A jak je můžete postavit
Slyšeli jste o knize Stephena Coveyho o 7 návycích vysoce efektivních lidí . Dnes se podíváme na 10 zvyklostí, které sdílí vysoce úspěšní projektoví manažeři.
Viděla jsem, že se tyto návyky opakovaně zmiňují v hodnocení výkonnosti a v recenzích na konci projektu, kde klient, tým nebo sponzor nabízí zpětnou vazbu manažerovi projektu.
Nemusíte mít 10 let zkušeností, abyste mohli pokaždé úspěšně dodat. Tím, že změníte své návyky a vyčistíte své dovednosti, můžete drasticky zlepšit šance, že váš projekt bude úspěšný (a dát si také méně stresující práci).
A v žádném zvláštním pořadí (kromě čísla 10) začneme!
Používání správného týmu
Nejúspěšnější a nejúspěšnější projektoví manažeři znají schopnosti svých členů týmu. To znamená, že mohou vyčlenit správnou práci správným lidem.
Použití nesprávného prostředku v úloze může vést k tomu, že trvá déle nebo je špatně provedeno. Pomáhá poznat silné a slabé stránky lidí pracujících s vámi, abyste je mohli nejlépe přidělit k projektovým úkolům.
Řízení projektových otázek
Všechny projekty se čas od času dotýkají otázek. Úspěšní projektoví manažeři je nenechávejte znepokojovat. Znávají procesy správy problémů a také to, jak nejlépe vyřešit problémy, které nastanou.
Můžete to udělat také. Jakmile zjistíte, jak posoudit problém s projektem, zjistíte, že správa problémů se stává jednoduchým zvykem, jak začlenit do své týdenní rutiny. Dejte čas nějaký čas na to, aby jste prohledali svůj protokol o problému každý týden, a brzy zjistíte, že je snadná práce, abyste zůstali na špici při řešení problémů.
Řešení změn
Projekty jsou navrženy tak, aby změnily věci, ale takové změny se dějí jiným lidem! Je obtížnější řídit změny, které jsou namířené přímo do projektového týmu, narušují podrobný plán projektu a vytvářejí novou práci a celou hromadu aktualizací dokumentace.
Úspěšní projektoví manažeři mají proces řízení změn, který sledují. Podle definovaných kroků je snadnější přeměnit jakoukoli akci na zvyk, protože je strukturovaná a opakovaná.
Proces řízení změn vypadá takto:
- Obdržíte informace o změně
- Zkontrolujte změnu
- Zjistěte, kolik práce by byla změna provedena
- Připravte si doporučení, zda stojí za to jít.
Pak dostanete od vašeho sponzora rozhodnutí o tom, zda byste změnu měli zapracovat nebo ne.
Poznámka: Sami můžete schválit některé malé změny, pokud jsou v rámci vaší kompetence a úrovně autority.
Úspěšní projektoví manažeři vědí, že zvládnutí změn je součástí práce a mají plán, jak s nimi vypořádat, jak a kdy vzniknou.
Správa nákladů projektu
Je velmi pravděpodobné, že váš projekt způsobí náklady, i když nemáte plnou kontrolu nad taškovými šňůrami sami. Být schopen řídit finanční prvky ve vaší kontrole, musí být zvykem.
Pokud se k němu pravidelně a rutinně neobjevíte, zjistíte, že práce se stává tak obrovským, že je nemožné dělat dobře.
Fantastickí projektoví manažeři zůstávají na vrcholu výdajů se systémy archivace, které pracují na fakturách, uvozovkách a odhadech. Získejte zvyk používat svůj rozpočtový software (i když je to jen tabulka).
Nemůžete spravovat své náklady na projekt, dokud nemáte plán toho, co budete trávit. Přečtěte si o tom, jak vytvořit rozpočet projektu , abyste mohli začít.
Teambuilding
Projektový tým s největší pravděpodobností nebude pracovat pro vás, takže proč je teambuilding součástí návyků úspěšných projektových manažerů?
Je to proto, že je potřeba, abyste společně pracovali a potřebujete, aby se jednotlivci, kteří se na projektu podíleli, rychle dostali do místa, kde si vzájemně důvěřují. Získáte to tím, že stavíte tým.
Dávejte pozor na situace, kdy se váš tým rozpadá. Nejčastěji je obtěžování vůči šikanování nepřijatelné.
Porozumění procesům
Šestý zvyk velmi úspěšných projektových manažerů spočívá v tom, že chápou procesy, které existují v jejich sféře kontroly.
To znamená, že vědí, jaké pracovní postupy je třeba dodržovat. Neztrácejí čas tím, že se snaží vyřešit, jak napsat obchodní případ, protože vědí, že existuje postup a mohou postupovat podle kroků.
Nejúspěšnější projektoví manažeři nejsou slaví na zpracování. Vědí, kdy je správné dělat proces. Vědí, kdy je lepší je trochu upravovat, aby úkoly byly pro každého jednodušší. Příkladem toho by bylo odstranění byrokracie z malého projektu tím, že se procesy přizpůsobí.
Aktualizace plánu
Plány projektů by neměly být ponechány na náhodě a nejúspěšnější projektoví manažeři zvyknou pravidelně kontrolovat jejich přesnost a aktualizovat jejich plány.
Existuje spousta způsobů, jak sledovat vývoj vašeho projektu, ale nejdůležitější je, abyste to udělali! Pokud se snažíte zvyknout na svůj zvyk, zarezervujte si krátkou schůzku ve svém deníku s sebou a plánem jednou týdně. Používejte stejný čas každý týden a trváte 30 minut, abyste zjistili, kde jste a kde musíte být. Proveďte potřebné změny, řekněte týmu a pokračujte v projektu.
Poznámka: Pokud změny vašeho plánu mají vliv na datum ukončení projektu nebo na datum dodání hlavních milníků, promluvte s vaším sponzorem. Neměli byste změnit základy vašeho základního plánu bez toho, abyste prošli formálním schvalovacím procesem.
Řízení rizika projektu
Vědět, co zahrnout do vašeho registru rizik, je jedna věc, ale obvykle to přezkoumáváte a jednáte na vznikající rizika je něco jiného.
Nestačí, abyste na začátku svého projektu použili identifikaci rizik a pak je znovu nenapadlo. Řízení rizik musí být součástí vašich projektových návyků, protože bez nich zjistíte, že rizika se mění na problémy a vytvářejí pro vás problémy.
Je to další oblast, kde mohou standardní procesy a rezervování pravidelného slotu provést kontrolu rizik. Můžete jej zahrnout jako součást vašich týmových setkání. Proveďte zvyk, jak s vaším týmem přezkoumáte rizika, uzavřete všechny, které již nejsou hrozbou, a naplánujte akce pro ty, které chcete zmírnit.
Čas sledování
Projektoví manažeři vědí hodně o řízení času projektu , ale to je v oblasti plánování a plánování. O tom, o čem mluvíme, je sledování času na pravidelnější denní bázi. Mluvíme o časových rozdílech.
Projektové týmy často nebudou chtít používat časové rozvrhy, pokud tak neučinily dříve. Mnoho softwarových nástrojů pro správu projektů má produkt sledování času. To vám může usnadnit zavedení přepínače do časového sledování jako tým.
Nezáleží na tom, zda sledujete čas vašeho týmu (což je doporučeno), je důležité, abyste věděli, kde vaše denní čas jde. Měli byste si zvyk, abyste si všimli, jak trávíte svůj čas. Pomůže vám pochopit, jestli trávíte čas na úkoly projektu nejvyšší prioritou. Možná si myslíte, že jste, ale vy jste? Časové rozvrhy nebo časové nahrávání nějakého formuláře vám pomohou, i když je to pouze hodinový záznam na poznámkovém bloku.
Doručování obchodní změny
Konečně, zvyk, který dělá manažeři projektů nejúspěšnější, je jejich schopnost srovnávat výstupy projektů s výsledky podnikání. Váš projekt byl navržen tak, aby společnost dosáhl něčeho úžasného a vy jste to udělal. Skvělý.
Ale pokud uživatelé nepoužívají váš produkt nebo software rychle padne mimo data nebo zákazníci nejsou tak ohromeni, jaký jste, pak váš projekt byl ztrátou času.
Nejúspěšnější projektové týmy se ujistěte, že vědí, na jaké obchodní výsledky směřují. Vytvářejí řešení, které přináší udržitelnou změnu v podnikání. To, co dodají, když projekt končí, je plně využíván a zcela přijat zákazníkem. Je to úspěch, protože byl postaven jako úspěšný od začátku.
Pochopení obchodních cílů je klíčovým kritériem pro každého manažera projektů, který chce ovlivnit zákazníky a zúčastněné strany. Pokud můžete ukázat, že jste získali něco hodnotného, pak je snadné prokázat, jaký vliv máte a jakou hodnotu přinesete společnosti.
Zaveďte zvyk ze svých zúčastněných stran požádejte, jakou obchodní hodnotu očekávají a jakým způsobem chtějí využít to, co vám vaše projekty dodávají. Porozprávaj se s nimi o tom, jak definují úspěch. Tuto možnost můžete sestavit na opakovatelný proces na začátku každého projektu.
Kolik návyků pro úspěch máte?
Jakmile jste přečetl seznam, kolik z těchto návyků máte již? Pravděpodobně je tu něco, co děláte dnes a ostatním, o kterých víte, že byste měli dělat více úsilí dělat pravidelně. Dobrou zprávou je, že vytvoření nového návyku je relativně snadné, pokud se k tomu zavážete. Brzy budou tyto věci druhou povahou a budete na cestě k tomu, že jste jedním z nejúspěšnějších projektových manažerů ve vaší společnosti.
Které z nich začnete pracovat a stavíte na svou týdenní rutinu?
Další čtení
Doporučuji čtení síly zvyku od Karla Duhiga.