Jak mohou zaměstnanci získat přístup k zobrazení svého personálního souboru?
Protože zaměstnanci vědí, že tyto záznamy existují, budou je chtít čas od času prohlížet, aby zjistili, co obsahuje soubor.
Při rozhodování o tom, jak poskytnout zaměstnance (a bývalý přístup zaměstnanců), mějte na paměti všechny zákony, které se vztahují k vaší firmě.
Mnoho států má zákony, které vyžadují, aby společnost zpřístupnila konkrétní části souboru stávajícím a bývalým zaměstnancům. Kontaktujte svého právního zástupce, abyste se ujistili, že vaše politika je v souladu se všemi zákony.
Federální zákon například vyžaduje, aby záznamy týkající se zákona o postižených Američanů byly odděleny od záznamů o zaměstnancích. Pokud vaše společnost podléhá HIPAA, ujistěte se, že vaše vedení lékařských záznamů je v souladu s tím také.
Můžete mít značnou volnost v tom, co dovolíte zaměstnancům vidět ve svém spisu. Mějte však na paměti, že i když zjistíte, že zaměstnanec nemůže mít přístup k určitým informacím, jako jsou kontrolní kontroly, že v případě soudního sporu mohou být informace zjištěny.
Proto instruujte své zaměstnance, aby přesně zaznamenávali věci a dodržovali zákony. Zaměstnanecké záznamy nejsou místem pro vnitřní vtipy nebo komentáře.
Ty nejdou dobře v soudním soudu.
Obecně platí, že mít jeden záznamník na záznamech zajišťuje, že postupy jsou dodržovány a konzistentní. Nechcete, aby jeden manažer lidských zdrojů povolil lidem, aby odebrali své záznamy zpátky do svých pracovních stolu, zatímco jiný odmítá přístup vůbec.
Požadovat, aby každý prošel jediným zdrojem, pomáhá udržovat věci konzistentní a legální.
Zákony týkající se záznamů a uchovávání záznamů a přístupu jsou obtížné. Ujistěte se, že jste stále aktuální.
Níže uvedená pravidla jsou dobrým začátkem vašeho podnikání , ale nezapomínejte, že vaše státní a místní zákony se mohou lišit.
Ukázka zásad přístupu k zaměstnancům
Všichni zaměstnanci, bývalí zaměstnanci a zástupci zaměstnanců mohou nahlížet určitý obsah svého personálního spisu s předem oznámeným personálním personálem. Dokumenty, které se týkají kvalifikace zaměstnance k pronájmu, jako je žádost, podpora , disciplinární opatření a převod, mohou být prohlíženy . Kromě toho může zaměstnanec posuzovat formuláře pro podepsání zásad a záznamy o školení.
Dokumenty, které zaměstnanec nesmí prověřit, zahrnují odkazy nebo referenční kontroly, záznamy o jakémkoli vyšetřování vedeném vedením, lékařské záznamy, dokumenty související se soudním řízením, jakýkoli dokument, který by porušil důvěrnost jiného zaměstnance a dokumenty používané pro plánování zaměstnanců.
Postup
Zaměstnanec, který chce zkontrolovat přípustný obsah osobního spisu, by měl kontaktovat Lidské zdroje s 24hodinovou výpovědní lhůtou (bez víkendů). Bývalí zaměstnanci nebo osoby neznámé zaměstnancům lidských zdrojů musí předložit identifikaci a / nebo doklad o povolení k přístupu k osobnímu spisu.
Zaměstnanci musí prověřit své personální soubory v přítomnosti personálu personálního oddělení.
Zaměstnanci nesmí z kanceláře odstranit žádnou část osobního spisu .
Zaměstnanec může požádat o fotokopie souboru nebo částí souboru. Zaměstnanci v oblasti lidských zdrojů poskytnou fotokopie. Pro rozsáhlé kopírování bude muset zaměstnanec zaplatit za fotokopie.
Pokud je zaměstnanec nespokojen s dokumentem v osobním spisu, může zaměstnanec za přítomnosti personálu personálního oddělení napsat vysvětlení nebo objasnění a připojit jej k spornému dokumentu. Zaměstnanci personálu nebo zaměstnanec za žádných okolností nezmění vlastní dokument.
Zaměstnanec může také požádat o odstranění dokumentu z osobního spisu. Pokud zaměstnanec personálního oddělení souhlasí, může být dokument odstraněn.
Pokud zaměstnanec personálního oddělení nesouhlasí, může být záležitost odvolána způsobem předepsaným v Pravidlech společnosti otevřených dveří .