Soubor zaměstnanců je obecně uložen v uzamčené, protipožární skříňce na uzamčeném místě, které je přístupné personálu personálního oddělení.
Zásadní význam má důvěrnost informací zaměstnanců v osobním spisu.
Ze všech firemních záznamů o zaměstnance je nejčastěji přístupný denní pošadavek zaměstnancům, který informuje zaměstnavatel, nadřízený nebo personál personálních zdrojů.
Úvahy o obsahu souboru zaměstnanců zaměstnanců
Základní zásady a otázky, které je třeba vzít v úvahu při podání dokumentu v zaměstnaneckém souboru, jsou tyto.
- Zaměstnavatel potřebuje konkrétní dokument, který by odůvodňoval rozhodnutí, pokud byl zaměstnavatel žalován? Požadoval by zaměstnavatel dokument v soudním soudu?
- Znají zaměstnanci a chápou, že dokument bude podán ve svém osobním spise? Ve většině případů by zaměstnavatelé měli zaměstnance podepisovat dokument, neznamenat dohodu s obsahem dokumentu, ale uznat, že jsou si vědomi a přečetli dokument.
- Žádná překvapení, názory nebo osobní poznámky o zaměstnanci by nikdy neměly být umístěny v souboru zaměstnanců. Jen fakta, žádné spekulativní myšlenky, patří do souboru zaměstnanců.
Obsah souboru zaměstnaneckých pracovníků
Následuje doporučení ohledně dokumentace, kterou by zaměstnavatel měl uchovávat v souboru zaměstnanců.
Historie zaměstnanosti
- Žádost o práci
- Životopis
- Pokračujte v průvodním dopisu
- Ověření vzdělání
- Ověření zaměstnanosti
- Odmítnutí dopisu
- Popis pozice úlohy
- Záznamy o analýze úloh
- Písemná pracovní nabídka nebo pracovní smlouva
- Zaměstnavatelská agentura nebo dohoda o dočasné agentuře, pokud je použita
- Kontakt pro případ nouze
- Podepsaný formulář pro potvrzení zaměstnance, který obsahuje potvrzení o přijetí příručky pro zaměstnance
- Kontrolní seznam z nové orientace zaměstnance zobrazující témata, na která se vztahuje a koho
- Jakékoli dohody o přemístění a dokumentace
- Jakákoli smlouva, písemná dohoda, potvrzení nebo potvrzení mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem (např. Nekompetentní smlouva , pracovní smlouva nebo smlouva týkající se automobilu poskytovaného společností), například
- Životní formu úředních forem zaměstnání, včetně žádostí o převod , podpory , interních žádostí o zaměstnání a tak dále
- Jakákoli jiná dokumentace týkající se zaměstnání
Vývoj a zlepšení výkonnosti zaměstnanců
- Kopie jakéhokoli vyhodnocení výkonu nebo plánu rozvoje zaměstnanců
- Zaměstnanecké sebehodnocení
- Záznamy z jakýchkoli oficiálních poradenských zasedání
- Poznámky o návštěvnosti nebo o zpoždění
- Dokumentace plánu zlepšení výkonnosti
- Disciplinární zprávy o činnosti
- Rozpoznání zaměstnanců, jako jsou certifikáty, dopisy s uznáními apod
- Formální návrhy a doporučení zaměstnanců, odpovědi organizace
- Záznamy o školení
- Žádosti o školení
- Hodnocení kompetencí
- Oznámení nebo plány školení nebo školení
- Potřebné hodnocení jsou podepsány
- Zprávy o výdajích na školení
- Stížnosti od zákazníků nebo spolupracovníků
Záznamy o ukončení pracovního poměru
- Zaměstnanecký rezignační dopis
- Ukončete dokumentaci k rozhovoru
- Cobra oznámení
- Kontrolní seznam pro ukončení zaměstnání
- Konečné účtování o všech aspektech zaměstnaneckého poměru, jako je závěrečná výplata , výplatní odměna, návratnost majetku společnosti apod.
K dispozici jsou další dokumenty týkající se osobních souborů.