Inteligentní zaměstnavatelé uchovávají 4 různé soubory pro záznamy zaměstnanců
Personální soubory zaměstnanců
Pro každého zaměstnance je veden osobní soubor . Tyto osobní záznamy obsahují důvěrné dokumenty a jsou řízeny a udržovány zaměstnanci lidských zdrojů.
Personální soubory jsou záznamy o hlavních zaměstnancích, které zaměstnává zaměstnavatel, zaměstnanec a manažer zaměstnance v některých společnostech.
V ostatních případech - a to je doporučený přístup - přístup k souboru zaměstnanců je omezen na HR a zaměstnance pod dohledem.
Typické dokumenty v osobním spisu zahrnují žádost o zaměstnání , kontaktní formulář pro rodinné záchranné služby, dokumentaci o disciplinárních činnostech, životopis, potvrzení zaměstnance o příjmu zaměstnance, podpisové listy zaměstnavatele , pravidelné hodnocení, vyhodnocení práce nebo výkon plán vývoje, osvědčení o školení a doklady o přítomnosti a aktuální osobní kontaktní informace o každém zaměstnance.
Ne všechny osobní soubory obsahují stejné dokumenty, ale každý osobní soubor obsahuje některé dokumenty, které jsou stejné. Dokumentace o výkonnosti zaměstnance nepatří do osobního spisu, pokud neodůvodňuje disciplinární opatření, odměnu nebo jiné známky vynikajícího úspěchu.
Takové každodenní poznámky o výkonnosti patří do souboru, který vedoucí pracovníci sledují výkon, cíle a příspěvky svých zaměstnanců.
Mzdové soubory zaměstnanců
Mzdové soubory také uchovávají záznamy zaměstnanců. Mzdové soubory obsahují historii pracovních míst, oddělení, odměny, obětování, půjčky a další informace nezbytné pro zaplacení zaměstnance a vedení kopie historie odměňování zaměstnance.
Mzdový soubor bude také obsahovat historii vládních formulářů, jako jsou W-2, W-4 a sociální zabezpečení zadržující dokumenty vyplněné zaměstnancem. Soubor bude obsahovat také informace o zaměstnaneckých výhodách a povolení ke zrušení plateb z výplaty zaměstnance.
Lékařské soubory záznamů zaměstnanců
Zaměstnavatel také spravuje zdravotní spis zaměstnance. Záznamy zaměstnanců ve zdravotnické zprávě nejsou k dispozici nikomu, kromě zaměstnanců určených pro lidské zdroje a zaměstnance, jehož záznamy jsou uchovávány ve spise. Lékařské soubory obsahují doklady lékaře, aplikační dokumentaci FMLA, informace o testování léků, požadované fyzické informace a další takovou dokumentaci, která se týká lékařského zdraví zaměstnance nebo jeho rodinného příslušníka.
Lékařské soubory, kvůli důvěrnosti záznamů zaměstnanců, dostávají nejvyšší stupeň bezpečného ukládání a důvěrnosti. Doporučuje se, aby byly lékařské soubory uchovávány v zásuvkách se zamčenými soubory, které jsou uzamčeny v místnosti, která není přístupná jiným zaměstnancům než zaměstnancům určeným pro oblast lidských zdrojů.
I-9 soubory zaměstnanců
I-9 Záznamy o zaměstnancích zaměstnanců, které jsou uchovávány pro všechny zaměstnance v jednom souboru, který je oddělen od ostatních záznamů zaměstnanců.
Zaměstnavatelé uchovávají tento záznam o zaměstnance odděleně od ostatních záznamů zaměstnanců, aby zachovali důvěrnost zaměstnanců od vládních úředníků a dalších subjektů, které jsou oprávněny kontrolovat pracovníky I-9 .
Uchovávání jednotky I-9 na samostatném místě zajistí, že pokud jste vybráni k přezkoumání souborů Federal I-9, státní zaměstnanci nebudou mít přístup k žádným jiným záznamům o zaměstnanci nebo o zaměstnání ve vaší organizaci s výjimkou skutečných Formulář I-9. Tato vyšetřování se každým rokem zvyšují, aby bylo zajištěno, že vaši zaměstnanci řádně vyplní formuláře I-9, nebo budete moci podléhat pokutám a případně i věznicím.
Přístup zaměstnanců k zaměstnaneckým záznamům
Zaměstnanci si mohou prohlédnout záznamy svých zaměstnanců kontaktováním pracovníka personálního oddělení během běžných pracovních hodin.
Žádný zaměstnanec nemůže ve svém nebo jejích záznamů změnit ani odstranit žádný dokument, který je třeba prohlížet za přítomnosti pracovníka personálního oddělení.
Musíte mít v příručce pro zaměstnance politiku sledování záznamů o zaměstnancích zaměstnanců a postupovat bez rozdílu, pokud jde o požadavky zaměstnanců na zobrazení jejich souborů.
Pokud zaměstnanec zašle písemnou žádost o kopii svých osobních záznamů po ukončení pracovního poměru, budete muset poslat kopii.
Občas se setkáte se zaměstnancem, který je podezřelý, jaký druh záznamů o zaměstnancích uchovává oddělení lidských zdrojů. Jedná se o zaměstnance, kteří s největší pravděpodobností požádají o kopii svých zaměstnanců. Opět bez diskriminace zkopírujte soubor a odešlete jej. (Pravděpodobně obdržíte zpětnou vazbu, že zaměstnanec byl překvapen tím, jak málo dokumentace, kterou HR zaměstnanci zachovali.)
V některých jurisdikcích je oprávněné účtovat zaměstnance za náklady na kopírování a odesílání souboru.
Odmítnutí odpovědnosti: Vezměte prosím na vědomí, že poskytnuté informace, ačkoli autoritativní, nejsou zaručeny z hlediska přesnosti a zákonnosti. Stránku čte celosvětové publikum a pracovní zákony a předpisy se liší od státu po stát a zemi. Vyhledejte právní pomoc nebo pomoc od státních, federálních nebo mezinárodních vládních zdrojů, abyste se ujistili, že vaše právní interpretace a rozhodnutí jsou správná pro vaši polohu. Tyto informace slouží jako návod, nápady a pomoc.