Přidejte do reality, že projekty jsou to, jak inovujeme; jak provádíme strategii a jak budeme vytvářet infrastrukturu a schopnosti naší organizace, je zřejmé, že vedoucí představitelé musí udělat vše, co je v jejich silách, aby podpořili projektové manažery své firmy.
Jedním z nejdůležitějších faktorů propagujících úspěšnost projektu je přítomnost efektivního, angažovaného výkonného sponzora. Tato pozice již dlouho souvisí s úspěšností projektu v průmyslových studiích, nicméně přezkum literatury popisující skutečné praktiky kolem sponzoringu naznačuje, že máme dlouhou cestu k institucionalizaci přítomnosti a praxe sponzorské role v našich organizacích. Trochu kontextu je vhodné. Nejprve přezkoumejte primární odpovědnost zadavatele.
Primární odpovědnost výkonného sponzora projektu
- Převezme odpovědnost za výsledek projektu. (Tento bod je často popsán jako sdílená odpovědnost s projektovým manažerem.)
- Charta projektu a udělení autority vedoucímu projektu a hlavním členům týmu.
- Podporujte projektový tým pro zdroje a zviditelnění.
- Zajistit přítomnost a podporu efektivních hodnot týmu, včetně odpovědnosti a transparentnosti.
- Podporujte tým ve tváři mimořádných potíží.
- Trénujte manažera projektu.
- Bránit projektový tým proti organizačnímu zásahu.
Co se stane, když je výkonný sponzor mimo obraz
Při neexistenci podpůrného výkonného sponzora spadají všechny výše uvedené odpovědnosti na již nadměrně zatěžované projektové manažery, kteří zpravidla postrádají šířku pásma a politickou kapacitu k plnění těchto úkolů.
Nedostatek efektivního sponzora zvyšuje riziko projektových problémů, mimo jiné včetně selhání, suboptimálního výkonu v porovnání s časem, nákladovými a kvalitativními cíli a zvýšenými turbulencemi na týmu.
Jednoduše řečeno, přítomnost účinného výkonného sponzora je pozitivním rozhodujícím činitelem pro komplexní práci, která přináší naše nejdůležitější dočasné a jedinečné iniciativy k úspěšnému závěru. Vzhledem k zřejmému významu této role může být rozumné předpokládat, že většina organizací vezme svou práci s výkonnými sponzory vážně. Je smutné, že trochu času stráveného ve skutečném světě naznačuje něco jiného.
Pohled na to, jak naše organizace zaujmou úlohu výkonného sponzora
Jako instruktor pro řízení absolventa v oblasti řízení projektů mám to štěstí, že se pravidelně seznamuji s praxí řízení projektů zaměstnavatelů mých studentů ve velké metropolitní oblasti. Od firem Fortune 100 až po malé, podnikatelské začínající podniky a neziskové organizace představují zastoupené organizace průřez naší ekonomiky.
Zatímco by bylo rozumné očekávat v této době, kdy jsou postupy řízení projektů dobře zavedené, že většina firem by projevila zralé postupy kolem role výkonného sponzora, ve skutečnosti je situace přesně opačná.
Několik ne vědeckých poznatků z mého výročního neformálního průzkumu studentů MBA o úloze výkonného sponzora ve svých firmách:
- V průměru více než padesát procent studentů popisuje, že jejich firma nemá formální praktiky týkající se výkonného sponzoringu.
- Jen málo firem má nějaké formální školení nebo standardizovaný popis role a odpovědnosti zadavatele.
- Dosud jsem neměl jednu studijní zprávu, že jeho firma poskytuje školení svým výkonným sponzorům.
- Existuje jen málo důsledné dohody o odpovědnosti sponzora za úspěch projektu.
- Když studenti rozhovoru s projektovými manažery ve svých firmách o jejich spokojenosti s výkonem a podporou svých sponzorů, většina respondentů vyjádřila frustraci.
Přezkum formalizovanějších průzkumů od průmyslových sdružení a soukromých poradenských firem posiluje obecnou platnost příspěvku studentů.
A zatímco současný stav praxe výkonného sponzoringu může zanechat prostor pro zlepšení, projektoví manažeři nemají jinou možnost než pokračovat v iniciativách. Existují však některé kroky, které mohou projektoví manažeři přijmout, aby získali potřebnou výkonnou podporu.
Jak získat výkonnou podporu pro váš projekt
- Přijměte sponzora. Pokud váš projekt má pro vaši firmu strategické důsledky , ať už přímo pro zákazníky nebo nepřímo tím, že umožňuje účinnější a účinnější interní činnosti na podporu zákazníků, měli byste získat sponzora. Pracujte přímo s vaší správou zpráv nebo vedoucím kanceláře pro správu projektů, abyste posílili význam projektu a požádali o pomoc. Zdůrazněte roli a odpovědnost zadavatele, jak bylo uvedeno výše, a poukazujte na výzkum v oboru, který koreluje úspěšnost projektu a efektivní sponzorství.
- Trénujte svého sponzora. Zdůrazněte tuto roli jako strategická, ne taktická nebo jako hlava. Většina vedoucích pracovníků přichází do role sponzora, který nemá formální vzdělání ani dokonce kontext svých povinností. I když jste v poněkud nepříjemné roli školení výkonného ředitele, většina z těchto osob ocení vaše souvislosti a vedení. Otázky zodpovědnosti, posílení hodnot a ochrana týmu by měly být vaše primární zaměření, když jste na palubě svého výkonného sponzora.
- Aktivně zapojte a zapojte svého sponzora. Nejlepší vztahy mezi projektovými manažery a výkonnými sponzory jsou vysoce interaktivní. Pro obě strany je důležité, aby vytvořily jasný komunikační protokol pro aktualizaci projektových aktivit, jakož i označování a reakci na mimořádné události. Projektový manažer by měl povzbudit výkonného sponzora, aby se z času na čas účastnil setkání na pozicích nebo týmích, aby projevil opravdový zájem a aby sloužil jako aktivní roztleskávačka pro organizaci pro týmové úspěchy.
- Požádejte o podporu koučování od svého sponzora. Je vždy užitečné mít někoho s většími zkušenostmi, než jste pozorovali a nabízet konstruktivní a pozitivní zpětnou vazbu a koučování o vašem výkonu. Nechte svého sponzora, aby vás poznal, jak tento vstup v úsilí zlepšit a jakmile ho přijme, přijměte to laskavě.
- Využijte sponzora pečlivě o velkých problémech . Dávejte pozor, abyste se příliš nesetkali s tvým sponzorem a nešetřili na taktických otázkách. Nejvyšší a nejlepší využití vašeho sponzora je pro zajištění bezpečných zdrojů; jako mluvčí projekčního týmu do širší řídící skupiny a pomáhá vám posilovat základní hodnoty týmu. Existuje vyvažovací akt, který musí projektový manažer respektovat při zvažování čerpání sponzora do týmových činností.
Sečteno a podtrženo
Úloha výkonného sponzora je jedním z důležitých skladeb úspěchu pro projektové iniciativy. Úspěšní projektoví manažeři chápou, jak důležitá je tato role a snaží se získat výkonnou podporu na správné úrovni a intenzitě. Pokud je role sponzora nepřítomná nebo nejasná, vzít si to na sebe, abyste přijali a školili své výkonné sponzory, aby vám, vašemu týmu a firmě podpořili úspěch.