Než zapíšete - nebo dokončíte - další obchodní dopis, věnujte pozornost formátu dopisu, od výběru písma ke stylu, a zároveň je vhodné použít pozdravy a odhlášení.
Různé formáty pro obchodní dopisy
Poznámka k formátu pro obchodní dopisy. Existují tři základní styly obchodních dopisů:
- Formát bloku: V tomto stylu je veškerý text vlevo odůvodněn. Přeskočte jeden řádek mezi jednotlivými sekcemi.
- Modifikovaný formát bloku: Většina obsahu je v tomto stylu ponechána oprávněná, stejně jako ve formátu blokového formátu. Zde jsou výjimky: pro vaše kontaktní informace a volné zavření se přesuňte do středu stránky a napište tam informace.
- Formát polobloku: Také někdy označován jako formát odsazení, tento styl je stejný jako formát upraveného bloku, kromě toho, že má každý odstavec odsazený.
Kterýkoli z těchto stylů je přijatelný pro použití v obchodním dopisu, ale vzhledem k tomu, že pravidla pro formát bloku jsou tak jasná, může to být snadnější možnost výběru.
Mnoho programů pro zpracování textu bude mít k dispozici šablony, které vám pomohou správně formátovat vaše dopisy. Bez ohledu na formát, který si zvolíte, ujistěte se, že do jednoho místa je písmeno a přeskočte mezeru mezi každým odstavcem a sekcí.
Profesionální vzhled
Vystupuje záležitost! Obchodní dopis je profesionální korespondencí, ale to nebude vnímáno tak, pokud se rozhodnete pro šikovné písmo nebo budete mít spoustu nápisů.
Zde uvádíme několik pokynů:
- Vyberte vhodné písmo a velikost písma.
- Vyhněte se příležitostnému jazyku nebo slangu.
- Zabezpečte pečlivé opravy chyb a gramatických chyb.
- Pokud vytisknete písmeno, zvážit výběr vysoce kvalitního papíru. Jakýkoli papír, který si zvolíte, před vložením do obálky opatrně vyměňte dopis. Pokud můžete, zadejte adresu příjemce na obálce; pokud to není možné, použijte nejkrásnější rukopis.
V následující šabloně obchodních dopisů jsou uvedeny informace, které musíte zahrnout do obchodního dopisu.
Šablona obchodního dopisu
Kontaktní údaje: Uveďte kontaktní údaje v následujícím pořadí.
Pokud používáte personalizovaný hlavičkový papír, který obsahuje tyto informace, tuto sekci ponechte.
Tvé jméno
Vaše adresa
Vaše město, stát, poštovní směrovací číslo
Vaše telefonní číslo
Vaše emailová adresa
Datum: Ve Spojených státech je formát pro psaní data měsíc, datum a rok. Například 3. září 2017 . Nekomprimujte měsíc.
Kontaktní údaje: Uveďte kontaktní údaje osoby, kterou píšete. Pokud nemáte konkrétní jméno, nechte to.
název
Titul
Společnost
Adresa
Město (*): Stát (*): PSČ
Pozdrav: Začněte písmenem s pozdravem, například "Drahý", za kterým následuje název a jméno.
Podívejte se na další příklady vhodných pozdravů, které můžete použít v obchodním dopise , a také rady, jak postupovat, pokud nemáte konkrétní kontaktní osobu. Postupujte podle názvu osoby dvojtečkou.
Vážený pan / paní. Příjmení:
Tělo obchodního dopisu
Udržujte svůj dopis jednoduchý a zaměřený, takže účel vašeho dopisu je jasný.
První odstavec vašeho obchodního dopisu by měl představovat úvod k tomu, proč píšete. Potom v následujících odstavcích poskytněte další informace a podrobnosti o vaší žádosti. Závěrečný odstavec by měl zopakovat důvod, proč píšete, a poděkovat čtenáři za přezkoumání vaší žádosti.
Zadejte svůj dopis a ospravedlňte svůj dopis vlevo. Nechte prázdný řádek mezi jednotlivými odstavci.
S úctou Váš,
Podpis:
Ručně podepsaný podpis (pro dopis zaslaný poštou)
Zadaný podpis
Pokud si nejste jisti, co psát tělo obchodního dopisu, přečtěte si tyto vzorové hledání práce a zaměstnání dopisy pro inspiraci.
Zvažte použití šablony
Zaplaveny všemi kroky při formátování dopisů obchodních dopisů? Šablona vám může pomoci. Šablony dopisů společnosti Microsoft jsou k dispozici ke stažení zdarma pro uživatele programu Microsoft Word nebo jsou k dispozici ve vašem programu Word, které je možné použít k vytvoření různých obchodních a pracovních dopisů.