Jak HR může nejúčinněji reagovat na potřeby zaměstnanců
HR jim také podporuje prostřednictvím některých nejdůležitějších a nejdůležitějších událostí v jejich životě, včetně manželství, porodu a boje s vážnou nemocí.
Příliš často však rutinní administrativní služby, jako např. Odpovědi na stejné otázky znovu a znovu nebo dokončení jednoduchých transakcí, spotřebovávají většinu času HR.
Snižte administrativní pracovní zátěž
Klíčem k omezení administrativní zátěže je školení zaměstnanců, aby se stali více soběstačními a automatizovali více světských úkolů. To může pomoci při uplatňování přístupu k řízení služeb. Řízení služeb zjednodušuje poskytování běžných administrativních služeb a uvolňuje čas, aby se zaměřil na činnosti s vysokou hodnotou.
Typická organizace pro lidské zdroje pravděpodobně má systémy pro správu údajů o zaměstnancích a činnosti spojené s platem. Pravděpodobně však nemá automatizovaný systém pro zpracování dotazů zaměstnanců a plnění požadavků.
Zvažte, co se stane, když zaměstnanec obdrží předvolání k porotě : je pravděpodobné, že společnost stále spoléhá na fyzickou dokumentaci nebo na řadu e-mailů, které se zabývají žádostí zaměstnance o čas mimo práci.
Vzhledem k tomu, že interakce zaměstnanců jsou běžně sledovány pomocí e-mailů a tabulek, žádosti zaměstnanců jsou často vynechány nebo přehlédnuty. Následně se vyskytnou chyby a vytváří další frustraci a dodatečnou práci pro HR.
Pomocí e-mailu není jednoduchý způsob, jak zjistit, zda je žádost pozastavena, nebo abyste zjistili a odstranili překážky procesu.
Stejně tak je těžké analyzovat a reagovat na potřeby zaměstnanců - například identifikovat často požadované informace a ujistit se, že jsou k dispozici online.
Manuální administrativní procesy znemožňují zaměstnancům a obrovský odliv lidských týmů. Jeden nedávný průzkum zjistí, že zaměstnanci HR stráví v průměru 12 hodin týdně s běžnými telefonními hovory a emaily.
Přístup ke správě služeb pro splnění potřeb zaměstnanců
Přístup k řízení služeb eliminuje ty únavné a časově náročné procesy. Nenahrazuje pouze elektronickou poštu - transformuje to, jak HR spolupracuje se zaměstnanci.
Přemýšlejte o řízení služeb jako o dokonalé kombinaci správního asistenta a projektového manažera. Odpovídá okamžitě požadavkům zaměstnanců, postupuje v případech, automatizuje opakovatelné manuální procesy a dokonce řídí složité aktivity mezi jednotlivými odděleními, jako je např. Zaměstnanec na palubě nebo mimo vozidlo.
Správa služeb nikdy nezapomíná nebo nedělá chyby, vždy s lidmi sleduje, takže se věci dělají, a sdělí vám, jestli existuje problém, který nemůže vyřešit. Ukazuje také, kde vaši zaměstnanci tráví svůj čas - takže můžete optimalizovat nasazení prostředků a maximalizovat produktivitu.
Správa služeb nenahrazuje váš současný systém řízení lidského kapitálu - integruje se s ním a doplňuje ho, což vám umožní vidět a ovládat práci, kterou pravděpodobně děláte většinou prostřednictvím e-mailu.
Rovněž zajišťuje stejnou úroveň viditelnosti pro zaměstnance. Mohou vidět stav svých dotazů spíše než pocit, že jejich požadavky zmizely do černé díry brzy poté, co je předali.
Poskytnout zaměstnancům možnost dohlížet na pokrok jejich žádostí významně snižuje počet frustrovaných následných e-mailů, telefonních hovorů a osobních návštěv HR, a dále snižuje administrativní pracovní zátěž HR.
Výhody přístupu k řízení služeb
Správa služeb začíná zaváděním portálu HR na webových stránkách, kde mohou zaměstnanci najít informace o HR a žádat o služby v oblasti lidských zdrojů. V ideálním případě mohou zaměstnanci přistupovat k tomuto portálu na svých pracovních počítačích, domácích počítačích, laptopech a jejich smartphonech a tabletách.
To jim umožňuje převzít kontrolu nad jejich základními potřebami v oblasti lidských zdrojů - jako jsou registrace výhod nebo aktualizace změn stavu.
Zaměstnanci jednoduše vybírají skutečné služby, které potřebují, z katalogu služeb nebo vyhledávají informace v databázi znalostí portálu.
Když zaměstnanec podá žádost prostřednictvím portálu, systém správy služeb automaticky vytvoří případ a zajistí ho celým procesem plnění. Patří sem přiřazení případu správnému personálnímu pracovníkovi, který automaticky předává případ od osoby k osobě, jakmile je dokončen každý krok plnění a udržuje si celou historii případů.
Tuto službu můžete rozšířit i na další oddělení. Systémy správy služeb mohou například automaticky nastavit účty IT nebo požadovat kancelářské prostory pro nové zaměstnance jako součást procesu na palubě.
Systém správy služeb řídí celopodnikové procesy poskytování služeb HR a ví, jak tyto procesy dosahují. Například to může automaticky říct, kdy je případ zastaven, takže můžete podniknout kroky.
Také generuje širokou škálu KPI a dalších procesních metrik - například jak váš tým reaguje na dotazy zaměstnanců. Dokáže dokonce analyzovat typy dotazů založených na znalostech, které usnadňují identifikaci a vyplnění mezery v obsahu.
Závěr
HR profesionálové se rozhodli věnovat se kariéře v oblasti lidských zdrojů, protože chtějí lidem pomáhat, netrácejí své dny podávat doklady, aktualizují tabulky a reagují na e-maily. Příliš často, světské požadavky a hromady papírových prací přerušují práci, což je frustruje a zaměstnanci, kterým se snaží pomoci.
HR je poskytovatel služeb a může se podívat na příklad svého spolupracovníka, IT oddělení. IT se ujalo vedení v mnoha podnikových snahách aplikovat disciplínu řízení služeb na automatizaci podávání a plnění požadavků na informační kancelář IT.
Automatizace těchto úkolů umožňuje IT soustředit se na strategičtější práci, která může společnosti pomoci splnit její širší podnikatelské cíle a lépe ukázat hodnotu IT.
Přístup ke správě služeb je klíčem k zvyšování povědomí o lidských zdrojích vedoucím k podnikání tím, že poskytuje služby vyšší kvality a zvyšuje spokojenost zaměstnanců a zároveň snižuje vlastní pracovní zatížení. HR může věnovat svůj čas a odborné znalosti více strategickým aktivitám, které posunují své podnikání vpřed .