Zaměstnavatel má dobré důvody k tomu, aby vedl několik osobních spisů - některé právní a některé pro účely osvědčených postupů v zaměstnání.
Dokumentace je zapotřebí, aby měl zaměstnavatel přesný přehled o historii zaměstnání zaměstnance. Dokumentace podporuje rozhodnutí zaměstnavatele a může chránit zaměstnavatele v soudním řízení - správně zachováno.
Obsah osobního souboru poskytuje historický přehled důležitých událostí během pracovní kariéry. Podporují rozhodnutí, která se týkají zaměstnance a jeho kariéry. Ukazují důvody zaměstnavatele za nájem, propagaci, převod, odměňování a uznání a rozhodování o střelbě.
Různé pokyny jsou spojeny s různými typy souborů osob
Vzhledem k tomu, že se doporučuje několik typů osobních souborů, jsou s každým typem osobního souboru spojena různá pravidla a pokyny.
- Každý typ osobního souboru má z tohoto důvodu jiný důvod pro existující a odlišný obsah.
- Každý typ osobního souboru je uložen jinak.
- Přístup k osobnímu souboru je omezen na určité zaměstnance ve většině organizací. Různé osobní typy souborů mají různé přístupové pokyny.
- Přístup zaměstnance do jeho osobního souboru je povolen, většina zaměstnavatelů však v příručce pro zaměstnance stanovila pokyny pro přístup zaměstnanců s politikou přístupu k personálním souborům . (Různé státy a jurisdikce mají různá pravidla, takže zůstaňte v aktuálním stavu pro svou polohu.)
Většina organizací neumožňuje správci zaměstnanců přístup k celkovému personálnímu souboru. Očekávají, že vedoucí pracovníci uchovávají příslušnou dokumentaci ve svém vlastním souboru zaměstnanců, který není oficiálním personálním souborem.
- Oddělení lidských zdrojů vlastní a je zodpovědná za pracovní soubory zaměstnanců.
Doporučené osobní soubory
Zde jsou typy doporučených personálních souborů a co potřebujete vědět o práci s nimi.
Soubor zaměstnanců zaměstnanců
Jedná se o hlavní pracovní soubor, který zaměstnavatel uchovává pro každého zaměstnance. Soubor zaměstnanců uchovává historii zaměstnání každého zaměstnance. To je to, co potřebujete vědět o souboru zaměstnanců.
Lékařský soubor
Lékařská dokumentace pro zaměstnance má závažná právní omezení, která musí zaměstnavatel znát a věnovat pozornost. Zde je to, co potřebujete vědět o důvěrnosti a obsahu zdravotního spisu zaměstnanců.
Mzdový soubor
Přístup zaměstnanců do souboru osobních mzdových účtů je méně restriktivní než přístup k lékařskému nebo personálnímu souboru. Mzdový soubor obsahuje informace o platu, výběru pojistného, změnách sazeb platů, obstavení a další právní dokumentaci, která se týká výplaty zaměstnance. Různí pracovníci v oblasti účetnictví a lidských zdrojů přistupují k informacím obsaženým v mzdovém souboru.
Formulář I-9 pro zaměstnance
Kvůli přístupovým právům různých vládních agentur postupujete podle osvědčených postupů tím, že budete udržovat samostatný soubor formulářů pro zaměstnance I-9 . Další informace o ukládání formulářů I-9.
Přehled osobních souborů
Jen chcete rychlé a základní detaily o personálních spisech zaměstnanců ? Zde naleznete přehled zaměstnaneckých souborů zaměstnanců.
Personální politika přístupu k souborům pro zaměstnance
Chcete, aby každý zaměstnanec věděl, co je v jeho osobním souboru , ale musíte řídit integritu, úplnost a důkladnost souboru. Zajištění důvěrnosti zaměstnanců a zaměstnavatelů a omezeného přístupu je zajištěno politikou přístupu k osobním souborům.
Co nezahrnovat do souboru zaměstnanců zaměstnanců
Hledáte pokyny ohledně obsahu, který by nikdy neměl být obsažen v souboru zaměstnanců? Zde jsou moje nejlepší doporučení ohledně obsahu, který chcete udržovat buď na samostatném, neformálním místě, nebo vůbec ne. Zachování nepotřebné a čistě podložené dokumentace vám může ublížit.
Dokumentace
Víte, jaká dokumentace je? Slovo, dokumentace se často vyskytuje ve světě zaměstnání a lidských zdrojů. Záleží však na významu dokumentace a na tom, proč byste chtěli dokumentovat konkrétní pracovní události.
> Odmítnutí odpovědnosti: Vezměte prosím na vědomí, že poskytnuté informace, ačkoliv jsou autority, nejsou zaručeny z hlediska přesnosti a zákonnosti. Vyhledejte právní pomoc nebo pomoc od státních, federálních nebo mezinárodních vládních zdrojů, abyste se ujistili, že vaše právní interpretace a rozhodnutí jsou správná pro vaši polohu. Tyto informace jsou pouze orientační.