Správné formátování je důležité zejména v případě, že odesíláte kopii příjemci namísto e-mailu - písmeno musí správně odpovídat stránce a vypadat dobře.
Následující vzorek formátu dopisu obsahuje informace, které musíte zapsat při psaní dopisu , spolu s radami o vhodném písmu, pozdravu, roztečí, uzavření a podpisu pro obchodní korespondenci.
Vzorový formát písmen
Kontaktní informace (Vaše kontaktní informace. Pokud píšete na hlavičkový papír, který obsahuje kontaktní informace, nemusíte jej zahrnout na začátek dopisu.)
Tvé jméno
Vaše adresa
Vaše město, stát, poštovní směrovací číslo
Vaše telefonní číslo
Vaše emailová adresa
datum
Kontaktní informace (Osoba nebo společnost, do které píšete)
název
Titul
Společnost
Adresa
Město (*): Stát (*): PSČ
Pozdrav ( příklady pozdravů )
Vážený pan / paní. Příjmení: (Použijte formální pozdrav, nikoli jméno, pokud neznáte člověka extrémně dobře.Pokud neznáte pohlaví osoby, můžete napsat jeho celé jméno Například byste mohli napsat "Drahý Pat Crody" místo "Dear Mr. Crody" nebo "Vážená paní Crodyová". Všimněte si, že jméno osoby je vždy následováno dvojtečkou (:) v obchodním dopisu, nikoliv čárkou.Pokud nepoznáte jméno příjemce, je to stále běžné (a bezpečné) používat staromódní "na koho se to může týkat").
Tělo dopisu
První odstavec vašeho dopisu by měl poskytnout úvod k tomu, proč píšete, aby byl váš cíl zřejmý již od samého počátku.
Poté v následujících odstavcích poskytněte další informace a konkrétní informace o vaší žádosti nebo o poskytnutých informacích.
Poslední odstavec vašeho dopisu by měl zopakovat důvod, proč píšete, a poděkovat čtenáři za přezkoumání vaší žádosti.
Pokud je to vhodné, měla by také zdvořile požádat o písemnou odpověď nebo o příležitost uspořádat schůzku s cílem dále projednat vaši žádost.
Uzavření
S pozdravem, ( závěrečné příklady )
Podpis
Ručně podepsaný podpis (pro písmeno v tištěné podobě - použijte modrý nebo černý inkoust pro podepsání písmen)
Zadaný podpis
Pokud posíláte e-mailové dopisy, je třeba obsahovat a jak formátovat svůj podpis .
Tipy pro formátování dopisu
- Při psaní dopisu by měl být váš dopis jednoduchý a soustředěný, aby byl váš dopis jasný.
- Zadejte svůj písmeno do jednoho místa a mezi jednotlivé odstavce ponechte místo . Vlevo ospravedlňuje váš dopis.
- Použijte obyčejné písmo jako Arial, Times New Roman, Courier New nebo Verdana. Velikost písma by měla být 10 nebo 12 bodů.
- Nechte prázdný řádek po pozdravení a před uzavřením.
- Obchodní dopisy by měly být vždy vytištěny na bílém papíru, nikoliv na barevném papíru nebo osobním stacionáři.
Zkontrolujte formátování chyb a typů
Jakmile jste napsali své obchodní dopisy, zkontrolujte jej (pomocí kontroly pravopisu) na obrazovce. Poté jej vytiskněte a přečtěte si jej ještě nejméně jeden čas a zkontrolujte chyby nebo překlepy. (Je často snazší zjistit chyby na kopii.)
Podívejte se také na chyby formátování, jako jsou například dva odstavce, které nemají mezi sebou mezery nebo řádky, které jsou špatně odsazeny.
Pak před vložením dopisu do obálky nezapomeňte podepsat nad svým zadaným jménem pomocí modrého nebo černého inkoustu.
Pokud používáte program Microsoft Word nebo jiný program pro zpracování textu pro psaní vašeho dopisu, jsou k dispozici šablony, které vám pomohou správně formátovat váš dopis. Zde je více informací o bezplatných šablonách dopisů aplikace Microsoft Word .
Další informace o psaní dopisu
Vědět, jak psát obchodní dopisy je základní dovednost, takže zde je několik dalších článků pro vás:
Začněte se základy, jak napsat obchodní dopis s použitím obecného formátu a přezkoumat různé šablony firemních dopisů. Kromě toho se můžete podívat na tyto příklady obchodních dopisů týkajících se zaměstnání. Přečtěte si další podrobnosti o formátování a podívejte se na další příklad, jak formátovat obchodní dopis .
Pokud se chcete dozvědět, když se podíváte na příklady, můžete si vybrat z mnoha typů obchodních dopisů, jako jsou průvodní dopisy, rozhovor děkuji dopisům, následným dopisům, dopisům o přijetí a odmítnutí práce, dopisům o rezignaci a dopisům o uznání.
V tomto přehledu vzorků dopisů najdete všechny tyto a další obchodní dopisy a dopisy týkající se zaměstnání.
Ne všechny obchodní dopisy jsou vytištěny a zasílány poštou, takže je důležité přezkoumat tyto pokyny pro profesionální e-maily a psaní dopisů .