
Náklady BAU jsou obvykle považovány za provozní výdaje a jsou sledovány ve výkazu zisku a ztráty společnosti.
Financování projektů a financování podnikání jsou obecně velmi specializovaná oblast, takže je vždy nejlepší poradit se s finančními odborníky předtím, než uděláte jakékoliv úsudky o tom, co by ve vaší organizaci mělo a nemělo by být využito. Účetní pravidla se v jednotlivých zemích liší a dokonce od organizace až po organizaci, kde jednotlivé podniky mají konkrétní procesy a způsoby, jak dělat věci.
V případě pochybností vždy zkontrolujte!
Projekty se účastní vzájemně funkčních týmů; BAU zahrnuje funkční týmy
Konečně je velký rozdíl v sestavení projektových týmů. Projekty mají tendenci zahrnovat multidisciplinární týmy odborníků, kteří se sdružují, aby poskytli konkrétní výstup. Vědět, jak motivovat projektový tým, je důležité, protože někdy projekty začínají bez toho, aby byl cíl sdělován všem. Pokud lidé nemají jasnou představu o tom, na čem pracují, nemají tendenci dělat svou nejlepší práci.
Projektové týmy jsou tvořeny lidmi, kteří plní konkrétní role. Nejsou to tituly práce, ale pozice v rámci projektu s odlišnými odpovědnostmi. Hlavní role v projektovém týmu jsou:
- Sponzor projektu
- Projektový manažer
- Senior Supplier (organizace odpovědná za provedení práce, která by mohla být interním týmem, jako je IT nebo externí dodavatel nebo prodejce)
- Zákazník (může to být interní zákazník, např. Jiný správce oddělení nebo v organizaci klientských služeb zákazník, pro kterého projekt dodáváte)
- Odborní pracovníci (lidé přicházeli do týmu buď po dobu trvání projektu nebo jeho části, kteří využívají své odborné znalosti k tomu, aby přispěli k úspěchu projektu).
Další informace o úlohách v projektovém týmu .
Na druhé straně jsou práce BAU řízeny funkčními týmy. Jedná se o experty, které jsou sami o sobě sdruženy a obvykle se s více méně přeshraničními funkcemi překrývají s jinými odděleními než projektovými týmy.
Obvykle je velmi jasné, na čem se mají pracovat a na cílech týmu. Budou mít jasné cíle a představu o roli, kterou oddělení hraje ve společnosti. Příkladem by mohl být tým služeb zákazníkům, kteří pracují jako součást větší divize zákaznických služeb, která zpracovává hovory a e-maily od zákazníků o vašem produktu.
Je to složité: dochází k překrývání. Například vedoucí týmu v tomto zákaznickém call centru je specialistou v oboru. Mohou být vysláni do projektového týmu, který bude řídit pracovní balíček a zdroje související s dodáním části projektu, který se týká kontaktu se zákazníkem. Ve své práci na projektech však hrají roli odborného přednášejícího, nikoliv vedoucího týmu pro zákaznické služby. Jako člen projektového týmu budou zodpovědní za svou část rozpočtu projektu a budou mít vysoký stupeň diskreční pravomoci ohledně toho, jak je práce vykonávána, aby byly splněny konečné cíle. Možná to nemají v roli BAU.
Konflikt mezi BAU a projekty
Projektová práce a práce BAU mohou dobře sedět vedle sebe, ale častěji než tam je napětí. Stává se to proto, že se projekty snaží změnit status quo. Status quo funguje celkem dobře a lidé většinou nejsou jako změna, takže tam bude vždy trochu napětí.
Zadruhé, když žádáte lidi, aby se připojili k vašemu projektovému týmu, mohou trpět konfliktem loajality. Je jejich první zodpovědností za jejich denní práci nebo projekt? Jasné cíle a silný závazek k projektu od vedení mohou pomoci zde, stejně jako vedení linek komunikace otevřené, aby věděli, co společnost a týmové priority by měly být.
Zatřetí, udržování běžící činnosti je vždy prioritou. Má důsledky pro projektové týmy, které mohou vidět, jak se jejich financování snížilo, klíčové zdroje se vrátily do rolí BAU a časové lhůty byly zpožděny, protože práce spojené s udržováním každodenních operací organizace probíhají.
Projektoví manažeři se s tím mohou zklamat, ale to bude vždycky takhle, a mělo by to být. Nemá smysl poskytnout fantastický projekt, pokud společnost mezitím zmizla a není tam žádný, kdo by použil to, co jste postavili!
S ohledem na tyto pokyny by mělo být snadné zjistit, zda pracujete na projektech nebo BAU, nebo obojí.