Viz vzorky správné a nesprávné dokumentace v oblasti lidských zdrojů
Dokumentace o záznamu o zaměstnání
Dokumentace je písemný záznam o činnostech zaměstnance, diskuzi, incidenty koučování výkonu , svědky porušení zásad, disciplinární akce, pozitivní příspěvky, odměny a uznání, vyšetřování, nesplnění požadavků a cílů, hodnocení výkonu a další.
Dokumentace umožňuje zaměstnavateli nebo zaměstnanci uchovat si písemný záznam o událostech a diskusích, ke kterým došlo kolem určité události. Dokumentace o pracovním poměru poskytuje písemný záznam, který může být nezbytný k podpoře takových kroků, jako je podpora zaměstnanců, zvýšení platů zaměstnanců a disciplinární opatření včetně ukončení pracovního poměru .
Dokumentace o zaměstnancích je obecně pozitivní i negativní, pokud je to nutné. Je věcná a ne soudná. Popisuje události, jelikož se nevyskytují názory a myšlenky pozorovatele o události. Dokumentace také popisuje činnosti, které byly podniknuty v pozoruhodných případech, jako je například poskytnutí formálního uznání zaměstnance nebo provedení disciplinárních opatření.
Nezapomeňte, že musíte vytvořit dokumentaci co nejblíže k případu, kdy nastane incident, aby byla dokumentace včasná, podrobná a přesná.
V právním řízení je dokumentace týkající se minulých výkonů zaměstnance často kritická k výsledku, který zaměstnavatel zažil z akce.
Poskytování spravedlivého obrazu o výkonu zaměstnance bez zaměření na negativní události je cílem.
Typy dokumentace
Politiky, postupy, příručka pro zaměstnance a plány vývoje výkonnosti jsou také formami dokumentace, která zaznamenávají očekávané chování zaměstnanců a požadavky pracoviště, aby udržely řádné a spravedlivé pracoviště, v němž zaměstnanci vědí, co se od nich očekává.
Dokumentace je také písemný záznam o prohlášení obviněného, obviněného a svědků nepřátelských událostí na pracovišti, které zahrnují zneužití zaměstnance, jako je sexuální obtěžování .
Dokumentace může být formální a uchovávána v osobním spisu zaměstnance . Od zaměstnanců se očekává, že podepíší tuto dokumentaci, aby potvrdili, že obdrželi kopii a obsah přezkoumali. (Podpis neznamená souhlas s prohlášeními v dokumentaci.)
Tato dokumentace také zahrnuje takové trvalé záznamy, jako je podepsaná žádost o zaměstnání, písemné odkazy na zaměstnání , materiály k podání žádosti, jako jsou životopisy a průvodní dopisy a kontrola podkladů. Kromě zaměstnaneckého spisu se zachovává i dokumentace, jako je formulář I-9, který ověřuje způsobilost zaměstnance pracovat v USA, jako jsou lékařské záznamy, záznamy FMLA a tak dále.
Dokumentace může být také neformální, jako v záznamu manažera o jeho nebo jejích rozhovorech se zaměstnancem v průběhu roku. Je důležité, aby manažeři tuto dokumentaci uchovávali u všech svých členů, kteří podávají zprávy; žádný zaměstnanec by neměl být vyčleněn kvůli výkonu. (Toto by mohlo být později považováno za diskriminaci.)
Použití dokumentace
Dokumentace kritických událostí, ať už pozitivní nebo negativní, se také doporučuje, aby vedoucí pracovníci zaznamenali výkonnost zaměstnanců za určité časové období.
Dokumentace se v organizacích používá jiným způsobem. Ty mohou zahrnovat postupy, pracovní pokyny a pokyny k počítačovému softwaru, abychom jmenovali jen několik, ale pro účely funkce lidských zdrojů jsou to společné použití dokumentace. A to jsou pokyny, jak správně dokumentovat.
Vzorky dokumentace výkonu
Dokumentace o výkonu zaměstnance vám umožní disciplínu , ukončení nebo spravedlivou propagaci, odměňování a uznání zaměstnanců. Bez dokumentace je případ pro každou z těchto akcí obtížné a potenciálně riskantní pro zaměstnavatele.
Zaměstnavatel se musí vyvarovat možného obvinění z diskriminačního zacházení se zaměstnanci .
Zákonnost stranou, dobří zaměstnavatelé chtějí vytvořit pracovní prostředí, které bude spravedlivé, konzistentní a bude podporovat cíle zaměstnanců a plány kariéry.
Toto prostředí je podporováno odbornou dokumentací manažera výkonnosti zaměstnanců - jak pochvalného chování, tak činností, které potřebují opravu nebo zlepšení. Dříve se podrobně diskutovalo, jak dokumentovat. Tyto vzorky poskytují další příklady příslušné dokumentace.
Dokumentační ukázky
Špatně :
Značka je zpravidla pozdě na práci. Mark chýlí příliš mnoho práce.
Doprava :
1. dubna: Mark zavolal v nemocnici a zmeškal 8 hodin práce.
4. dubna: Mark přišel do práce v 10 hodin, dvě hodiny později od jeho plánovaného začátku.
6. dubna: Značka plánuje jmenování lékaře a pak zůstala doma, aby byla instalována nová pec.
12. dubna: Mark vyzval nemocné a zmeškal 8 hodin práce.
Špatně :
Mary je nespolehlivá. Sotva dělá to, co se zavázala.
Doprava :
2. května: Mary slíbila, že návrh prvního návrhu bude k dnešnímu týdennímu zasedání k dispozici k přezkumu. Mary nepředložila návrh dokumentu podle očekávání. Říkala, že byla příliš zaneprázdněná a lidé, jejichž pomoc potřebovala, se jí s ní nedostali.
Ředitel odpověděl: Jakou pomoc jste potřebovali? Informace? Kdo se k tobě nedostal a co od nich potřeboval?
Carl a Michael potřebovali aktualizovat Mary o jejich pokroku.
Co vás dělá tak zaneprázdněným, že jste neměli čas na splnění svého závazku? Přijme příliš mnoho závazků s omezeným počtem hodin, než je splní.
Co mohu udělat, abych vám pomohl?
Kdy vytvoříte návrh dokumentu k přezkoumání?
Tyto vzorky poskytují přehled o tom, jak účinná dokumentace vypadá, než u nesprávně napsané dokumentace. Postupujte podle těchto pokynů, abyste efektivně a legálně dokumentovali politiky, výkony a události na pracovišti.
Odmítnutí odpovědnosti: Vezměte prosím na vědomí, že poskytnuté informace, ačkoli autoritativní, nejsou zaručeny z hlediska přesnosti a zákonnosti. Stránku čte celosvětové publikum a pracovní zákony a předpisy se liší od státu po stát a zemi. Vyhledejte právní pomoc nebo pomoc od státních, federálních nebo mezinárodních vládních zdrojů, abyste se ujistili, že vaše právní interpretace a rozhodnutí jsou správná pro vaši polohu. Tyto informace slouží jako návod, nápady a pomoc.