Zaměstnanci často také musí psát výmluvné dopisy za delší lhůty nepřítomnosti nebo jiné prodloužené volno.
Formální výmluvné dopisy se používají i v jiných situacích, jako je absence z poroty nebo absence ze školy.
Přečtěte si níže tipy na psaní formálního výmluvného dopisu, stejně jako dva vzorové dopisy: jeden příklad, který pošlete zaměstnavateli předtím, než vám chybí práce a jeden po něm.
Tipy pro psaní formálního ospravedlnitelného dopisu
- Postupujte podle formátu obchodního dopisu. Při psaní vašeho dopisu použijte oficiální formát dopisu. Chcete, aby tento dopis byl profesionální.
- Pochopte zásady zaměstnavatele. Předtím, než vám chybí práce, ujistěte se, že znáte politiku umožňující šéfovi vědět, že vás chybí. Zjistěte, zda musíte říci svému šéfovi, a jak byste mu měli dostat tyto informace (tj. Telefonní hovor, dopis, e-mail). Podívejte se také na to, jak daleko předem musíte sdělit zaměstnavateli.
- Pošlete dopis co nejdříve. Pokud je to možné, pošlete omluvu před tím, než vám chybí práce. Chcete poskytnout zaměstnavateli čas, abyste přehodnotili některé z vašich úkolů. Pokud žádáte o delší nepřítomnost, zašlete tento dopis co nejdříve. Pokud nemáte čas na zaslání formálního dopisu, zvážíte místo toho zaslání omluvy .
- Držte to krátce. Nepřestávejte do podrobností o tom, proč vám chybí práce (například dlouhý seznam příznaků, pokud jste nemocní nebo podrobný příběh o osobním problému). Místo toho zkrátka uveďte den nebo dny, kdy budete nepřítomní, a vysvětlete (stručně), proč.
- Nabídnout pomoc. Mohli byste zvážit, jak pomáháte vyrovnat se s vaší nepřítomností nějakým způsobem. Mohli byste například říci, že během vaší nepřítomnosti budete pořád ještě na e-mailu, nebo byste mohli nabídnout, že budete muset ještě jednou nebo dvěma dny pracovat, abyste mohli dokončit některé zmeškaných projektů. Pokud si můžete připravit svou nepřítomnost v předstihu, požádejte jednoho nebo dva kolegy nebo zaměstnance o pomoc při vyplňování případných úkolů, které vám chybí. To bude obzvláště důležité, když požadujete delší dovolenou.
Vzorový oficiální dopis s výmluvou (před chybějící práce)
datum
Jméno zaměstnavatele
Název zaměstnavatele
Organizace
Adresa
Město (*): Stát (*): PSČ
Vážený pan / paní. Příjmení:
Přijměte tento dopis jako oficiální oznámení, že se nebudem moci zúčastnit práce od 1. září 20XX do 5. září 20XX. Budu se účastnit odborné konference, s kterou jsem s vámi mluvil o tomto týdnu.
Zajistil jsem, že budu pracovat v e-mailu během pracovního času, a jednou denně zavolám do kanceláře a zjistím, co mi chybí.
Dejte mi prosím vědět, jestli mohu poskytnout další informace, nebo pokud potřebujete něco jiného od mně, aby se moje absence stala hladce. Děkuji, že mi dovolil, abych využil této skvělé příležitosti.
S pozdravem,
Váš podpis (dopis v tištěné podobě)
Vaše zadané jméno
Vzorový oficiální dopis s výmluvou (po chybějící práci)
datum
Jméno zaměstnavatele
Název zaměstnavatele
Organizace
Adresa
Město (*): Stát (*): PSČ
Vážený pan / paní. Příjmení:
Přijměte tento dopis jako oficiální oznámení, že jsem nemohl navštěvovat práci dne 1. září 20XX kvůli nemoci. Už jsem dokončil úkoly pro tento týden, které jsem při mé nepřítomnosti minul.
Dejte mi prosím vědět, pokud mohu poskytnout další informace. Děkuji za pochopení.
S pozdravem,
Váš podpis (dopis v tištěné podobě)
Vaše zadané jméno
Odeslání e-mailové zprávy
Někdy je více smysluplné poslat e-mailovou zprávu vysvětlující vaši nepřítomnost. Například pokud chcete co nejdříve sdělit svému šéfovi, že nebudete v práci, e-mail je nejrychlejší způsob sdílení těchto informací. Někteří zaměstnavatelé dokonce požádají zaměstnance, aby je upozorňovali na absenci prostřednictvím e-mailu.
Pokud posíláte e-mailovou zprávu ospravedlnění za vaši nepřítomnost, ujistěte se, že máte e-mailovou adresu krátkou, a jednoduše uvedete data, která vám chybí, a krátké vysvětlení, proč budete pryč.
Nezapomeňte také zahrnout jasnou čáru předmětu. Můžete prostě napsat "Absence from Work" v předmětu. To jasně vysvětluje účel vašeho e-mailu vašemu šéfovi.
Pokud byste raději zaslali své ospravedlnění e-mailem, můžete odeslat profesionální e-mailovou zprávu .