Jak napsat RFP

Vytvořte RFP, které získá výsledky

Žádost o podání návrhu

, někdy nazvaný RFP nebo RFQ pro "žádost o nabídku", je dokument, který společnost vydává, když chce koupit produkt a chce zpřístupnit své specifikace veřejnosti. To je obvykle v případě, že několik společností nabídne nabídku na práci nebo práci a vyzve k tomu konkurenceschopnější ceny. Ale vaše úsilí by mohlo způsobit nabídky, které jsou ztrátou času, nebo horší, žádné nabídky vůbec, pokud nebudete připravovat RFP správně.

Zde je návod, jak to udělat s nejlepším úspěchem.

Obtížnost: Průměrná

Požadovaný čas: Často trvá několik dní

Zde je návod:

1. Proveďte svůj domácí úkol: Zjistěte, co potřebujete, co chcete a co je možné, než začnete psát svůj RFP. Nevydávejte RFP pro stroj, který může produkovat 1 500 widgetů za hodinu, pokud jste nikdy neprodávali více než 25 za měsíc. Nemá smysl vydávat RFP pro létající vozidlo, když posel může dostat přes dopravu stejně rychle na kole.
2. Rozlišujte mezi vašimi potřebami a potřebami: Chcete-li zakoupit aplikaci, která může přenášet obrázky mezi centrálou a vašimi dodávkami na pracovišti, můžete zadat počet potřebných obrázků za sekundu, maximální velikost potřebných obrázků a potřebné rozlišení. Jistě, může být hezké mít tyto obrázky v barvě, ale je to opravdu nutné? Pokud skutečně požadujete určitou specificitu, použijte slova jako "bude," "bude," a "musí". To znamená, že to jsou požadavky. Specifikace, které jsou pouze "chce", by měly být identifikovány slovy "mohou", "mohou" a "nepovinné".

1. Rozhodněte, jak vypadá vítěz : Návrhy, které získáte v reakci na váš dotazník, se budou lišit. Každá reagující společnost bude mít různé silné a slabé stránky. Některé se zaměří na nejnižší náklady. Jiní se budou snažit o nejlepší kvalitu . Přesto ostatní nabídnou kompletní sadu funkcí. Rozhodněte se, co hledáte - nejnižší cenu, nejrychlejší dodávku nebo nějakou kombinaci obou.

1. Uspořádejte dokument : Cokoliv, co píšete pro podnikání, by mělo být hodně promyšleno a mělo by být organizováno. Obrys je dobrým místem k zahájení. Minimálně budete potřebovat části pro úvod, požadavky, kritéria výběru, časové lhůty a proces. Mnoho z těchto sekcí bude mít podsekce.
2. Napište úvod : Zde vysvětlíte potenciálním uchazečům, proč publikujete RFP a co doufáte, že tak dosáhnete. Úvod může obsahovat i souhrn klíčových bodů z ostatních částí, včetně data splatnosti. Zavedení RFP pro systém přenosu obrazu by mohlo znít takto: "Společnost XYZ požaduje návrhy vysoce spolehlivého a snadno použitelného systému schopného přenášet snímky z hlavní kanceláře do vozů kdekoli v metropolitní oblasti. musí být přijata do pondělí 5. března 2007 v 8:00 PST. "
3. Vysvětlete požadavky : Tato část je jednou z nejdůležitějších a obvykle trvá nejvíce času. Budete muset specifikovat velikost a jasnost snímků, které mají být přenášeny, a potřebnou rychlost. Být specifický, ale neříkejte uchazečům, jak chcete, aby práce byla dokončena, pokud to není důležité. Možná budete chtít tuto část rozdělit do podsekcí podle systému. Například: a) velikost a kvalita obrazu b) přenos (který může zahrnovat jak požadovanou rychlost, tak i všechny požadavky, které zajišťují bezpečný přenos) a c) požadované možnosti (kde můžete uvést barvu jako žádoucí volbu).

1. Kritéria výběru : Zde vám řekneme uchazečům, jak vyberete vítěznou nabídku. Můžete divit tolik nebo jen málo, jak se vám líbí. Je dobré umístit větu typu "Vítězný uchazeč, pokud nějaký, bude vybrán výhradně rozhodnutím společnosti XYZ." Některé RFP vlády jsou velmi specifické ohledně výběrových kritérií, ale většina komerčních RFP je méně přesná. Možná budete chtít vytvořit tabulku, která každou nabídku udělí určitý rozsah bodů v každé kategorii, a poté si vybere "nejlepší" nabídku od těch, kteří mají tři nejvyšší skóre.
2. Časové lhůty : V této části jsou společnosti, které chtějí nabízet na vašem RFP, informovat o tom, jak rychle musí jednat a jak dlouho bude tento proces trvat. Buďte rozumní, když nastavíte své lhůty. Nepokládejte návrhy na komplexní systémy a poté nabídněte uchazečům jen několik dní na to, abyste odpověděli. Poskytněte delší čas na přípravu nabídky, pokud je váš RFP velký, pokud je požadovaný nákup komplikovaný nebo pokud potřebujete podrobnější odpověď. To je také místo, kde můžete účastníkům nabídnout, jak dlouho bude trvat proces hodnocení, kdy budou informováni, pokud budou úspěšní, a jak brzy musí předložit.

1. Proces: Použijte tuto část, abyste vysvětlili, jak proces bude fungovat, od odeslání RFP do zadání zakázky a zahájení práce. Tato sekce by mohla říci: "Nabídky jsou splatné ke dni uvedenému výše v kroku 8. Všechny nabídky budou zkontrolovány, aby se ujistil, že splňují všechny požadavky a jsou citlivé. Všechny citlivé nabídky budou zaznamenány v kategoriích X které si přejete, a první tři nabídky budou hodnoceny týmem návrhů, aby si vybrali vítěze a náhradníka. Očekává se, že jednání s vítězným zadavatelem budou uzavřena do dvou týdnů. "
2. Rozhodněte se, jak odeslat RFP : Většina RFP je odeslána poštou, ale nemusí být. Můžete odeslat e-mailovou adresu, nebo ji můžete odeslat na webovou stránku společnosti. Nezapomeňte určit název nebo číslo, které by měli účastníci nabídnout k identifikaci RFP, na které reagují.
3. Rozhodněte, kdo obdrží RFP: Možná jste již identifikovali dodavatele, od kterých chcete zakoupit. Vaše společnost může dokonce mít seznam přijatelných prodejců. Pokud tomu tak není, můžete vyhledat prodejce prostřednictvím své profesionální sítě , hledat online nebo požádat důvěryhodné dodavatele jiných materiálů o jejich doporučení. Nezakrývejte seznam toho, kdo obdrží váš RFP pouze "velkým" společnostem nebo "zavedeným" prodejcům. Můžete najít lepší nápady a ještě lepší ceny od menších dodavatelů, kteří mají často větší zájem o získání vaší firmy.
4. Odeslat RFP.