Výběr, který si vyberete, závisí na tom, s kým komunikujete a na účel vaší korespondence. E-mail je rychlejší a jednodušší, ale některé e-mailové zprávy se nikdy neotevřejí a v závislosti na tom, s kým píšete a proč píšete, můžete být požádáni o zaslání napsaného a podepsaného dopisu nebo o nahrání online.
Pokyny pro profesionální dopis a e-mail
Bez ohledu na to, jakým způsobem komunikujete, dobře napsané dopisy obsahují několik sekcí, které obsahují v každé sekci a jak je formátován dokument, bude záviset na tom, zda odesíláte napsaný dopis nebo e-mailovou zprávu.
Zde jsou pokyny pro psaní dopisů a e-mailových zpráv, včetně psaní, formátování a korektury vašich dopisů s příklady různých typů obchodních dopisů.
Co je třeba zahrnout do dopisu nebo e-mailu
Tato příručka k psaní dopisů obsahuje informace, které by měly být uvedeny v každé části dopisu, jak adresovat a podepsat napsané a e-mailové komunikace, formáty dopisů a rozvržení, příklady a šablony.
Části dopisu
- Kontaktní informace
- Pozdrav (pozdrav)
- Tělo dopisu
- Uzavření
- Podpis
Kontaktní informace
Jak zahrnout své kontaktní údaje se bude lišit podle toho, jakým způsobem zasíláte svůj dopis. Když odešlete e-mailovou zprávu, vaše kontaktní informace budou umístěny na konci zprávy namísto horní části stránky.
Zde je návod, jak zahrnout a vzory pro psané dopisy i e-maily.
Příklady pozdravů
Pozdrav je pozdrav vašeho dopisu. Zde je seznam příkladů pozdravů dopisů, které fungují dobře pro odbornou korespondenci.
Tělo dopisu
Součást vašeho dopisu bude obsahovat několik odstavců.
První odstavec by měl obsahovat úvod a stručné vysvětlení vašeho důvodu psaní. Druhý odstavec (a další odstavce) by měl dále vysvětlit vaše důvody pro psaní. Poslední odstavec by měl buď požadovat od čtenáře akce, pokud něco požadujete, nebo uvést, jak budete následovat.
Ujistěte se, že účel vašeho dopisu je jasný. Čtenář bude muset vědět, o co žádáte a jak vám mohou pomoci. Nebo pokud nabízíte služby nebo pomoc, kterou můžete poskytnout čtenáři.
Uzavření
Písmeno je uzavřeno výrazem "Nejlepší pozdravy" nebo "Upřímně", za kterým následuje čárka, pak váš podpis, pokud posíláte psaný dopis. Pokud posíláte e-mailovou zprávu, jednoduše zadejte své jméno po uzavření. Zde je seznam příkladů uzavírání dopisů, které jsou vhodné pro korespondenci týkající se obchodu a zaměstnání.
Podpis
Dokončujícím dotykem na váš dopis je váš podpis, který v e-mailové zprávě bude obsahovat vaše kontaktní informace.
Jak adresovat dopis
Je důležité se obrátit na osobu, kterou píšete, formálně, pokud ji neznáte velmi dobře. Zde je návod, jak oslovit dopis obsahující obecné informace, které můžete použít, pokud nemáte ve firmě kontaktní osobu.
Formátování vaší korespondence
Nyní, když máte všechny informace, které musíte zahrnout, zkontrolujte standardní formát, který chcete použít pro dopisy a e-mailové zprávy:
Pokyny pro psaní dopisů
Dalším krokem je vylepšení vašeho dopisu, takže mezi odstavci a horní a dolní částí stránky je dostatek místa. Budete také chtít vybrat čitelný, profesionální styl a velikost písma. To, co říkáte, bude záležet na tom, proč píšete, takže nezapomeňte přizpůsobit svůj dopis tak, aby odpovídal vaší osobní a profesionální situaci.
Zde jsou pokyny krok za krokem k psaní různých druhů písmen, včetně okrajů stránek, písem, rozestupů a podrobností o tom, co je třeba zahrnout spolu s příklady jednotlivých.
- Jak napsat referenční dopis
- Jak psát rezignační dopis
- Jak napsat písmeno poděkování
- Pokyny ke zprávám a pozvánkám LinkedIn
- Pokyny pro profesionální e-mailové zprávy
Příklady a šablony
Použití šablony je skvělý způsob, jak spustit vlastní dopis nebo e-mailovou zprávu, protože začínáte na základním formátu. Jednoduše vyplňte informace v příslušné části písmen.
Podíváme-li se na příklady, je také užitečné, protože dostanete nápady, co říci ve své vlastní korespondenci.
Vzorky dopisu
Dopisní vzorky včetně obchodních dopisů, doprovodných dopisů, rozhovorů děkuji dopisům, následným dopisům, přijímání a odmítnutí dopisů, rezignaci dopisů, dopisů o zhodnocení, obchodních dopisů a dalších vzorových dopisů a šablon.
Příklady e-mailových zpráv
Příklady zaměstnání, hledání práce a obchodní e-mailové zprávy, šablony e-mailů, příklady formátovaných zpráv a řádek předmětů, pozdravy a příklady podpisů.
Kontrola pravopisu a pravopisu
Nakonec předtím, než vytisknete nebo nahrajete svůj dopis nebo pošlete e-mailovou zprávu, kontrolu pravopisu, kontrolu gramatiky a korekturu. Tip, jak se ujistit, že nejsou žádné chyby, je nahlas. Můžete si všimnout chyb, které jste nechytili při prohlížení.
Související články: Pozdravy a pozdravy dopisů