Napsání efektivního, leštěného obchodního dopisu může být snadné sledovat úkol, pokud budete dodržovat stanovená pravidla pro rozložení a jazyk. Uvědomte si, že váš příjemce pravidelně čte značnou část korespondence a bude upřednostňovat dobře provedené dopisy, které neobsahují překlepy a gramatické chyby. Dobrým pravidlem je dvakrát to provést , a poté ho kolegium přezkoumá, aby se zajistilo, že nic není zapomenuto.
Části obchodního dopisu
Každá část vašeho dopisu by měla dodržovat příslušný formát, počínaje kontaktními informacemi a informacemi o vašem příjemci. oslovení; tělo dopisu; uzavření; a konečně, váš podpis.
Formát obchodního dopisu
Níže je uveden formát tradičního obchodního dopisu s tipy, jak jej postavit na základě vašeho vztahu s čtenářem a jaký je požadovaný výsledek.
Vaše kontaktní údaje :
Tvé jméno
Vaše adresa
Vaše telefonní číslo
Vaše emailová adresa
datum
Kontaktní údaje příjemce:
Jejich jména
Jejich titul
Jejich společnost
Adresa společnosti
Pozvánka :
- Použijte " Komu se to může týkat ", pokud si nejste jisti, koho adresujete.
- Použijte oficiální pozdrav "Vážený pane / Ms./Dr. [Příjmení] ", pokud nepoznáte příjemce.
- Použijte "Dear [First Name]", pouze pokud máte s příjemcem neformální vztah.
Tělo
Základy formátování:
- Použijte jednorozměrné řádky s přidaným prostorem mezi jednotlivými odstavci, po pozdravení a nad závěrem.
- Vlevo ospravedlňuje váš dopis (proti levému okraji).
Strikejte správný tón:
Vyplňte účel vašeho dopisu prostřednictvím jednoduchého a cíleného jazyka, přičemž krátce zahájíte úvodní odstavec. Můžete začít s tím, "píšu s odkazem na ..." a odtamtud jen sdělte to, co musíte říct.
Následující odstavce by měly obsahovat informace, které svým čtenářům plně porozumí vašim cílům, ale vyhýbají se meandrujícím větám a zbytečně dlouhým slovům. Opět platí, že je to stručné, abyste si udrželi svou pozornost.
Pokud je vaším záměrem přesvědčit příjemce - investovat peníze, poskytnout vám informace, pronajmout si vás, partnera s vámi nebo opravit problém - vytvořit přesvědčivý případ pro danou věc. Pokud například chcete, aby čtenář sponzoroval charitativní akci, zjistěte jakékoliv překrytí s filantropickými cíli společnosti. Přesvědčte čtenáře, že vám pomohou být vzájemně prospěšné a zvýšíte vaše šance na získání podpory.
Udržujte závěrečný odstavec na dvě věty. Jednoduše zopakujte svůj důvod pro psaní a poděkujte čtenáři, že zvážili vaši žádost.
Bezplatné uzavření :
Některé dobré možnosti pro vaše uzavření zahrnují:
- S úctou Váš,
- S úctou,
- Srdečně,
- S úctou,
Pokud je váš dopis méně formální, zvažte použití:
- Vše nejlepší,
- Nejlepší,
- Děkuji,
- Pozdravy,
Podpis:
Napište svůj podpis těsně pod vaší uzavření a ponechte čtyři jednotlivé mezery mezi uzavřením a zadaným celým jménem, názvem, telefonním číslem, e-mailovou adresou a dalšími kontaktními informacemi, které chcete zahrnout. Použijte níže uvedený formát:
Váš ručně psaný podpis
Zadáno celé jméno
Titul
Odeslání e-mailového dopisu
Pokud posíláte e-mailové dopisy, váš podpis bude mírně odlišný . Spíše než obsahovat kontaktní informace v hlavičce dopisu, zadejte jej pod podpis. Například:
S úctou,
Jméno Příjmení
Titul
Vaše adresa
Vaše telefonní číslo
Vaše emailová adresa
Zahrnout téma, o němž píšete, do řádku předmětu e-mailu, takže čtenář je jasný, proč posíláte zprávu.
Tipy pro psaní obchodních dopisů
Podrobnější tipy naleznete v těchto pokynech, jak napsat obchodní dopis , včetně volby písma, výběru okrajů a správného formátování dopisu.
Je vždy užitečné podívat se na příklady, abyste získali nápady pro svou vlastní korespondenci. Přezkoumejte vzorky dopisů, včetně doprovodných dopisů, rozhovor děkuji dopisům, následným dopisům, dopisům o přijetí a odmítnutí zaměstnání, rezignačním dopisům, dopisům o zhodnocení a dalším vzorům dopisů týkajících se obchodu a zaměstnání.