Tento článek nabízí nápady pro manažery na všech úrovních, aby posílily dovednosti usnadňující schůzky na podporu zlepšování produktivity.
Tam, kde se správci špatně setkávají
Mnoho manažerů se domnívá, že vědí, jak "schůzku" scházet.
Nastavují agendu, dělají všechny rozhovory a dělají všechna rozhodnutí. Zatímco to může být pro manažery snadné a efektivní, je to často ztráta času lidí a neuplatňuje se na tvůrčí potenciál týmu. Ve skutečnosti to má opačný účinek, jaký mají zaměstnanci tendenci se stahovat, a odkládá se tomu manažerovi, který zjevně chce mít na starosti.
Existuje mnoho důvodů, proč manažeři nezapojují své zaměstnance více na schůzky, včetně:
- Strach z odchodu.
- Falešné přesvědčení, že protože mají na starosti, musí poskytnout všechny odpovědi.
- Nedostatek důvěry v dovednosti nebo schopnost řešit problémy svých zaměstnanců.
- Nedostatek dovedností usnadňujících schůzky.
Zatímco první tři položky jsou chování špatných manažerů, poslední, pomocné dovednosti, lze naučit a posílit s praxí.
Posílení dovedností pro usnadnění setkání
Podle definice usnadňuje prostředky " usnadnit nebo méně obtížné; pomáhat vpřed . "Aby manažer usnadnil schůzku (namísto toho, aby ji vedl), musí být ochotni propustit svou moc a být otevřený různým výstupům a přístupům.
Správná schůzka usnadňuje účast všem, kteří se podílejí na identifikaci a řešení problémů. Týmy budou téměř vždy vyvíjet lepší, kreativnější řešení než jakýkoli manažer by mohl a bude pravděpodobněji podporovat implementaci řešení.
Zde je devět dovedností potřebných k usnadnění schůzky, které je možné naučit a zlepšit s praxí:
- Plánování agendy. Společné setkání začíná plánováním agendy. Výběr tém, které vyzývají k účasti, tj. Problém, který je třeba vyřešit, je mnohem více zapojení než "informační" témata. Je však třeba věnovat dostatek času, aby bylo možné zapojit se do skupiny.
- Nastavení prostředí a klimatu. Logistika záležitost! Když lidé jsou nepříjemní, nemohou se navzájem vidět, neslyší nebo jsou hladní, výsledky setkání budou trpět. Naučte se, jak používat logistiku jako způsob, jak podpořit skvělou účast a odstranit bariéry.
- Kladení otázek. Velké otázky stimulují velkou diskusi. Článek " 70 úžasných koučovacích otázek s použitím modelu GROW " nabízí některé vynikající diskusní výzvy.
- Aktivní poslouchání. Když manažer parafrázuje, kontroluje porozumění a žádá další otázky, povzbuzuje větší účast a udržuje diskusi. V části " Jak se stát lepším posluchačem " sdíleji názory na posílení svých aktivních poslechových dovedností.
- Brainstorming. Většina lidí si myslí, že už vědí, jak se báječně rozpadají. Obvykle to však nejsou. V příliš mnoha nastaveních se účinnost brainstormingu snižuje špatným řízením procesu, silnými sociálními nebo politickými tlaky a špatnými schopnostmi usnadnit. Mnoho lidí nikdy opravdu nezažilo sílu dobře fungující brainstormingové schůzky. Podívejte se na " 15 způsobů deště na brainstorming session " za to, co neudělat - pak dělat opak!
- Dovednosti budování konsensu. Konsensus neznamená, že každý musí souhlasit s rozhodnutím. To znamená, že každý má příležitost sdílet své pohledy a navrhovat nápady. Správné ulehčení pomůže skupině od sdílení nápadů k vývoji účinného rozhodnutí . Dosažení konsensu trvá déle, ale obvykle získává ze skupiny větší buy-in. Nezapomeňte však, že konsenzus není konečným cílem. Účinným rozhodnutím pro tento problém je nejdůležitější otázka. Více informací o tom, jak vést tým prostřednictvím konsenzuálního rozhodovacího procesu, najdete v šesti krocích.
- Řešení konfliktů. Kdykoli je k řešení problému zapletený počet lidí, konflikt je nevyhnutelný. Konflikt tohoto problému nebo problému je ve skutečnosti vnímán týmovými výzkumníky jako součást procesu efektivního rozhodování. Manažer se musí naučit, jak pozitivně využít výkon konfliktu. Viz: "Řešení konfliktů pro malé skupiny ".
- Nonverbální komunikační dovednosti. Zatímco vědci tvrdí přesné procentní podíly, většina by souhlasila, že více než 50 procent komunikace je neverbální. Správce musí být schopen číst tón a jazyk těla skupiny, aby zhodnotil jejich úroveň angažovanosti, upřímnosti a závazku.
- Záznam. Skromná skupinová facilita zahrnuje znalost, kdy se obrátit na předváděcí sešit nebo tabuli zachytit to, co lidé říkají. Díky tomu se lidé cítí, že jejich nápady jsou slyšeny a jsou ceněny a slouží jako cenný záznam, který lze použít při plánování akcí a následných opatřeních.
Sečteno a podtrženo:
Čas je cenným přínosem v životě i v práci. Snažte se spravovat schůzky pro optimální efektivitu a efektivitu. Učení, procvičování a uplatnění devíti facilitačních dovedností uvedených výše je skvělým místem k zahájení.
-
Aktualizováno Art Petty