Přehled personálních souborů a zásady ukázkových souborů

Zde je to, co potřebujete vědět o obsahu osobních souborů

Osobní spis je uchovávaná dokumentace zaměstnavatele o historii a stavu celého pracovního poměru s jednotlivým zaměstnancem. Zaměstnavatel uchovává tuto pracovní dokumentaci v osobním spisu ze tří důvodů.

Typy osobních souborů

Zaměstnavatel obecně uchovává několik typů osobních spisů pro obchodní účely, důvěrnost zaměstnance, soukromí lékařské ochrany a soulad s právními předpisy. Nevím o žádném zákoně, který říká, kolik souborů je zaměstnavatel povinen uchovávat.

Existuje však mnoho zákonů a jsou zde osvědčené postupy týkající se důvěrnosti zaměstnanců, které upravují obsah osobních složek a které mají přístup k těmto informacím.

Jedná se o osobní záznamy, které většina zaměstnavatelů v USA udržuje. (Celosvětové zákony a praktiky se mohou lišit.)

Přístup zaměstnanců k personálním souborům

Zaměstnancům je umožněn přístup ke svým zaměstnancům pod vedením a dohledem personálního personálu. Soubory zaměstnanců zaměstnanců jsou považovány za majetek zaměstnavatele, který je odpovědný za jejich údržbu a ochranu.

Vzorové zásady pro soubory osob

Níže je ukázka zásad pro souborové soubory pro použití ve vaší společnosti. Diskutuje o různých doporučených souborech a o tom, kdo by měl mít přístup ke každému souboru.

Vzorové zásady

Společnost má pro každého zaměstnance tři soubory zaměstnanců.

Pro každého zaměstnance (Vaše firma) je veden osobní soubor . Tyto osobní záznamy obsahují důvěrné dokumenty a jsou řízeny a udržovány zaměstnanci lidských zdrojů.

Přístup k tomuto souboru je omezen na pracovníky personálního oddělení a předpokládá, že manažer každého zaměstnance udržuje svůj vlastní soubor s dokumenty relevantními pro pracovní výkon zaměstnance.

Typické dokumenty v osobním spisu zahrnují žádost o zaměstnání, kontaktní formulář pro rodinné nouzové kontakty, dokumentaci o disciplinárních činnostech, životopis, příručku pro zaměstnance a podpisové listy zaměstnavatele, aktuální osobní údaje a reference práce.

Ne všechny osobní soubory obsahují stejné dokumenty, ale každý osobní soubor obsahuje některé dokumenty, které jsou stejné.

Mzdové soubory jsou také udržovány; mzdové soubory obsahují historii pracovních míst, oddělení, odměny a podobně. Přístup k mzdovému souboru je omezen na příslušný účetní a personální personál.

Lékařský soubor zaměstnance je také zachován. Obsah lékařského spisu není k dispozici nikomu kromě osobních zaměstnanců určených pro personální obsazení a zaměstnance, jehož záznamy jsou uchovávány ve spisu. Na jméno společnosti), zdravotnické soubory dostávají nejvyšší stupeň bezpečného ukládání a důvěrnosti.

Zaměstnanec si může prohlížet svůj osobní soubor osobním zaměstnancem během běžných pracovních hodin. Žádný zaměstnanec nesmí změnit ani odstranit žádný dokument ze svého osobního spisu, který musí být prohlížen za přítomnosti personálu HR.

Také známé jako zaměstnanecké soubory, záznamy zaměstnanců, soubory lidských zdrojů, dokumentace

Upozornění - Upozornění:

Společnost Susan Heathfield vyvíjí veškeré úsilí, aby nabídla přesné, společné smyslové, etické řízení lidských zdrojů, zaměstnavatele a poradenství na pracovišti jak na této webové stránce, tak i v souvislosti s touto stránkou, ale není právním zástupcem a obsahem na webu. autoritativní, není zaručena přesnost a zákonnost a nemá být chápána jako právní poradenství.

Stránky mají celosvětové publikum a pracovní zákony a předpisy se liší od státu po stát a země, takže stránky nemohou být definitivní pro všechny z nich na vašem pracovišti. V případě pochybností vždy vyhledávejte právní poradce nebo pomoc od státních, federálních nebo mezinárodních vládních zdrojů, abyste se ujistili, že vaše právní interpretace a rozhodnutí jsou správná. Informace na tomto webu jsou pouze orientační, nápady a pomoc.