Vydáno 8/1/2015
Je pravděpodobné, že pokud bude někdo povýšen na svou první manažerskou roli, bude poprvé spravovat rozpočet oddělení.
Většina nových manažerů získává málo nebo žádnou formální odbornou přípravu na to, jak sestavit rozpočet, sledovat jejich výdaje nebo jak provádět úpravy v polovině roku. Oni jsou často předal tabulku nebo zprávu od svého manažera, nebo finanční oddělení, a očekává se, že to ví, jak to udělat, nebo se učit pokusem a omyl.
Zatímco "pokus a omyl" může být efektivní způsob, jak se naučit nové dovednosti, bylo by lepší, kdyby nový manažer nemusel dělat příliš mnoho bolestivých chyb.
Níže uvádíme několik poznatků z vlastního zkušebního a chybového učení, které věřím, že většina nových manažerů může využít:
Investujte čas, abyste se učil přímo od začátku
Není lepší čas se ptát na "hloupé" otázky, než když jste něco nového a nikdy jste to neudělali. Lepší je požádat a utratit čas předem učení, než počkat, dokud někdo nesmí upozornit na vaše chyby . Požádejte o čas od svého manažera (nebo předchůdce, pokud je to možné), abyste si prohlédli základní filozofii, zastřešující cíle, formát a každou řádkovou položku. Pokud má vaše organizace finanční osobu, požádejte ji, aby také s vámi strávila čas. Většina z nich bude lahodná a ochotná sdílet své odborné znalosti. Koneckonců, pokud vás mohou vycvičit, jak postupovat podle svých specifikací předem, budete pro ně později méně bolesti.
Absolvujte kurz kurzů "Finance a rozpočet pro nefinanční manažery"
Podívejte se na místní univerzitní obchodní školy v sekci "Výkonné vzdělávání". Většina obchodních škol nabízí jedno až třídenní kurzy bez kreditu. Během kurzu nebo po něm se věnujte času kontrole výroční zprávy společnosti a pochopte různé finanční poměry a přehledy.
Spravujte své oddělení rozpočtu jako je to vaše vlastní podnikání
Když pracujeme pro velké organizace, končíme s léčbou "firemních" peněz tak, jak rostou na stromech. Nejedná se o to, a teď je vaší úlohou jako manažer, aby jste získali osobní vlastnictví prostředků vašeho oddělení.
Buď týmový hráč
Je-li to možné, zkontrolujte rozpočet vašeho manažera. I když je důležité, abyste převzali vlastnictví rozpočtu, je vaše jednotka součástí větší jednotky. Požádejte svého manažera, aby vám ukázal, kde se váš rozpočet hodí, a podporuje velký obraz i vzájemnou závislost s vašimi vrstevníky. Mohou existovat časy, kdy jiné oddělení potřebuje peníze na cíle, které mají vyšší prioritu než vaše. Nečekejte na to, abyste byli požádáni, nebo jej nechte odebrat - buďte aktivní a nabídněte, aby pomohl vašemu peer manažerovi. Budete vnímána jako strategická a spolupracující .
Nepoužívejte hloupé hry
Jen proto, že "každý to dělá", neznamená, že to není pro firmu hloupé a špatné. Příklad typické hloupé rozpočtové hry, kterou hrají manažeři, je "užívání nebo ztráta výdajů." Je to, když se blížíte ke konci roku a váš rozpočet běží podle vaší předpovědi. V minulých letech, kdy jste nepotřebovali, byl rozpočet na příští rok stanoven na základě skutečného roku.
Takže, abyste svůj rozpočet nezmenili znovu, půjdete na nákupy - kupujete věci, které nepotřebujete, ani si je zásobujete jen v případě, že byste mohli potřebovat.
Sledujte měsíční výdaje a proveďte proaktivní opravy
Nepředpokládejte, že vám "někdo" řekne, kdybyste byl nad rozpočtem. Ve skutečnosti možná budete muset požádat o měsíční zprávy nebo sami sledujte. Nečekejte až do konce roku, kdy je to překvapení (pro vás a vašeho šéfa). Do té doby je příliš pozdě, než vyšetřovat a provádět opravy. Buďte odpovědní, změřte sebe a proaktivně informujte svého manažera.
Buďte transparentní a zapojte svůj tým
Podělte se o svůj rozpočet se svým týmem, možná se dokonce zapojte do sestavení prognózy. Zapojení vašeho týmu a napomáhání porozumění procesu tvorby rozpočtu vytváří pocit sdíleného vlastnictví a povzbuzuje zaměstnance, aby našli kreativní způsoby řízení výdajů.
Buďte strategičtí
Nepoužívejte jen minulý rok a přidáte deset procent do prognózy pro příští rok. Začněte vyvíjet strategii a cíle a pak určit zdroje potřebné k dosažení těchto cílů. Pokud budete potřebovat více než v loňském roce, připravte si obchodní případ, který odůvodní vaši žádost o dodatečné financování.
Nepřehánějte to
Zatímco řízení rozpočtu je pro správce důležitou roli, neztraťte z dohledu nejdůležitější věci: vaši lidé! Ujistěte se, že utrácíte nejméně pětkrát více času rozvíjejícím se tým, že jste křupavá čísla.