Můžete plánovat, řídit a řídit schůzku, abyste získali výsledky
Pokud zanedbáte některý z těchto příležitostí pro schůzky , vaše schůzky a týmy nebudou nést ovoce, které si přejete, od doby, kdy investujete. Vezměte si těchto dvanáct tipů pro vedení setkání, které vám přivádí účastníky k dosažení očekávaných, pozitivních a konstruktivních výsledků.
Co dělat před zasedáním k zajištění efektivních setkání
Akce před zasedáním vytvářejí základy pro dosažení výsledků schůzek. Můžete provést všechny potřebné následné kroky, ale bez efektivního plánu schůzky k zahájení, vaše výsledky vás zklamou. Tyto tipy vám pomohou plánovat a realizovat schůzku.
Naplánujte schůzku
Účinná setkání, která produkují výsledky, začínají plánováním setkání. Nejprve zjistěte, zda jsou potřební jiní zaměstnanci, kteří vám pomohou naplánovat schůzku. Poté se rozhodněte, co se vám bude hodit, když uskutečníte schůzku. Stanovte uskutečnitelné cíle pro vaše setkání.
Stanovené cíle stanoví rámec pro účinný plán schůzky. Jak říká Stephen Covey v sedmi návycích vysoce efektivních lidí : "Začněte s konečnou platností v mysli." Váš schůzkový cíl určuje zaměření na schůzku, program jednání a účastníky schůzky, které potřebujete k dosažení tohoto cíle.
Ujistěte se, že potřebujete schůzku
Jakmile vytvoříte plán schůzky, ujistěte se, že schůzka je vhodným prostředkem pro dosažení stanovených cílů. Chcete-li naplánovat schůzku a uspořádat ji, je to nákladné, když účtujete dobu návštěvnosti lidí, a proto se snažte zjistit, že schůzka je nejlepší příležitostí k vyřešení problému, ke zlepšení procesu nebo ke zpracování plánu.
Můžete zjistit, že můžete splnit cíle setkání pomocí e-mailové diskuse nebo distribuce a vyžádání informací prostřednictvím informačního bulletinu společnosti. Ujistěte se, že schůzka je potřebná a není pro vás vhodnější - získáte lepší výsledky od účastníků schůzky, když jste opravdu zhodnotili své potřeby.
Zajistit vhodnou účast na zasedání
Pokud je schůzka vhodným prostředkem k dosažení vašich cílů , zeptejte se účastníků, kteří se musí zúčastnit schůzky, aby uspěli. Na schůzi musí být k dispozici potřební účastníci.
Odložte schůzku spíše než uspořádání schůzky bez kritických zaměstnanců. Pokud delegát navštěvuje místo rozhodujícího rozhodovacího orgánu, ujistěte se, že určený zaměstnanec má pravomoc rozhodovat - nebo odložit schůzku.
Distribuujte a přezkoumejte předběžnou práci před zasedáním
Kolik schůzek jste navštívili, které začínaly s facilitátorem schůzky, který předával výstřižky nebo projektoval snímek Microsoft PowerPoint pro diskusi? Frustrující? To se vsaď. Schůzka se stává skupinovým čtením, což je těžko produktivní pro dosažení cíle.
Když jsou pro účely setkání rozhodnuty rozhodování a odpovědi na otázky, skupinová četba je hanebná ztráta času lidí.
Můžete uspořádat schůzky nejproduktivnější a zajistit výsledky tím, že před samotnou schůzkou budete potřebovat předem připravenou práci. Poskytování předběžných prací, grafů, grafů a materiálů ke čtení 48 hodin před zasedáním ovlivňuje setkání. Čím více času na přípravu udělíte, tím lépe připraveným lidem bude vaše setkání.
Dokumentace, která vám pomohou dosáhnout cílů setkání, mohou zahrnovat přehledy; údaje, grafy a odkazy na konkurenční informace, prodejní data a plány výroby; Prezentace Microsoft PowerPoint, které ilustrují klíčové body diskuse; a zápisy z jednání , poznámky a následná opatření z dřívějších nebo souvisejících schůzek a projektů.
Práce před zahájením práce, dokonce i odkazy na to, aby jste si je mohli přečíst, distribuovali včas, s vážným očekáváním, že účastníci před zahájením schůzky přečtou práci před zahájením schůzky a pomohou zajistit, že vaše schůzka uspěje.
Během schůze zajistila účinná setkání
Efektivní využití času na setkání staví nadšení pro toto téma. Vytváří od účastníků odhodlání a pocit úspěchu. Lidé se cítí součástí něčeho většího než jejich každodenní výzvy. Z tohoto důvodu bude dobře uspofiádané a aktivní setkání, které vytvoří místo pro následné kroky, výsledkem setkání.
Efektivní usnadnění schůzky
Vedoucí setkání stanoví pozitivní a produktivní tón pro interakci mezi účastníky setkání. Efektivní usnadnění schůzek začíná přehledem cílů, očekávaných výsledků a programu. Facilitátor pomáhá členům skupiny zůstat soustředěni a produktivní.
Návrh schůze a program stanovily rámec pro setkání. Efektivní facilitátor, který udržuje účastníky na trati, zajišťuje dosažení očekávaných a žádaných výsledků z tohoto setkání.
Použití přípravné práce na schůzce
Použijte nebo odkazujte na předběžnou práci a další informace poskytnuté před zasedáním během schůzky. Zesilujete potřebu, aby účastníci strávili čas potřebný k tomu, aby si prohlíželi materiál, který je nedílnou součástí dosažení požadovaných výsledků.
Vaši účastníci se připravují před účastí vašich schůzek a vaše výsledky budou svědkem pevné přípravy a vedení . Nikdo se nechce zdát nepřipravený, nezaujatý nebo nekompromisní v očích spoluhráče.
Zapojte každého účastníka do akcí
Každá pracovní skupina má různé osobnosti, které se účastní schůzí. Máte tiché spolupracovníky a lidi, kteří se snaží ovládnout každou platformu. Ať už se jedná o usnadnění nebo účast na schůzce, musíte zapojit každého účastníka do plnění cílů setkání.
Tím je zajištěno, že každý účastník bude investován do tématu schůzky a následných kroků. Dosáhnete více výsledků s tím, že celý tým vytahujete, než s jedním dominantním personálem, který se pokouší vytlačit všechny ostatní do kopce.
Vytvořte plán následných schůzek
Během setkání proveďte plán následných akcí. Mezi efektivní plány patří následující.
- Specifická akční položka,
- jméno osoby, která se zavázala "vlastnit" realizaci akce,
- datum splatnosti položky akce a
- dohodu o tom, co představuje dokončení akce.
Diskutujte o skutečných scénářích a překážkách úspěchu, které mohou členové týmu zažít, když se pokusí dosáhnout položek, které budou produkovat požadované výsledky. Nastavte čas na další schůzku, pokud je to nutné, zatímco účastníci jsou přítomni.
Po setkání k zajištění efektivních setkání
Akce a plánování před schůzí a během ní hrají velkou roli v tom, že vám pomohou dosáhnout očekávaných, pozitivních a konstruktivních výsledků. Vaše akce po setkání jsou stejně důležité. Následné kroky na příštím plánovaném setkání nikdy nestačí na to, aby se zajistily výsledky.
Publikujte minuty zasedání
Začněte zveřejněním zápisů a akčního plánu do 24 hodin. Lidé nejúčinněji přispějí k výsledkům, pokud hned začnou hrát na akci. Mají stále novou vzpomínku na schůzku, diskusi a zdůvodnění zvoleného směru.
Zůstanou nadšeni a připraveni začít. Zpoždění v rozdělení minut ublíží vašim výsledkům, protože většina lidí čeká, až přijde minut, než začnou řešit své závazky.
Efektivní následná schůzka
Dodržování a dodržování lhůt a následných kroků vám pomůže dosáhnout výsledků z vašich schůzek. Termín byl stanoven na schůzi. Po schůzce by měla každá osoba s předmětem akce také vypracovat plán pro své osobní plnění svého závazku.
Ať už psát kroky v plánovači, delegovat úkoly na jiné pracovníky, nebo dokončit úkol, je zodpovědný za následné kroky.
Stejně tak je plánovač schůzek. Výsledky setkání můžete zlepšit sledováním s každou osobou, která má mezi akcemi akční položku v polovině cesty. Vaším úkolem je kontrolovat pokrok a zajistit, že úlohy probíhají. Pamatujte, že to, o co se ptáte, je dosaženo.
Odpovědnost za následné kroky během příští schůzky
Setkal jste někdy na následném setkání, které sestávalo z toho, že každý účastník řekl skupině, proč nemohli splnit svůj závazek? Výsledkem je politováníhodné. Stanovení normy nebo zvyku odpovědnosti za výsledky začíná počátkem cyklu schůzky.
Následné kroky středomořského prostředníka mezi schůzemi pomáhají, ale skupina musí zajistit, aby závazky nebyly nepřijatelné . Zpráva o pokroku a výsledcích na příštím zasedání a očekávání, že vše bude dosaženo. Případně zkontrolujte pokrok na příští schůzce a jestliže existuje skutečný překážkový postup, postupujte podle toho, jak postupovat.
Projděte proces schvalování pro neustálé zlepšování
Praxe debriefing každé zasedání je mocný nástroj pro neustálé zlepšování. Účastníci střídavě diskutují o tom, co bylo u aktuálního schůzky účinné nebo neúčinné. Rovněž diskutují o pokroku, který se domnívají, že skupina dělá na tématu, na kterém se setkání konalo.
Při neustálém zlepšování na jiné úrovni podá úspěšné týmy celý svůj projekt, stejně jako proces určení, jak efektivně se jim podařilo vytvořit výsledky. Budoucí setkání odrážejí hodnocení. Schůzky se vyvíjejí jako ještě účinnější nástroj pro vytváření výsledků organizace.
Závěr
Výsledky jsou dosažitelné a předvídatelné z dobře plánovaných a realizovaných setkání. Postupujte podle těchto dvanácti doporučení, abyste zajistili, že účastníci setkání dosáhnou očekávaných, pozitivních a konstruktivních výsledků od doby, kdy investují do schůzek. Vaše organizace odmění vaše úspěchy a vaši spolupracovníci vás budou milovat, když použijete tyto efektivní tipy na schůzky.