Heads Up: Federální zákony a státní zákony se mohou lišit
Zde jsou základní pokyny pro vedení HR záznamů. Nezapomeňte však, že státní zákony se mohou lišit od těchto pokynů. Pokud jsou státní zákony a federální zákony v konfliktu, vždy uchovávejte záznamy na základě toho, co je déle.
Je lepší nechat něco příliš dlouho, než ne dost dlouho.
Nahrávací záznamy: 1 rok
Je třeba uložit všechny tyto životopisy, poznámky k rozhovorům, žádosti a příspěvky na zaměstnání a dokonce i záznam o vašich vyhledáváních prostřednictvím vašeho systému sledování žadatelů po dobu jednoho roku po rozhodnutí o nabídce práce. Pokud tedy rozhovor s žadatelem a celý proces trvá po dobu tří měsíců, až do konečného rozhodnutí o přijetí dojde k tomu, že hodiny začnou blikat.
Proč to musíte udělat? Pokud někdo někdy zpochybňuje vaše rozhodnutí o pronájmu, budete muset ukázat, že jste nelegálně nerozlišovali v žádném ohledu , tvaru nebo tvaru. Zákony, jako je zákon o Američanech se zdravotním postižením , hlava VII a mnoho dalších, vyžadují, abyste prokázali, že jste v souladu. Údržba těchto záznamů vám to pomůže.
Záznamy o drogových testech: 1 rok nebo 5 let pro přepravu
Pokud požadujete testování na drogy pro předem zaměstnání , je to součástí rekvalifikace a měli byste uchovat kopii výsledků za jeden rok.
Pokud provedete další testování na drogy, ať už kvůli incidentu v práci nebo jako součást náhodného přezkoušení, musíte tyto záznamy uchovat i po dobu jednoho roku. Pokud však podléháte oddělení přepravních předpisů, minimální časový rámec pro záznamy o drogových testech je pět let.
Mzdové a časové plány, atd .: doporučeno 3 roky minimálně, 5 let po ukončení
Zákon požaduje, aby jste tyto záznamy uchovávali po dobu tří let, ale nedávné soudní řízení znamená, že by bylo chytřejší, abyste je udrželi delší dobu.
Chcete si zaznamenat, kolik bylo zaplaceno každý zaměstnanec a kolik hodin jste pracovali po celou dobu svého působení ve firmě. Uchovávejte záznamy nejméně pět let poté, co zaměstnanec opustí, bez ohledu na důvod.
V případě zaměstnanců, kteří jsou osvobozeni od daně, samozřejmě není nutné uchovávat záznamy o čase, neboť jejich plat je stejná bez ohledu na počet odpracovaných hodin. Nicméně, pokud jste někdy klasifikovali zaměstnance jako osvobozené, kdyby neměla být osvobozena od daně, tato pracovní doba vám může vést k zaplacení dlužných nadčasů .
Ujistěte se, že jste zahrnovali, jak společnost vypočítala plat. Například je třeba sledovat, zda se jednalo o rovný plat, mzdu plus provizi, nadčasy, práce na kusy nebo rovnou hodinovou mzdu.
Musíte to udělat nejen pro otázky týkající se placení a daní, ale mnoho dalších rozhodnutí se spoléhá na počet odpracovaných hodin. Například způsobilost pro FMLA závisí na počtu odpracovaných hodin v roce. Máte-li zaměstnance na částečný úvazek osvobozený od daně, možná budete chtít zvážit požadování časového záznamu, abyste zjistili způsobilost FMLA. Také musíte být schopni prokázat, že jste platili své pracovníky za všechny hodiny, které pracovali.
Formulář I-9: 3 roky po pronájmu, 1 rok po ukončení, podle toho, co nastane později.
Udržujte formulář I-9 zaměstnance uchovávaný odděleně od vašich osobních záznamů po dobu tří let po nástupu zaměstnance a po dobu jednoho roku od ukončení pracovního poměru, podle toho, co nastane později.
Informace o zdraví a důchodových dávkách: 6 let
Musíte uchovávat záznamy o vašich plánech o všech svých výhodách po dobu nejméně šesti let. Soudy se domnívají, že pokud vás zaměstnanec žaluje, když říká, že si zaslouží vyšší důchod, je například povinností zaměstnavatele prokázat, že nemá dlužit více, nikoli odpovědnost zaměstnance za to, že dokáže. Uchovávejte všechny tyto souhrnné popisy plánu.
Máte-li bývalé zaměstnance, kteří mají nárok na COBRA a rozšiřují své přínosy pro zdraví, měli byste tyto záznamy uchovávat i po dobu šesti let jen proto, abyste byli v bezpečí. Zákon neupřesňuje zadržení, ale vzhledem k tomu, že by to mohlo platit podle zákona o zajištění důchodového zabezpečení zaměstnanců (ERISA), vyžaduje tento zákon zachování po dobu šesti let. Chcete-li být na bezpečném místě, nezhazujte tyto záznamy.
Záznamy FMLA: 3 roky
Pokud zaměstnanec požádá FMLA , musíte tuto papírovou stopu uchovat, i když odmítnete dovolenou. Ujistěte se, že máte přehled o dovolené každého zaměstnance - kdy začal a kolik času se používá. Pokud má zaměstnanec přerušovanou FMLA, ujistěte se, že jste sledovali každou dovolenou a zdokumentovali počet hodin . Dny a počet hodin by měly být zdokumentovány. Pamatujte, že přerušovaná dovolená může být použita několik hodin denně nebo několik dní v týdnu. Ukažte všechno a uchovejte tyto záznamy.
Nezapomeňte, že toto není úplný seznam a platí pouze pro federální zákony. Můžete podléhat dalším zákonům o uchovávání záznamů, pokud jste například federálním dodavatelem nebo váš stát má jiné standardy. Když máte pochybnosti, nevyhazujte je.
K dispozici máte další zdroje týkající se uchovávání záznamů a povinného podávání zpráv u společnosti pro řízení lidských zdrojů (Society for Human Resource Management - SHRM).
Odmítnutí odpovědnosti: Vezměte prosím na vědomí, že poskytnuté informace, ačkoli autoritativní, nejsou zaručeny z hlediska přesnosti a zákonnosti. Stránku čte celosvětové publikum a pracovní zákony a předpisy se liší od státu po stát a zemi. Vyhledejte právní pomoc nebo pomoc od státních, federálních nebo mezinárodních vládních zdrojů, abyste se ujistili, že vaše právní interpretace a rozhodnutí jsou správná pro vaši polohu. Tyto informace slouží jako návod, nápady a pomoc.