Osvědčené postupy pro komunikaci emailem zaměstnanců OE
Každoročně otevřené zápisy umožňují zaměstnavatelům nabídnout svým zaměstnancům skupinové výhody na krátkou dobu, obvykle kolem 30 až 45 dnů. V tomto kritickém okně musí být zaměstnanci informováni o zaměstnaneckých výhodách, na které se mohou přihlásit, kdy to udělat a kam se zaregistrovat. Bohužel, mnoho týmů pro lidské zdroje se snaží oznamovat zaměstnancům potřebné informace, takže se mohou vytratit.
E-mail může být výkonným komunikačním nástrojem pro vzdělávání zaměstnanců během otevřených termínů zápisu, když je používán správně. Protože je to široce přijatelné a přístupné jako komunikační nástroj, může to být dobrý způsob, jak oslovit všechny zaměstnance. Zjistěte 10 odborných tipů pro informování o výhodách při otevřeném zápisu, aby měli zaměstnanci v letošním roce plnou výhodu svých skupinových výhod.
Tip č. 1 - Plánuje se komunikace výhod před, během a po otevření zápisu
Měsíce před datem otevřeného zápisu, je důležité mít pevný komunikační plán pro poskytování příslušných informací zaměstnancům před zápisem, během aktivní registrace a po zapsání zápisu. Může se jednat o řadu e-mailů, které povzbuzují zaměstnance, aby podnikli konkrétní akce, s odkazy na místo zápisu a informace o výhodách .
Tip č. 2 - Přiřaďte hlavní zástupce pro komunikaci o výhodách
Odpovědnost je důležitá při otevřeném zápisu, protože zaměstnanci budou během této doby mít nespočet otázek.
Nezapomeňte přiřadit alespoň jednu osobu, která bude sloužit jako kontaktní místo pro všechny příchozí e-maily od zaměstnanců, kteří mají otázky a obavy. Mělo by to být někdo velmi dobře obeznámený s detaily plánu, sazeb a termínů.
Tip č. 3 - Použijte interní systém pro shromažďování informací o užitečnosti a analýzy
Má vaše společnost aktivně sledovat přihlášení, částečné přihlášení a další aspekty procesu zápisu?
Pokud tomu tak není, pak interní systém může být užitečný pro to, aby zůstali na vrcholu řízení zápisu v celé organizaci. Použijte bezplatný e-mailový server, jako je Outlook, pro nastavení e-mailových upozornění na změny dat.
Tip č. 4 - Vytvořte řadu zpráv pro týdenní dotykové body se zaměstnanci
Otevřená registrace může být jednodušší a produktivnější, když mezi týmem a zaměstnanci dochází k neustálé výměně informací. Jako součást vaší e-mailové komunikační strategie vytvořte řadu zpráv, které hovoří o tématech zdraví a wellness, charakteristikách programů přínosů a dalších souvisejících záležitostech. Pošlete v týdenních e-mailových dotykových bodech všem.
Tip č. 5 - Podávejte manažerům týdenní přehled úsilí o zaplacení příspěvků
Vždy je dobré, když získáte plný nákup od manažerů během úsilí o zaplacení příspěvků. Proč? Manažeři mohou zaměstnancům pomoci upřednostňovat zapsání se do jejich přínosů pro nadcházející plánovací rok a mohou sdílet, jak přínosy podporují cíle zaměstnanců. Použijte kampaň zaměřenou na e-mail pro manažery během období OE, abyste je drželi krok s důležitými úkoly a daty.
Tip č. 6 - Zajistěte výhody zábavných e-mailů
Otevřená doba registrace nemusí být stresující. Ve skutečnosti to může být příležitost trochu pobavit.
Vyvíjejte e-maily, které obsahují zábavné hry, jako jsou trivia otázky, zajímavé fakty o společnosti a bezplatné zdravé občerstvení.
Tip č. 7 - Zajistěte správnou gramatiku a pravopis e-mailů
Před odesláním e-mailů s výhodami se ujistěte, že gramatika a pravopis jsou důkladně zkontrolovány. Tím se zajistí, aby žádné známky nedošlo ke čtenářům a že e-maily mají smysl. Typos může zaměnit zaměstnance a vypadají neprofesionálně.
Tip č. 8 - Použijte standardní šablonu e-mailu a nechte HTML
Při vývoji e-mailů pro komunikaci o výhodách se odborníci domnívají, že je nejlepší držet se standardní e-mailové šablony a udržovat ji jednoduše. Stray HTML může rušit některé programy pro čtení e-mailů, zejména na mobilních zařízeních.
Tip č. 9 - Napište silné předměty
Emaily budou čteny až po jejich otevření.
A to se nestane, pokud předmětová linka nevyžaduje příjemce. Při psaní e-mailů se zaměřte na vytváření řádu e-mailových předmětů, které budou příjemcům intrikovat otevření e-mailu slovy "naléhavé", "citlivé na čas" a "pozornost" mohou pomoci dosáhnout tohoto cíle.
Tip č. 10 - V sezónních e-mailech použijte výkazy celkových odměn
Abyste zaměstnancům pomohli pochopit plnou hodnotu svých zaměstnaneckých výhod, použijte v tomto čtvrtletí alespoň jednou prohlášení o odměnách . To může být připojeno jako PDF k jednotlivým e-mailům nebo hypertextový odkaz může být zahrnut do e-mailu pro spuštění celkového odměny výkazu v pohodlí zaměstnanců.