Zde je to, co potřebujete vědět o obsahu osobních souborů
- Zaměstnavatel chce mít přesné informace praktické a organizované, když potřebujete přístup k informacím z jakéhokoli důvodu. Změny v tísňových kontaktech, adresy zaměstnanců, sledování hodnocení výkonnosti , disciplinární písemnosti , uznání zaměstnanců a materiály týkající se žádostí o zaměstnání jsou příklady informací, které zaměstnavatel bude chtít mít k rychlému přístupu.
- Zaměstnavatel musí uchovávat dokumentaci o personálních otázkách, jako je výběr zaměstnanců, výkonnost, historie práce, odůvodnění náhrady a interní propagační aplikace, abychom jmenovali jen několik.
Požadavek EEOC , soudní spory nebo dokonce potřeba zdůvodnit nedostatek zvýšení nebo povýšení na zaměstnance vyžadují, aby zaměstnavatel shromáždil a uchoval tento typ pracovní dokumentace. - Některé záznamy zaměstnanců vyžadují federální nebo státní vlády, aby si zaměstnavatelé udrželi. Uspořádání informací o zaměstnance v personálním spisu má smysl pro přístup a právní shodu a připravenost.
Typy osobních souborů
Zaměstnavatel obecně uchovává několik typů osobních spisů pro obchodní účely, důvěrnost zaměstnance, soukromí lékařské ochrany a soulad s právními předpisy. Nevím o žádném zákoně, který říká, kolik souborů je zaměstnavatel povinen uchovávat.
Existuje však mnoho zákonů a jsou zde osvědčené postupy týkající se důvěrnosti zaměstnanců, které upravují obsah osobních složek a které mají přístup k těmto informacím.
Jedná se o osobní záznamy, které většina zaměstnavatelů v USA udržuje. (Celosvětové zákony a praktiky se mohou lišit.)
- Personální soubor : Jedná se o hlavní soubor zaměstnanců, který obsahuje historii pracovního poměru.
- Mzdový soubor : Chcete zachovat samostatný soubor všech výplatních položek týkajících se platu a výhod.
- Lékařský soubor zaměstnanců : Federální zákon o přenositelnosti a odpovědnosti zdravotních pojišťoven z roku 1996 (HIPAA) požaduje, aby zaměstnavatelé chránili zdravotní záznamy zaměstnanců jako důvěrné.
- I-9 Zaměstnanecké formuláře : Je třeba zachovat samostatný soubor pro všechny zaměstnanecké (ne na zaměstnance) formuláře I-9, protože nechcete, aby státní zaměstnanci, kteří jsou oprávněni tyto formuláře kontrolovat za různých okolností, hlavní, důvěrné složky zaměstnanců.
Přístup zaměstnanců k personálním souborům
Zaměstnancům je umožněn přístup ke svým zaměstnancům pod vedením a dohledem personálního personálu. Soubory zaměstnanců zaměstnanců jsou považovány za majetek zaměstnavatele, který je odpovědný za jejich údržbu a ochranu.
Vzorové zásady pro soubory osob
Níže je ukázka zásad pro souborové soubory pro použití ve vaší společnosti. Diskutuje o různých doporučených souborech a o tom, kdo by měl mít přístup ke každému souboru.
Vzorové zásady
Společnost má pro každého zaměstnance tři soubory zaměstnanců.
Pro každého zaměstnance (Vaše firma) je veden osobní soubor . Tyto osobní záznamy obsahují důvěrné dokumenty a jsou řízeny a udržovány zaměstnanci lidských zdrojů.
Přístup k tomuto souboru je omezen na pracovníky personálního oddělení a předpokládá, že manažer každého zaměstnance udržuje svůj vlastní soubor s dokumenty relevantními pro pracovní výkon zaměstnance.
Typické dokumenty v osobním spisu zahrnují žádost o zaměstnání, kontaktní formulář pro rodinné nouzové kontakty, dokumentaci o disciplinárních činnostech, životopis, příručku pro zaměstnance a podpisové listy zaměstnavatele, aktuální osobní údaje a reference práce.
Ne všechny osobní soubory obsahují stejné dokumenty, ale každý osobní soubor obsahuje některé dokumenty, které jsou stejné.
Mzdové soubory jsou také udržovány; mzdové soubory obsahují historii pracovních míst, oddělení, odměny a podobně. Přístup k mzdovému souboru je omezen na příslušný účetní a personální personál.
Lékařský soubor zaměstnance je také zachován. Obsah lékařského spisu není k dispozici nikomu kromě osobních zaměstnanců určených pro personální obsazení a zaměstnance, jehož záznamy jsou uchovávány ve spisu. Na jméno společnosti), zdravotnické soubory dostávají nejvyšší stupeň bezpečného ukládání a důvěrnosti.
Zaměstnanec si může prohlížet svůj osobní soubor osobním zaměstnancem během běžných pracovních hodin. Žádný zaměstnanec nesmí změnit ani odstranit žádný dokument ze svého osobního spisu, který musí být prohlížen za přítomnosti personálu HR.
Také známé jako zaměstnanecké soubory, záznamy zaměstnanců, soubory lidských zdrojů, dokumentace
Upozornění - Upozornění:
Společnost Susan Heathfield vyvíjí veškeré úsilí, aby nabídla přesné, společné smyslové, etické řízení lidských zdrojů, zaměstnavatele a poradenství na pracovišti jak na této webové stránce, tak i v souvislosti s touto stránkou, ale není právním zástupcem a obsahem na webu. autoritativní, není zaručena přesnost a zákonnost a nemá být chápána jako právní poradenství.
Stránky mají celosvětové publikum a pracovní zákony a předpisy se liší od státu po stát a země, takže stránky nemohou být definitivní pro všechny z nich na vašem pracovišti. V případě pochybností vždy vyhledávejte právní poradce nebo pomoc od státních, federálních nebo mezinárodních vládních zdrojů, abyste se ujistili, že vaše právní interpretace a rozhodnutí jsou správná. Informace na tomto webu jsou pouze orientační, nápady a pomoc.