Zaměstnanecké lékařské informace se nikdy nenacházejí v souboru zaměstnanců zaměstnanců
Vzhledem k tomu, že lékařský soubor obsahuje citlivé a důvěrné informace, musí se nacházet v bezpečném, uzamčeném, nepřístupném místě.
Spisová skříňka, ve které jsou umístěny zdravotnické spisy zaměstnanců, by měla být také zamčená a personál HR by měl mít pouze klíče. Přístup k lékařským souborům zaměstnanců je omezen pouze na pracovníky v oblasti lidských zdrojů.
Zákon o přenositelnosti a odpovědnosti zdravotního pojištění z roku 1996 (HIPAA) vyžaduje, aby zaměstnavatelé chránili zdravotní záznamy zaměstnanců jako důvěrné; zdravotní záznamy by měly být uloženy odděleně a kromě jiných obchodních záznamů. Nikdy neskladujte lékařské záznamy zaměstnanců v obecném personálním spisu zaměstnance.
Vzhledem k důvěrnosti informací musí být záznamy odděleny od souborů, které mohou zaměstnanci, jako například nadřízení nebo správci, přistupovat. (Ve skutečnosti se to také doporučuje pro personální spisy obecně - poskytujte pouze personální personál přístup.)
Obsah zdravotnického souboru zaměstnance
Jedná se o typy položek, které by měly být bezpečně uloženy ve zdravotnickém souboru zaměstnance. Pokud máte pochybnosti, chybujte na straně ochrany lékařsky souvisejících informací vašich zaměstnanců.
- Žádosti a formy zdravotního pojištění
- Životní pojištění a formuláře
- Určené informace o příjemcích
- Žádosti o další zaměstnanecké benefity, které by mohly vyžadovat lékařské informace, jako je pojištění zraku
- Žádosti o zaplacené nebo neplacené lékařské lhůty nepřítomnosti
- Zprávy o rodinných zdravotních a dovolených právech (FMLA) a souvisejících aplikacích a papírování
- Lékařské podepisování dokumentů FMLA
- Dokumentace o onemocněních rodinného příslušníka nebo dítěte, pro něž žádáte o čas FMLA, abyste poskytli trvalou péči
- Zdravotně související dokumentace týkající se dovolené pro zaměstnance, kteří nejsou způsobilí k odchodu z pracovního poměru z FMLA
- Lékařské vyšetření, poznámky, korespondence a doporučení
- Zdravotní výmluvy týkající se nepřítomnosti nebo zpoždění od lékaře
- Lékařské omezení práce s dokumentací doporučujícího lékaře
- Zprávy o úrazech a úrazech, včetně dokumentů vyžadovaných OSHA
- Odpovědné zprávy pracovníků o úrazech nebo nemoci
- Jakákoli jiná forma nebo dokument, který obsahuje osobní lékařskou informaci o zaměstnance.
Pokud tyto soubory uchováte 100% důvěrné, vaši zaměstnanci vám důvěřují a budete dodržovat ducha a význam zákona.
Odmítnutí odpovědnosti: Vezměte prosím na vědomí, že poskytnuté informace, ačkoli autoritativní, nejsou zaručeny z hlediska přesnosti a zákonnosti. Stránku čte celosvětové publikum a pracovní zákony a předpisy se liší od státu po stát a zemi. Vyhledejte právní pomoc nebo pomoc od státních, federálních nebo mezinárodních vládních zdrojů, abyste se ujistili, že vaše právní interpretace a rozhodnutí jsou správná pro vaši polohu. Tyto informace slouží jako návod, nápady a pomoc.