Projektový plán projektu, který vám umožní zahájení projektu
Projekt předem naplánujte
Váš první krok je naplánovat plán.
Začněte diskutováním události se zúčastněnými stranami. Pokud se to stalo minulý rok, co se stalo? Co se pokazilo? Kdo řídil projekt a může vám pomoci vyhnout se nástrahám v tomto roce? Vzhledem k tomu, že vám generální ředitel přiřadil projekt, co chce z akce? Kdy bude tato událost? Kde? Jaký je rozpočet?
Sestavte tolik informací, kolik můžete. Bude to kostra, na které vytvoříte plán projektu.
Vybudovat tým
Jaké další zdroje potřebujete k tomu, aby byl tento projekt úspěšný? Existují lidé v jiných odděleních, kteří vám mohou pomoci udělat tuto událost úspěch? Co potřebujete udělat, abyste se tam dostali pomoci? Můžete se zeptat nebo potřebujete získat formální souhlas od svého šéfa? Kolik času od nich potřebujete? Jaké specifické dovednosti je potřebujete, abyste je mohli poskytnout? Může někdo jiný poskytnout tuto dovednost, pokud osoba, kterou chcete, není k dispozici?
Vzhledem k tomu, že se jedná o schůzku v celé společnosti, jak může HR pomoci?
Potřebujete pomoc od oddělení zařízení? Co marketingové oddělení? Potřebujete pomoc v této oblasti?
Naplánujte program
Jakmile zjistíte, jak dlouho trvá schůzka, začnete vyplnit časové bloky. Potřebujete otevření reproduktoru? Kdo to bude? Chystáte se držet účastníky společně nebo je rozdělíte do menších skupin na část programu?
Kolik dalších reproduktorů budete potřebovat? Kdo vám pomůže uspořádat menší zasedání, pokud vyběhnete?
Bude událost trvat déle než jeden den? Jak zavřete den první? Jak se znovu otevřete druhý den?
Jak na konci skončíte? Potřebujete závěrečnou řeč? Jak se vypořádáte s logistikou lidí, kteří od hotelu odjíždějí, pokud si rezervujete?
Najděte prostor
Zjistěte, kolik lidí přichází. Poté zjistěte, jak velký prostor potřebujete. Kde se bude akce konat? Existuje prostor v kanceláři nebo potřebujete větší prostor? Chce generální ředitel schůzku mimo místo, aby se lidé mohli soustředit nebo chce, aby se konala v kanceláři s cílem minimalizovat náklady?
Které vlastnosti ve vaší oblasti mohou poskytnout prostor, který potřebujete? Je hotel v blízkosti letiště dobrou volbou pro minimalizaci času cestování pro lidi, kteří přijíždějí z města nebo byste měli najít něco mimo město, které bude klidnější?
Co dělají různá místa za své zařízení? Co zahrnují a co budete muset koupit a přinesli? Budou vám přiřadit jednotlivce, s kým budete pracovat? Jaká je jejich politika týkající se materiálů a lidí zvenčí?
Vytáhněte jej
Po shromáždění odpovědí alespoň na většinu těchto otázek můžete začít sestavit plán projektu.
Nezapomeňte, že to, co zde zobrazujeme, je seznam projektových úkolů, pouze struktura členění práce (WBS). Nezahrnuje žádnou závislost mezi úkoly nebo časovou osou. Ty by byly přidány později.
Vzorový projektový plán schůze společnosti
Jak naplánovat projekt pomocí základních nástrojů projektového řízení , diskutovali jsme myšlení o plánování projektů a dovednostech řízení projektů během procesu plánování. Zde je návod, jak může projektová struktura rozvržení práce (WBS) hledat projekt na plánování schůze společnosti:
1. Předplánujte projekt
- Určete rozpočet
- Diskutujte s generálním ředitelem o stanovení cílů projektu
- Obraťte se na předchozího manažera projektu (PM) o tipy
- Určete seznam zúčastněných stran
- Zúčastněte se zúčastněných stran na vstupu.
- Stanovte preferovaný den události
- Určete, kolik řečníků / přednášejících je potřeba
- Určete, kolik pracovníků podpory potřebujete
- Určete, kolik zaměstnanců se zúčastní
- Seznam možných míst události
2. Vytvořte projektový tým
- Získejte zástupce z marketingu
- Získejte zástupce z HR
- Zjistěte, jestli zakoupí někdo, kdo vám pomůže
- Požádejte Susan, aby zvládl všechny podrobnosti reproduktorů
- Získejte zástupce ze zařízení
- Naplánujte schůzku startovního týmu
3. Vytvořte Agenda
3a plán první den
- Nastavte čas začátku
- Nastavte čas, zajistěte místo a personální obsazení pro registraci
- Nastavte délku ranní relace
- Nastavte délku projevů
- Vypočítat počet reproduktorů potřebných pro ranní zasedání
- Nahrát řečníky
- Naplánujte přestávku v polovině rána (čas a délku)
- Uspořádejte konferenční místnost během přestávky (voda, odpadky atd.)
- Naplánujte si obědovou přestávku (čas, délka, místo, menu, kdo platí)
- Naplánujte odpolední zasedání (délka, počet reproduktorů)
- Nabízejte odpolední řečníky
- Plánování jednoho dne zavírání (čas, kdo, délka)
3b plánujte druhý den
- Nastavte čas začátku
- Nastavte délku ranní relace
- Vypočítat počet reproduktorů potřebných pro ranní zasedání
- Nahrát řečníky
- Naplánujte přestávku v polovině rána (čas a délku)
- Uspořádejte konferenční místnost během přestávky (voda, odpadky atd.)
- Naplánujte si obědovou přestávku (čas, délka, místo, menu, kdo platí)
- Naplánujte odpolední zasedání (délka, počet reproduktorů)
- Nabízejte odpolední řečníky
- Plánování ukončení řeči (čas, kdo, délka)
- Uspořádejte čas na check-out u hotelu
4. Naplánujte prostor
- Určete počet účastníků
- Plánování uspořádání sedadel (řádky vs. tabulky)
- Vypočítat potřebné místo
- Prozkoumejte místa, která jsou k dispozici s tímto množstvím prostoru (náklady, umístění, služby)
- Počítat počet reproduktorů každý den a celkem
- Určete počet a typ potřebného podpůrného personálu
- Zjistěte, kolik účastníků / mluvčích / zaměstnanců bude potřebovat pokoj
- Vyjednávejte o nákladech a termínech s dostupnými místy
- Podepsat smlouvu s vybraným místem
5. Propagujte událost
- Dokončení všech podrobností s umístěním události
- Ujistěte se, že účastníci jsou informováni
- Oznámte všem řečníkům téma a prezentaci čas / den
- Oznamujte všem pomocným pracovníkům povinnosti a směny
- Získejte RSVP od účastníků
- Informujte účastníky výměny podle potřeby
6. Sledujte
- Získejte návrhy projevů od všech reproduktorů
- Zkontrolovat závěrečné projevy
- Získejte jmenovky pro všechny účastníky, reproduktory, pracovníky
- Zakupte si materiály a dárky pro účastníky
- Znovu potvrďte umístění události
7. Přezkoumání a hodnocení
- Pošlete zprávu o spokojenosti všem účastníkům
- Posílejte přehled o recenzích všem řečníkům
- Pošlete děkuji všem řečníkům a zaměstnancům
- Udržujte setkání s projektovým týmem
Další plánování
Rozpis struktury práce podle plánu projektu (WBS) ukazuje vzorku pro plánování schůze společnosti. Je to jen obrys. Projektový tým by stále musel pracovat na těchto položkách a rozšířit je na mnoho z nich. Kromě toho by museli pracovat na čase potřebném pro každý úkol, na relativním významu úkolů a vzájemných vztazích / závislostech mezi úkoly.