Jak (a proč) zaznamenávat minuty zasedání
Minuty obvykle obsahují:
- jména účastníků,
- body programu jednání ,
- rozhodnutí účastníků,
- následné akce, kterých se účastníci zavázali,
- lhůty pro splnění závazků a
- jakékoliv další události nebo diskuze, které stojí za dokumentaci pro budoucí revizi nebo historii.
Příklady zápisů z jednání se zaměřují na rozhodnutí učiněná během schůzky a závazky účastníků. Závazky jsou doprovázeny termíny a dalšími podrobnostmi potřebnými pro společné porozumění účastníky schůze.
Setkání zápisů jako historický dokument
Jako historický dokument jsou také užitečné pro dokumentaci klíčových myšlenek nebo diskusí, které vedly k rozhodování. Například odpovědi na otázky později, když člen týmu říká: "Co kdy jsme mysleli, když jsme si vybrali tento cíl."
Účinné schůzky obsahovaly pět alternativ, které tým diskutoval, a hlavním důvodem, proč byly vybrány jiné dostupné cesty.
Účinné schůzky pro typické obchodní schůzky nepotřebují zaznamenávat každou diskuzi.
Nepotřebují také a neměli by uvádět, kdo to řekl. Ani by neměli dokumentovat to, co každý účastník říká podrobně. V uvedeném příkladě účinná poznámka shrnuje diskusi spíše než zapisovat každé slovo.
(Uvědomte si, že toto pravidlo se liší v případě jiných typů schůzí v takových situacích, jako je soudní jednání, soudní slyšení a tak dále.
Tyto zápisy vyžadují přesný záznam o rozhovorech a výpovědích.) Ale vaše typické setkání na pracovišti není.
Kdy a jak sdílet zápis z jednání
V ideálním případě budou zápisy z jednání zaslány účastníkům schůzky elektronicky na konci schůzky. V takovém případě účastníci okamžitě oznámí své závazky a lhůty. Není-li to možné (např. Správce poznámek chce vyčistit chyby), příjemce by měl rozdávat minuty zasedání do 24 hodin po schůzce.
Zápisy slouží jako připomínka členů členů týmu, kteří se na schůzi setkali. Pomáhají účastníkům přenášet své schůzky na kalendáře a seznamy. Slouží jako připomínka k jakékoli položce, která musí účastníkům předcházet před příštím zasedáním.
(To může eliminovat jeden z nejvýznamnějších problémů se schůzem, obecně - předávání informací na schůzi tak, aby účastníci strávili schůzku na čtení spíše než na interakci.) Koneckonců, není interakcí bod schůzky? Pro cokoliv jiného máte nástroje jako e-mail a Yammer.
Budete chtít na začátku příští schůzky prohlédnout vaše minuty předcházející schůzky, aby si je mohli ověřit o správnosti a dalších krocích.
Minuty zasedání účinně přispívají k úspěšným schůzkám, pokud jsou zápisy řádně psány a distribuovány včas. To platí zejména tehdy, když tým vytvořil silné normy, které podporují jeho obchodní úspěch .
Jak se organizace potýkají se zápisem z jednání?
Rozhodující pro úspěch schůzky , záznamník nebo rekordér dokumentuje schůzku pro účastníky, historii a zaměstnance, kteří potřebují vědět, co se stalo na schůzce. Bez úplných zápisů z jednání se schůze vyvíjí vyhlídky na úspěch.
Zaměstnanec, který přijímá zápisy z jednání, je obvykle členem týmu a bere si poznámky během účasti na schůzce. Na schůzkách, které mají právní nebo vládní související řízení, důsledky nebo požadavky, jako jsou slyšení, požadovaná schůze správní rady nebo usnesení, účastník, který není účastníkem, bere oficiální zápis a často zaznamenává řízení.
Zaměstnanec, který zaznamenává zápisy, musí mít na uchování detailu správné zaznamenání. Zaměstnanec se také musí účinně multitasktivně účastnit schůzky při zaznamenávání zápisů.
Na některých schůzkách stejný zaměstnanec přijímá zápisy na každém zasedání. V ostatních rolích přechází role zaměstnance na zaměstnance. Stejně jako vedoucí schůzky hraje role vedoucího , komunikace a efektivních dovedností vedení vedení.
Jaké jsou požadavky na schůzku Minutes Note Taker?
Požadavky na záznamník nebo příjemce jsou:
- Pečlivě zaznamenávejte rozhodnutí, závazky a hlavní diskusní body na schůzi.
- Zaznamenejte položky akce, které se členové schůzky zavázali k tomu společně se splatností, kterou se členové zavázali. Akční body mají název připojený, ale obecná diskuse neuvádí, kdo řekl co na neformálních schůzkách na pracovišti.
- Přečtěte si důležitá rozhodnutí a úkoly nebo dobrovolné závazky a akční body na konci schůzky, aby účastníci mohli před odjezdem zasedání přezkoumat a dohodnout události a závazky.
- Vedoucí schůze může požádat vedoucího záznamu, aby pravidelně opakoval diskusi během schůzky.
- V probíhajícím sledu schůzek si badatel bere minutu, aby si prohlédl zápisy z jednání na začátku příští schůzky. Zaměstnanci, kteří navštěvují, mohou do zápisu přidat nebo opravit něco, s čím nesouhlasí.
- Distribuce kopie zápisu ze schůze do 24 hodin od konání schůze je standardním doporučením facilitátorů setkání již léta. Nyní však rekordér s největší pravděpodobností vzal minuty na elektronické zařízení, jako je laptop nebo iPad. Přijímací poznámka by tedy měla rozdávat poznámky o schůzce po rychlém přezkoumání pravopisu, gramatiky a jasnosti - často během několika minut po schůzce.
Záznamník je úkolem, které musí schůzka zajistit, aby účastníci schválili výsledky schůzky. Bez poznámek se účastníci musí spolehnout na paměť ostatních účastníků. Garantujeme, není to dobrý plán.
Pro úspěch schůzky je nezbytná dokumentace schůzky, která je potřebná ke zpracování zprávy, stejně jako potřebná dokumentace pro zlepšení výkonu zaměstnanců.