Klíč pro správu setkání - Stand PAT
Někteří manažeři zaměstnávají PAT
přístup ke schůzkám, vyžadující P urpose, A genda a T imframe. Zapínání účastníků těmito kritickými kontextovými body před zasedáním zajistí, aby se lidé ukázali připraveni k účasti a podpořili celkový záměr setkání. Jasný PAT obrys pomáhá zajistit produktivní relaci.
Měli byste být schopni definovat účel schůze nejvýše v 1 nebo 2 větách. "Tato schůzka má naplánovat novou marketingovou kampaň" nebo "toto setkání je zaměřeno na přezkoumání nových zásad dopravy pro zpracování výnosů". Účel pomáhá zajistit, že každý ví, proč tam jsou, co je třeba udělat, a jak řídit pokrok a usilovat o závěr.
Nastavte program. Uveďte položky, které chcete zkontrolovat / diskutovat / prověřit. Ráda přiřadím časový limit každé položce programu (viz níže) a určit osobu, která je zodpovědná za zmírnění diskuse. Nastavte časový rámec; přinejmenším nastavte čas začátku a konce.
Také doporučuji nastavit dobu trvání pro každou položku v agendě. Ty by měly být celkem v celkovém časovém rámci.
Začněte schůzky včas
Pokud pracujete v jedné z těch kultur, kde se lidé schází na schůzky až do pěti až deseti minut po plánovaném začátku, je čas začít nový trend.
Jedna firma povzbuzuje své manažery, aby zavřely dveře v plánovaném začátku, a ti, kteří jsou pozdě, nejsou vítáni. Zatímco to může být drakoničtější, než byste chtěli jednat, neměli byste mít žádné pochyby o tom, že schůzku přivedete k objednávce, přezkoumáte účel a potvrdíte očekávání a načasování.
Nečekejte, až se objeví stoupenci. Když někdo přijde pozdě, nevrať se zpět a přečtěte si, co již bylo pokryto. Pokračujte v tématech schůzek. To bude nepříjemné pro stoupence a zlepší šance, že ho přijde včas na příštím setkání.
Pokud se organizátor / sponzor setkání nezobrazí včas, zváží zrušení schůzky a vrátí se zpět do práce. Doba čekání po pěti až sedmi minutách je přiměřená. Kurzy jsou, organizátor schůzky narazil na nečekané potíže a raději byste neměli ztrácet čas tím, že ho čekáte.
Uspořádejte schůzku na téma
Dobrou praxí je přisoudit někomu, aby v průběhu setkání udržoval všechny na cestě. Příliš často se diskuse posunují a pak se rozkládají na víru názorů, nápadů, faktů a emocí. Namísto toho přidělujte roli a informujte všechny účastníky o tom, že tento jedinec se zasahuje, pokud a kdy se diskuse vymaní z agendy a konkrétního bodu diskuse.
V některých firmách je tato role označována jako "Traffic Cope", v jiných, "Topic Keeper". Bez ohledu na označení je tato role nesmírně užitečná při posílení efektivity a produktivity vašich schůzek.
Pokud vzniknou další témata, která jsou mimo program, ale důležitá pro diskusi, je třeba je jasně zachytit a umístit do "parkoviště" pro budoucí úvahu a diskusi nebo pro diskrétní setkání. Majitel schůzky si vyhrazuje právo povolit menší rozporuplnou diskusi, pokud podporuje celkový cíl setkání.
Uchovávejte a distribuujte poznámky / minuty zasedání
Někdo jiný než organizátor schůze by měl vést schůzku. Dobrý záznam zápisů bude obsahovat:
- Doba setkání, datum a místo
- Popis účelu
- Kopie agendy
- Seznam účastníků a seznam těch, kteří se nezúčastnili
- Podrobný shrnutí závěrů, položek akce, odpovědností a termínů dokončení. Mnohé poznámky používají program jako průvodce pro vypsání závěrů a akcí.
- Plánované následné schůzky, pokud je to skutečně zapotřebí.
V ideálním případě rozšiřte poznámky o schůzkách co nejdříve po ukončení schůzky a naprosto do jednoho pracovního dne. Zápisy a poznámky slouží jako důležitá připomínka pro účastníky, stejně jako informační zdroj pro další zainteresované strany nebo pro ty, kteří schůzi zmeškali. Minuty jsou skvělým nástrojem k tomu, aby připomínali lidem a týmům jejich odhodlané následné akce.
Spodní linie pro nyní:
Je možné, že schůzka povede k pozitivnímu výsledku, který pomůže posunout projekty a lidi vpřed, prostě se na to nepočítejte. Některé úsilí a záměrné posílení vašich technik řízení schůzek zlepší vaše šance na dosažení skvělého výsledku.
-
Aktualizováno Art Petty