Dokončení formuláře I-9 pro každého zaměstnance je vážné podnikání - vážně
Všichni zaměstnanci, občané a občané, kteří byli najati po 6. listopadu 1986, musí v době pronájmu vyplnit oddíl 1 formuláře I-9.
Zaměstnavatel je zodpovědný za to, aby byl oddíl 1 formuláře I-9 včas a řádně vyplněn zaměstnancem.
Zaměstnavatel musí zkontrolovat ověření zaměstnání a zajistit, aby byly řádně vyplněny i oddíly 2 a 3 formuláře I-9. Zaměstnavatelé musí vyplnit oddíl 2 formuláře I-9 tím, že do tří (3) pracovních dnů od data zahájení pracovního poměru přezkoumají doklady o důkazu totožnosti a zaměstnání z prvního důkazu (pouze originální, neplatné doklady).
Zaměstnanec musí být fyzicky přítomen a jeho originální dokumenty musí být přezkoumány osobně. Zaměstnanec, který přezkoumá původní dokumenty, musí podepsat oddíl 2 dokumentu I-9.
Formulář ověřuje, že jste ověřili dvě schválené formy identifikace, které dokazují, že zaměstnanec je legálně oprávněn pracovat ve Spojených státech.
Zaměstnavatelé nebo jejich zplnomocnění zástupci musí vyplnit oddíl 3, když ověří, že zaměstnanec je způsobilý pracovat v USA.
Při návratu zaměstnance do tří let od data, kdy byl I-9 původně dokončen, mají zaměstnavatelé možnost vyplnit nový formulář I-9 nebo vyplnit oddíl 3.
Pravidelně je nutné prověřit formuláře I-9, abyste zajistili, že máte vyplněný formulář pro každého zaměstnance. Musíte zkontrolovat věrohodnost a úplnost a uložit důkazy o auditu ao každém školení, které pracovníci, kteří dokončili nebo uložili I-9, obdrželi.
Umístění dokončených formulářů I-9
Budete chtít uchovat všechny zaměstnance I-9 a doprovodnou dokumentaci v samostatném osobním souboru z těchto důvodů.
Vláda může tyto formy prohlédnout. Pokud státní zaměstnanci kontrolují vaše formuláře I-9, nechcete jim dovolit přístup k souborům soukromých pracovníků vašich zaměstnanců a důvěrným informacím, které obsahují.
Takže v zájmu zachování důvěrnosti a omezeného přístupu zaměstnanců chcete izolovat své zaměstnance I-9 do jedné složky, která je specificky určena pro úložiště I-9.
Tímto způsobem chráníte soukromí vašich zaměstnanců a také zaměstnavatele ušetří od potenciálních odpovědí na další otázky, které vznese obsah souboru zaměstnanců. Můžete nechtěně otevřít svou firmu k intenzivnějšímu vyšetřování zaměstnanci společnosti USCIS. Vyhněte se tomu.
Současné vyšetřování souboru I-9
Podle amerického zákona o přistěhovalectví a vymáhání práva (ICE) vláda může prověřit vaši I-9: "Proces správní kontroly je zahájen službou Oznámení o inspekci (NOI) u zaměstnavatele, který přinutil výrobu formulářů I-9.
"Podle zákona jsou zaměstnavatelé vybaveny formuláře I-9 nejméně tři pracovní dny.
ICE často požádá zaměstnavatele, aby poskytl podpůrnou dokumentaci, která může obsahovat kopii výplatní listiny, seznam současných zaměstnanců, zakládací listiny a živnostenské licence. "
Současným trendem je, že ICE zvyšuje úsilí o vynucování. Zaměstnavatelé se stále častěji potýkají s trestními obviněními vybíranými ze strany manažerů, vlastníků a zaměstnanců personálního oddělení z důvodu nesprávného vyplnění a ukládání formulářů I-9 pro každého zaměstnance. Podniky dostaly stále větší pokuty a byly vyloučeny.
Zaměstnavatelé musí brát I-9 Forms vážně. Vážně. Potřebujeme říci víc?
Podívejte se na aktuální formulář I-9 a kompletní pokyny pro jeho realizaci na Ministerstvu vnitřní bezpečnosti - US Citizenship and Immigration Services (USCIS).
Také známý jako: soubory zaměstnanců, záznamy zaměstnanců, soubory lidských zdrojů, dokumentace