Rozdíl spočívá v tom, že osobní asistenti pomáhají pouze jedné osobě a mohou také pomáhat při osobních úkolech, jako je nákup nebo plánování společenských závazků.
Někteří lidé delegují projektovou práci na své asistenty nebo mají své asistenty v jejich nepřítomnosti.
Požadavky na zaměstnání pro osobní asistenty
Zatímco neexistuje stanovený minimální požadavek na osobní asistenty, pokud jde o vzdělání, pomůže jim to podnikání nebo administrativní práce. V některých případech může být důležitý i druhý nebo třetí jazyk. Obecně platí, že dovednosti, které máte, jsou důležitější než vaše vzdělání. Diskuse o některých z těchto potřebných dovedností vám může pomoci rozhodnout, zda je tento typ práce pro vás.
Zde je seznam osobních asistenčních dovedností pro životopisy, průvodní dopisy, žádosti o zaměstnání a rozhovory. Požadované dovednosti se budou lišit v závislosti na práci, o kterou se ucházíte, a proto také seznamte se se seznamem dovedností uvedených na pracovišti a typu dovednosti . Podívejte se na tento seznam a zjistěte, zda jste tyto dovednosti použili na předchozí zaměstnání nebo jste je získali prostřednictvím školení.
Uveďte poznámky, kdy a jak jste tyto dovednosti využili nebo rozvinuli.
Poté je přidejte do životopisu a motivačního listu nebo si ujistěte, že jste zaplnili žádosti o zaměstnání. Lidé, kteří zobrazují aplikace, budou často hledat klíčové dovednosti. Vyrovnejte své dovednosti s těmi, které jsou zveřejňovány podle potřeby pro danou práci. Pak se ujistěte, že jsou uvedeny v průvodním dopisu a jsou uvedeny v životopisu.
Měli byste také rozvíjet odpovědi na rozhovory o tom, jak jste použili své dovednosti na předchozích pozicích. Uveďte příklad toho, jak jste vyřešili problém na pracovišti pomocí jedné nebo více z těchto dovedností. Ukažte, jak pomocí vašich dovedností přispělo k úspěchu projektu.
Příklady osobních dovedností
Tento seznam není vyčerpávající, ale obsahuje některé z nejdůležitějších, vyhledávaných dovedností pro osobní asistenty.
Organizace a řízení času
Jako osobní asistent bude velkou částí vaší práce udržet někoho jiného organizovaného a podle plánu. Musíte být proto dobře organizováni sami. Naštěstí se organizace může naučit. Existují specifické techniky, které můžete přizpůsobit, aby vaše využívání času bylo efektivnější a aby jinak udržovaly váš život a život vašeho manažera v pořádku.
Písemná a slovní komunikace
Budete muset porozumět a řídit se pokyny a budete muset předat informace jasně a upřímně. V závislosti na vašich pozicích budete možná muset přivítat klienty, odpovědět na korespondenci nebo vytvářet zprávy a prezentace. Všechny tyto úkoly vyžadují špičkové komunikační schopnosti včetně mluvení a psaní, poslechu a čtení.
Přesnost a pozornost detailu
Pozornost k detailu je důležitou součástí jak organizace, tak komunikace.
Neurčitost nebo nepřesnost nejlépe vytvářejí neúčinnost a mohou také způsobit vážné chyby nebo odcizit kolegy vašeho manažera.
Znalost relevantního softwaru
Který software budete muset zpracovat, může se lišit, ale bude pravděpodobně zahrnovat zpracování textu, tabulky, databáze, kalendáře, publikování na počítači a PowerPoint nebo něco podobného. Být schopen poskytnout alespoň minimální technickou podporu je plus. Možná budete muset vyhodnotit několik různých programů a aplikací, které si vyberete, které vám poskytnou nejlepší nástroje pro dosažení cílů vašeho manažera. Vždy je vaší úlohou usnadnit a zjednodušit práci vašeho manažera a to může vyžadovat spoustu problémů při řešení problémů v zákulisí.
Tackt a diskrétnost
Jako osobní asistent budete často vystaveni citlivému materiálu, od obchodního tajemství až po vysoce osobní informace, které budete potřebovat k zachování důvěrnosti.
Související schopnost je takt, schopnost reagovat jemně nebo vůbec na informace, které by ostatní lidé mohli najít obtížné nebo trapné. Jinými slovy musíte být bezpečným člověkem, aby byl váš manažer zranitelný. Koneckonců, jen vy budete vědět, kolik pomoci potřebují.
Seznam osobních dovedností
Administrativní dovednosti
Tyto dovednosti jsou často součástí popisu práce pro osobní asistenta nebo jsou dovedností přidané hodnoty. Váš zaměstnavatel může potřebovat někoho, kdo pro ni může vykonávat tyto úkoly.
- Správní
- Setkání
- Korespondence
- Odpovědi
- Události
- Plánování akce
- Podání
- Prováděcí postupy
- Uchovávání plánů
- Setkání
- Správa kanceláře
- Projektový management
- Výzkum
- Plánování
- Diktování
- Přijímání zpráv
- Psát si poznámky
- Cestovní přípravy
- Plánování cest
Komunikační dovednosti
Jako osobní asistent jsou pro tuto práci důležité všechny aspekty komunikace. Buďte připraveni ukázat své zkušenosti nebo školení.
- Odpovězte na telefon
- Sdělení
- E-mailem
- Pozdravující návštěvníci
- Vyřizování dotazů
- Sítě
- Neverbální komunikace
- Screening Calls
- Verbální komunikace
- Písemná komunikace
Finanční dovednosti
Máte zkušenosti nebo školení pro tyto úkoly?
- Účetnictví
- Rozpočet
- Nákup
- Získávání
- Nakupování
Technologické dovednosti
Jste schopni používat různé platformy a zařízení a provádět základní odstraňování problémů?
- Počítač (PC, Mac, tablet)
- Správa databáze
- Microsoft Office
- Příprava prezentace
- Zprávy
- Zpracování textu
Osobní dovednosti mistrovství
Tyto dovednosti jsou často součástí vaší osobnosti. Ukažte, jak jste je používali a vyvíjeli.
- Důvěrnost
- Diplomatický
- Uvážení
- Flexibilita
- Interpersonální
- Multitasking
- Organizace
- Kladný postoj
- Řešení problému
- Profesionální ošetřovatelka
- Sebekontrovaná
- Týmový hráč
- Organizace času
- Pracovat nezávisle
Pokud jste tyto schopnosti nevyužili na předchozí práci, podívejte se, jak jste je vyvíjeli na dobrovolnické nebo neplacené pracovní pozici nebo je používali ve svém osobním životě. Používáte tyto dovednosti jako součást společenství pro víru nebo pro studentský projekt ve škole? Vyvinuli jste dovednosti jako součást sportovního týmu nebo individuálního sportu? Tato zkušenost může být také cenná a může být lepší kandidát na tuto pozici.
Ukázka programu Personal Assistant Resume
V následujícím pokračování ukázky navrženého pro Osobního asistenta si vzali na vědomí, jak jsou některé z výše zmíněných dovedností začleněny do textu - zejména z původního "Souhrnu kvalifikací".
Karen O'Dellová
2704 Hill Street
Columbia, MO 65203
karenodell@myemail.com
Mobilní telefon: 870.123.4567
Osobní asistent
Podrobně orientovaný a vysoce organizovaný osobní asistent, který je dobře známý v poskytování bezproblémové podpory výkonným pracovníkům na úrovni C. Bezchybně a nezávisle provádí administrativní, schůzky a cestovní plánování, nakupování a plánování událostí s efektivitou bez námahy. Klíčové kompetence:
- Administrativní : Procesní citlivá data a zpracovávají veškerou korespondenci a diktování s nekompromisní integritou a důvěrností. Zajistit prostředí bez stresu pro výkonné rozhodování prostřednictvím aktivního koordinace schůzek a zvláštních událostí a vyřešení komplikací ve formativních fázích.
- Komunikace: Snadno vytvářet vztahy s klienty, dodavateli a účastníky projektu jak osobně, tak písemně. Zajišťujeme diplomatickou spolupráci sítí mezi stranami, abychom zajistili kvalitní realizaci projektů a akcí.
- Finanční správa: Schopnost využívat vzdělávání v oblasti účetnictví, aby přesně vyvažovala knihy a vykonávala rozpočtování a nákupní funkce.
- Klíčové síly: Pozitivní a důkladně profesionální v chování, schopnost podnítit důvěru a angažovanost ostatních. Mezi technické znalosti patří Microsoft Office Suite, QuickBooks a Adobe Creative Suite. Špička ve španělštině.
Glengarry Incorporated, Columbia, MO
Osobní asistent prezidenta (od 20XX do současnosti)
Poskytněte komplexní administrativní a osobní podporu zakladateli butikové finanční poradenské firmy, která zahrnuje odpovědnost, která zahrnuje diktování, korespondenci, vedení kanceláře, vztahy s dodavateli, plánování jmenování, koordinace cestování a plánování událostí.
- Byly naplánovány všechny podrobnosti o velmi úspěšných událostech týkajících se vztahů se zákazníky, včetně víkendů na golfové a tenisové pobyty, seminářů o finančním plánování a akciových banketů.
- Získali a zajistili nákladově efektivní prodejce cestovní a zábavy, což snižuje cestovní výdaje o 15%.
- Používá Adobe Creative Suite k vytváření vizuálně zajímavých nových marketingových brožur a měsíčního zpravodaje.
Creekside účetnictví, Columbia, MO
Správní asistent (20XX až 20XX)
Posloužil jako správní asistent ve skupině tří CPA. Vybírali klienty a získali osobní kontakt a finanční informace; organizované klientské soubory. Naplánoval a zaznamenal na schůzkách poznámky, zpracoval telefonní příjmu a zpracoval korespondenci.
- Často chválí jak klienti, tak i zaměstnavatelé pro veselé chování a silnou pozornost věnovanou detailům.
- Pomohl školení jak klientům, tak i novým zaměstnancům při používání softwaru pro správu daní.
Vzdělání
BS v oboru Business Administration (Minor: Accounting); 3,52 GPA
University of Missouri, Columbia, MO
Tenisový tým, Kappa Alpha Theta Sorority, Toastmasters Club, Rok v zahraničí v Madridu, Španělsko