Záhlaví
Záhlaví obsahuje identifikační údaje pro přehled. Budete zadávat název, datum, kdy bude zpráva zveřejněna, stav brzdění všech informací, o kterých oznamujete (červená, žlutá zelená), a celkovou metriku, možná procento dokončeno, plán versus aktuální.
Poznámka: Tato zpráva o pokroku se nejčastěji používá pro projekty, ale může být také použita k oznamování dalších věcí. Například, pokud vám byla přidělena úloha snížit počet hodin na výkres pro inženýrskou firmu, použijete zprávu o pokroku, abyste ukázali svůj pokrok při snižování počtu hodin na výkres.
- Název: Zpráva o pokroku projektu X
- Datum: 30. května 20xx
- Stav: Zelená
- Percento dokončeno: 63 aktuálních, 59 plánů.
Shrnutí
Napíšete poslední shrnutí. Toto je shrnutí všech hlavních bodů uvedených níže v textu zprávy. V závislosti na vašem publiku někdy je shrnutí je omezené. To závisí na vašem publiku, na počtu lidí, kteří zprávu obdrželi a na jejich úrovni v rámci organizace. Shrnutí je zaměřeno na ty vedoucí pracovníky, kteří nemají čas číst celou zprávu. Pokud je vaše zpráva určena vašemu bezprostřednímu nadřízenému , očekává se, že si zprávu přečte a shrnutí nemusí být potřeba.
Pokud se jedná o zprávu, která je široce distribuována mnoha vedoucím pracovníkům v celé organizaci, může být nutné zahrnout shrnutí pro ty osoby, které nemají čas číst celou zprávu.
Pokrok dílů součásti
Toto je hlavní část zprávy. V této části zprávy jste podrobně popsali svůj pokrok ve všech dílčích oblastech projektu.
Uvádíte svůj pokrok a úspěchy týkající se všech metrik během tohoto časového období. Ukazuješ, jaký bude tvůj plán pro další časové období. A pak vypisujete nejen blokátory, ale také to, jaké úsilí vynaložíte, abyste je vyčistili. Nakonec sekce bude ukázat, jaká další pomoc potřebuje váš šéf nebo jiný příjemce zprávy o pokroku.
souhrn
V souhrnu se následuje část zprávy. Zahrnuje méně podrobností než postup popsaný v předchozí části. Měli byste zahrnout stejné informace, metriky, úspěchy, plán pro další období a všechny blokátory, ale uveďte méně podrobností pro každou kategorii. Například souhrn může být pouze jedna věta, jako "všechny výstupy jsou včas", zatímco zápis o pokroku v předchozí části může říkat, že "Deliverable A, splatný na xx / xx / xx bude doručen o tři dny dříve. Zpráva Y bude doručena včas na xx / xx / xx. A zpráva C, zpožděná po dobu dvou týdnů při čekání na grafiku, se očekává, že bude dodána v revidovaném termínu splatnosti xx / xx / xx. "
Další datum splatnosti sestavy
Zde je seznam, kdy bude odeslána další zpráva. Pokud se jedná o týdenní zprávu, například následující týden následující zpráva se zobrazí následující datum.
U měsíčního přehledu byste zobrazili datum příštího měsíce, kdy bude zpráva odeslána. Lidé, kteří obdrží zprávu, očekávají, že tyto údaje budou stejně přesné jako údaje v přehledech.
Spodní linie
Zpráva o pokroku se skládá z volitelného shrnutí, hlášení o průběhu všech komponent v rámci projektu, podrobného shrnutí a časové osy. Zvyšte jejich přesnost.