Výdaje mohou zahrnovat ubytování, uhrazení počtu osobních vozidel , lety, pozemní dopravu, tipy na zvonky, jídlo, tipy na číšníky, pokojovou službu a další vedlejší výdaje, které by zaměstnanec mohl mít během jízdy.
Výdaje, které organizace uhradí, se nacházejí v zásadách obchodní politiky společnosti . Zjistěte se s politikou vaší společnosti, protože různé výdaje, jako je chemické čištění a členství v tělocvičně, mohou být pokryty delšími výlety.
Zábava klientů na konferencích, na voláních a návštěvách na místě je dalším nákladem, který lze uhradit, ale znáte zásady společnosti, abyste nepřekročili limity stanovené na náklady na zábavu.
Organizace obvykle platili cestovní výdaje na zaměstnance třemi způsoby.
- Kreditní karty společnosti jsou vydávány zaměstnancům, kteří často cestují za účelem podnikání. Zaměstnanci mohou účtovat většinu výdajů, které vzniknou při služební cestě na podnikovou kreditní kartu. K úhradě vedlejších nákladů, jako jsou tipy a rychlé občerstvení, zaměstnanci budou muset vyplnit výkaz o nákladech .
Charge karty jsou vhodné pro zaměstnance, protože nemusejí přijít do hotovosti zaplatit za obchodní náklady před vrácením. Informujte se však o zásadách vaší společnosti; budete možná muset zapnout potvrzení a další podpůrnou dokumentaci.
- Peněžní prostředky: organizace bez platebních karet zaměstnanců společnosti vyžadují, aby zaměstnanci vyplnili zprávu o úhradě nákladů za každý výdaj, zatímco zaměstnanec je na silnici. Obvykle vyžadují příjmy a určitou úroveň odůvodnění pro každý náklad.
Jen zřídka by organizace požádala zaměstnance, aby zaplatili za velké letenky, jako je letecká přeprava, a později si vyžádali úhradu. Firemní objednávka nebo firemní platební karta zaplatí velké výdaje předem. Zaměstnanci jsou však často povinni zaplatit za každodenní výdaje na cestovní výdaje, které jsou později proplaceny.
- Na denní den: denní den je denní příspěvek určitého množství peněz, které zaměstnanec poskytuje, aby pokryl veškeré výdaje. Zaměstnanec je zodpovědný za rozhodování o volném cestovním volbě v rámci parametrů množství peněz, které mu každý den přiděluje.
Některé společnosti platí přímo za dopravu a bydlení, ale dávají cestovním zaměstnancům denní diář za všechny ostatní výdaje včetně stravy a pozemní dopravy. Zaměstnanci byli známi tím, že tráví na výdajích, aby udrželi dodatečnou hotovost z diáře. Společnosti to obecně umožňují.
Zaměstnancům, kteří cestují za účelem podnikání, se doporučuje, aby zůstávali aktuální ohledně cestovních pravidel společnosti a nákladů na úhradu. Náklady, které spadají mimo zásady, nejsou zpravidla hrazeny nebo hrazeny.
Příjmy jsou vyžadovány většinou společností, s výjimkou těch, které platí den. Vaše firma má také pravděpodobně formu, kterou očekávají od zaměstnanců za využití cestovních výdajů.
Aby se zaměstnanci drželi na pokrytí hrazených výdajů, často jim byla poskytnuta lhůta, do které je třeba podat zprávu o výdajích a zaplatit příslušné příjmy. Finanční oddělení bude mít pokyny, které jí pomohou zůstat aktuální.
pokud máte otázky ohledně toho, co představuje odpovídající cestovní výdaje ve vaší organizaci, zeptejte se svého správce a HR.
Nechcete peníze vynakládat a později dostat překvapení.
Více: 10 tipů ke snížení nákladů na služební cesty Měly by zaměstnanci sdílet pokoje?