Hodně psaní pro podnikání je nedbalé, špatně psané, neorganizované, plné žargonu a neúplné.
Často je buď příliš dlouhý nebo příliš krátký. Všechny tyto atributy přispívají k neefektivnímu obchodnímu psaní.
Ať už píšete prodejní návrh, e-mail šéfovi nebo návod k použití softwarového balíčku, existují určité kroky, které musíte dodržovat, abyste byli efektivní. Postupujte podle těchto pěti kroků:
- Uspořádejte svůj materiál
- Zvažte své publikum
- Napište si své myšlenky
- Opravte svůj materiál
- Upravte svůj materiál
Organizace je klíčová
Pokud neorganizujete svůj materiál, nebude to dobře proudit a nebude to mít smysl. Psaní může být jednoduché nebo komplikované. Když píšete e-mail s oznámením o schůzi zaměstnanců, je to stejně jednoduché jako shromažďování vašich myšlenek. Na druhou stranu budete pravděpodobně muset vytvořit komplexní obrys před dokončeným materiálem, pokud píšete výsledky průlomové farmaceutické studie. Bez ohledu na úkol, bez vhodné úrovně organizace (dokonce i při uspořádání vašich myšlenek), nemusíte zahrnovat vše, co potřebujete, nebo nedokážete vyzdvihnout nejdůležitější témata.
Vynechání nebo nesprávné zaostření zjednoduší vaše podnikání.
Znát své publikum
Než začnete psát, promyslete si své zamýšlené publikum. Například prezentace o novém 401 (k) programu vaší společnosti může mít stejný obrys, pokud bude daná vašemu finančnímu řediteli i zaměstnancům, avšak míra podrobností, které uvedete, se bude lišit.
Musíte také zvážit tón. Rychlý e-mail, který vám připomene každoroční firemní piknik, nebude mít stejný tón jako vaše zpráva o výroční zprávě vaší společnosti.
Také si pamatujte, že budete účinněji komunikovat s vaším publikem, pokud se soustředíte na to, co chcete, aby je slyšeli spíše než na to, co chcete říct .
Slovo o dobrém psaní
Dobří spisovatelé mají různé styly psaní. Někteří radši zapisují vše a pak se vracejí a upravují. Jiní dávají přednost úpravě, když jde dál. Někdy se jejich preferovaný styl liší v závislosti na tom, co píší.
Jak píšete (nebo když upravujete), uvědomte si délku. Měli byste použít dostatek slov, abyste udělali svůj význam jasný, ale nepoužívejte zbytečná slova jen proto, aby byla květinová. Podnikové psaní musí být jasné a stručné, nikoliv verbózní a květinové. Nezapomeňte, že nikdo v podnikání nemá čas číst víc než je třeba.
Na druhou stranu nedělejte příliš krátký kus. Musíte napsat dostatek tak, aby byl váš smysl jasný a nepochopený. Představte si, jestli byl kus vybavení ve skladu označen jako "použitý, ale dobrý". Bylo by nejasné, kdyby to znamenalo, že zařízení bylo hodně využíváno, nebo že zařízení již není nové, ale stále funkční.
Několik dalších slov by učinilo jasný význam. Rovněž vyvarujte se žargonu nebo zkratek, protože mohou znamenat různé věci pro různé čtenáře. Bez ohledu na váš styl psaní, všichni autoři potřebují opravit a upravovat všechny písemné materiály, dokonce i e-maily.
Korektury a úpravy
Bez ohledu na váš styl psaní, všichni autoři potřebují opravit a upravovat veškerý písemný materiál, dokonce i e-maily. Po dokončení psaní, zkontrolujte svou práci. Poté ji budete muset upravit. Korektury textu znovu čtete to, co jste napsali, abyste se ujistili, že všechna slova ve vaší hlavě jsou správně na papíře. Protože naše mozky pracují rychleji než naše prsty, můžete vynechat slova, opustit konec nebo použít špatný homonym (např. "Tam" namísto "jejich"). Korektury zachycují tyto chyby. Je zřejmé, že korektní korektní e-mail je snadný a jen při pohledu na něj může při psaní stačit.
Pokud však píšete návod k použití, vaše korektury budou komplikovanější a trvají déle.
Poté, co jste opravili svůj materiál, je čas upravit. Někdy lze provést korekturu a úpravy současně, ale je to efektivnější, když se postupně provádí.
Důvod, proč upravujete, je opravit nebo změnit to, co jste napsali, aby materiál zvuk (a čtení) lepší. Při psaní pro firmu to znamená opravit chyby a učinit text co nejjasnější a co nejpříjemnější.
Nejste psaní románu
Když píšete pro podnikání, nezapsáte další "velký americký román". Vaše psaní by mělo být tak deskriptivní, jak je potřeba, ale nemusíte vykreslovat živé slovní obrazy pomocí mnoha velkých slov a čísel řeči. Máte-li na mysli "skleněné domy", nepište "skleněné domovy", napište "skleněné domy".