Klíčové dovednosti pro životopisy, průvodní dopisy a rozhovory
Zatímco mnoho společností očekává, že výkonní asistenti dokončili některé relevantní studium na vysokých školách, málo lidí vyžaduje titul. Rozsáhlá relevantní pracovní zkušenost je důležitější, v ideálním případě několik let jako výkonný nebo administrativní asistent.
Povinnosti výkonného asistenta
Povinnosti výkonného asistenta zahrnují stejné povinnosti jako správní asistent: přijímání a přijímání telefonních hovorů; zasílání poznámek, e-mailů a dopisů jménem výkonného orgánu; přijímání návštěvníků a zpracování plánů. Ale také působí jako vrátnice, rozhoduje o tom, kdo získá přístup k výkonnému orgánu a jaké informace obdrží.
Často provádějí výzkum a připravují zprávy, které ovlivňují politiku společnosti. Tyto povinnosti znamenají, že výkonní asistenti musí důkladně porozumět práci zaměstnavatele. Výsledkem je, že tito pracovníci mohou také působit jako spojení mezi výkonnou mocí a ostatními úředníky.
Jak používat seznamy dovedností
Nezapomeňte napsat svůj průvodní dopis a pokračujte, abyste zdůraznili dovednosti, které váš potenciální zaměstnavatel chce. Následující seznam můžete získat, abyste získali představu o tom, jaké tyto požadované dovednosti by mohly být, ale nezapomeňte si pečlivě přečíst popis práce, protože ne všechny společnosti hledají stejnou věc v výkonném asistentovi.
Podívejte se také na naše kompilace dovedností podle pracovních pozic a typů dovedností . Během přípravy na pohovor plánujete uvést příklady konkrétních časů, kdy jste ztělesnili různé dovednosti, které váš budoucí zaměstnavatel chce.
Příklady dovedností výkonného asistenta
Následující seznam není vyčerpávající a potřebné dovednosti se mohou od společnosti lišit, nebo dokonce od jedné kanceláře k jiné v rámci jedné společnosti. Nicméně většina nejdůležitějších a nejvyhledávanějších dovedností, které musí mít budoucí výkonný asistent, je tady.
Písemná a slovní komunikační dovednosti
Jeden způsob, jak přemýšlet o úloze výkonného asistenta, je ve skutečnosti specialistou na komunikaci. Významnou součástí práce je komunikace a koordinaci s lidmi v celé společnosti a někdy také s klienty v závislosti na druhu podnikání. Schopnost být profesionální, jasná, artikulovaná a přesná, a to jak verbálně, tak i písemně, je základem požadavků na bezvadné komunikační dovednosti .
Počítačové dovednosti
Výkonní asistenti potřebují více než jednoduchou odbornost s programy pro zpracování slov a tabulkových procesů. Nezbytné dovednosti založené na počítačích zahrnují také schopnost vytvářet a udržovat e-mailové systémy, systémy pro sdílení souborů a kalendáře, jakož i znalost statistického softwaru, publikačního softwaru a databází.
Být vlastním odborníkem na technickou podporu je vždy přínosem, zejména proto, že od manažerů se často očekává, že udělají vše od opravy tiskárny až po navržení nového softwaru.
Interpersonální dovednosti
Silné interpersonální dovednosti jsou také nutností pro interakci s klienty, školení dalších administrativních pracovníků a práci s generálními řediteli a vedoucími pracovníky na nejvyšší úrovni. Vzhledem k tomu, že výkonní asistenti často zpracovávají citlivé firemní informace, je důležité, aby nebyli schopni zachovat správnou důvěrnost, ale také aby se vždy chovali způsobem, který naznačuje osobní diskrétnost a integritu. Stručně řečeno, je třeba inspirovat důvěru.
Organizace času
Výkonný asistent potřebuje nejen dobře zvládnout svůj vlastní čas, ale i šéfkuchaře. To znamená koordinaci potřeb a požadavků více lidí na vytvoření funkčního plánu a poté, když se situace změní, často měníme tento rozvrh.
Úkolem by mohlo být i to, že taktně zajistíte, že výkonný personál zůstane v rozvrhu, aniž by se rozptýlil.
Výzkumné dovednosti
Výzkum je sám o sobě dovedností, která vyžaduje znalost několika vyhledávačů, stejně jako informační zdroje, které jsou relevantní v konkrétních oblastech zájmu společnosti. Bez těchto schopností by výkonný asistent nebyl schopen připravit zprávy o výkonných potřebách.
Seznam výkonných asistentů
Technické dovednosti
- Koordinace videohovorů a konferenčních hovorů
- Vytváření a udržování databází
- Microsoft Excel
- Microsoft Office
- Microsoft Outlook
- Microsoft PowerPoint
- Microsoft Word
- Kancelářská technika
Administrativní dovednosti
- Účetnictví / Vedení účetnictví
- Administrativní podpora
- Setkání
- Správa kalendáře
- Kancelářské
- Vztahy s klientem
- Navrhování a vedení archivačního systému
- Uspořádání setkání
- Udržujte kalendáře
- Zachování záznamu
- Cestovní přípravy
- Psaní na stroji
- Plánování akce
- Příprava zpráv
- Zpracování výkazů výdajů
- Korektura
- Plánování
- Setkání s minutami
Komunikační dovednosti
- Korespondence
- Služby zákazníkům
- Řízení vztahů s klienty
- Zpracování telefonních hovorů a požadavků
- Písemná / verbální komunikace
Osobní charakteristiky
- Přesnost
- Aktivní poslouchání
- Schopnost sledovat pokyny
- Schopnost pracovat nezávisle
- Asertivita
- Analytická
- Spolupráce
- Energický
- Diplomatický
- Rozhodování
- Spolehlivost
- Detailní orientace
- Flexibilita
- Dokončit
- Iniciativa
- Dobrý soud
- Motivováno
- Multitasking
- Uchovávání důvěrných informací
- Setkání termínů
- Upřednostňování
- Proaktivní
- Řešení problému
- Projektový management
- Spolehlivost
- Sebevědomí
- Vlastní režie
- Týmová práce
- Organizace času
- Práce rychle
- Pracuje dobře pod tlakem
Více o pracovních pozicích a dovednostech výkonného asistenta
- Jak získat práci jako správní asistent
- Dovednosti správce Office
- 7 tipů pro efektivní správu času
- Jak pracovat rychleji a efektivněji