S cílem sledovat pokrok v průběhu cesty a zajistit, aby klíčové výsledky byly dosaženy podle časové osy, projektoví manažeři používají milníky.
Definice míra projektu je úkol s nulovou dobou trvání, což znamená úspěch v projektu.
Používají se jako způsob, jak ukázat pohyb a pokrok vpřed a ukázat lidem to, co se děje, i když nemají podrobnou znalost úkolů, které se tam dostanou. V tomto ohledu jsou velmi užitečné pro komunikaci zúčastněných stran a pro stanovení očekávání.
Kdy použít projektové milníky
Míry v řízení projektů se používají k označení:
- Začátek významných fází práce
- Konec významných fází práce
- Označit termín pro něco
- Ukázat, kdy se dělá důležité rozhodnutí.
A další pevné body v čase, které vyžadují volání konkrétně, protože milníky jsou skvělý způsob, jak sledovat váš projekt.
Jak často uvádět milníky v plánu
Byl jsem obeznámen s výcvikovým kurzem, který by vám dal milníky v plánu asi jednou za měsíc. To je v pořádku a dobrým pravidlem, ale musíte použít svůj profesionální úsudek. Některé měsíce mohou mít spoustu aktivit, přičemž významné schůzky jsou označovány jako milníky, přijata rozhodnutí a uzavření jedné fáze a začátek druhé.
V ostatních měsících byste se mohli soustředit na popravu a tam je velmi málo, pokud vůbec něco, že můžete zavěsit milník na.
Vzhledem k tomu, že pro účely hlášení je užitečné vytvořit důvod k dosažení milníku alespoň jednou za každý cyklus podávání zpráv a trochu více mluvit o mírách a komunikaci.
Jak jsou zastoupeny milníky v Ganttově grafu
Milníky jsou jednou ze složek grafu Ganttů a jsou zobrazeny na grafu jako diamant. Nejsou zobrazeny jako normální úloha, protože mají nulovou dobu: jinými slovy, nezabírají. Pro účely plánování na Ganttovu diagramu se stávají!
Pokud grafy Ganttu nepoužíváte, můžete stále používat milníky. Zde je 5 alternativ k grafům Gantt : stále můžete do svého plánu začlenit milníky do svého plánu.
Pokud chcete zůstat osobně uspořádán a váš software pro správu projektů není plně integrován do vašeho kalendáře, můžete klíčová data zkopírovat a vložit do deníku. V závislosti na tom, jak chcete pracovat, může to být užitečný tip, který vám připomene, co se má stát!
Jak jmenovat milníky
Míľniky by měly mít jasný popis plánu vašeho projektu, ale nikoli to, co znamená, že jsou úkolem. Neměli by být tedy nazývány "Získat souhlas k přesunu do fáze 2", ale "Začíná fáze 2". Pokud chcete odrážet úsilí o dosažení shody ve fázi 2, přidejte úkol těsně předtím, než to říká.
Míľky by měly popsat časový okamžik, v jakém jsou takto zastoupeny:
- Testovací fáze je dokončena
- PID schválen
- Smlouva byla podepsána
- Setkání zaměstnanců radnice
Mnozí projektoví manažeři se rozhodnou vyčíslit své milníky pro snadnou orientaci. Používáte-li strukturu rozpadu práce, můžete použít číslování. V opačném případě je dobré používat M1, M2 a tak dále, aby bylo jasné, na co se odkazuje. Jasná pojmenování struktury se stává důležitějším, čím více milníků máte, tak přemýšlejte o tom, jak to uděláte, pokud váš projekt bude trvat několik měsíců.
Jak získat odhalené milníky
Míľniky jsou součástí plánu vašeho projektu, takže pokud je váš plán základní, měli byste zvážit své milníky, které jste odhlásili.
Pokud potřebujete změnit data svých milníků, měli byste použít svůj standardní postup kontroly změn pro provedení úpravy plánu. To může být stejně snadné jako chatování s vaším sponzorem projektu a nechat je vědět, proč se data musí změnit, nebo formálně, jako sestavení nového doporučeného plánu a převzetí do plánovacího výboru, který má ratifikovat.
Nejlepší je zjistit, jaká bude vaše předběžná událost, pokud vůbec nějaká, předtím, než ji budete potřebovat, aby jste nemuseli ztrácet čas, když musíte provést změnu.
Použití milníků pro komunikaci
Míľniky jsou užitečné pro komunikaci a reportování, protože představují minimální body kontroly v plánu. Jinými slovy, pokud jste vybrali všechny další úkoly, můžete stále vidět, co se děje, a udržet projekt vpřed pomocí pouhých milníků.
Měli byste být schopni vytáhnout milníky a dát je do palubní desky nebo zprávy o projektu . Měli by vyprávět příběh projektu dostatečně podrobně, aby uspokojili lidi, o kterých hlásíte, obvykle sponzor projektu nebo jinou výkonnou skupinu, jako je řídící skupina (nebo projektová rada ). Každý měsíc nebo na frekvenci hlášení, kterou používáte, můžete zobrazit, které milníky byly dosaženy.
Reportování proti milníkům je poměrně jednoduché a často se provádí jako tabulka. Uvádíte popis milníku, datum, kdy byl splatný, a pak nový předpokládaný den. Jakmile je dosaženo milníku a může být označen jako kompletní, přidáte také datum. Doufejme, že to bude stejné jako předpokládané datum, ale projekty tak vždy nezavazují.
Taková tabulka zjevuje, co bylo dokončeno a co je vynikající. Budete mít možnost naplánovat odpověď na otázku: "Proč jsme nenastoupili tento milník?", Než půjdete a setkáte se s vaším sponzorem nebo pošlete zprávu!
Pokud je váš projektový plán velmi dlouhý a máte spoustu milníků, zjistíte, že je snadnější vynechat dokončené milníky každého cyklu hlášení. Oznamujte pouze milníky, které se blíží nebo dokončí tento měsíc: příští měsíc sundáte vše, co bylo dokončeno minulý měsíc, takže neustále přidáváte k délce zprávy tím, že řeknete lidem o práci, o které již vědí, že je dokončena.
Milestones jsou opravdu užitečným nástrojem pro řízení projektů pro plánování, plánování a reportování a jsou snadno použitelné. Vložte je do dalšího plánu projektu, sledujte proti nim a zjistíte, že se učíte o tom, jaká frekvence pro vás nejlépe funguje.
Stejně jako vše v řízení projektů, flexibilně je využívejte k tomu, abyste získali požadovaný výsledek, pomocí těchto tipů a pokynů informujte své vlastní rozhodnutí.