Komunikace je klíčem, když chcete změnit lidi
Neexistuje žádná organizace, v níž jsou zaměstnanci zcela spokojeni s komunikací . Komunikace je jedním z nejtvrdších problémů v organizacích.
Je to oblast, která je nejčastěji stěžována zaměstnanci během organizačních změn a každodenních operací. Důvod?
Efektivní komunikace vyžaduje čtyři komponenty, které dokonale spolupracují na vytvoření společného významu, což je oblíbená definice komunikace.
- Osoba, která posílá zprávu, musí zprávu jasně a podrobně prezentovat a vyzařovat integritu a pravost.
- Osoba, která přijímá zprávu, se musí rozhodnout poslouchat, klást otázky k jasnosti a důvěřovat odesílateli zprávy.
- Zvolená metoda doručování musí vyhovovat podmínkám a potřebám odesílatele i přijímače.
- Obsah zprávy musí rezonovat a na nějaké úrovni se připojit k již existujícím vírám přijímače. Musí obsahovat informace, které zaměstnanec chce slyšet. Musí odpovídat na nejdůležitější a nejoblíbenější otázky zaměstnance.
- S tím, co se děje v komunikaci, je div, že organizace to někdy dělají dobře.
Pracovníci v oblasti řízení změn poskytli širokou škálu návrhů, jak dobře komunikovat během všech organizačních změn.
Doporučení ohledně komunikace pro efektivní řízení změn
Vypracujte písemný komunikační plán, který zajistí, že se v rámci vašeho procesu řízení změn objeví všechny následující skutečnosti.
- Komunikujte důsledně, často a prostřednictvím několika kanálů, včetně mluvení, psaní, videa, tréninku, fokusních skupin, bulletinů, intranetů a další informace o této změně.
- Oznamte vše, co je o změnách známo, jakmile jsou informace k dispozici. (Ujistěte se, že vaše předpojatost směřuje k okamžité komunikaci, takže některé detaily se mohou později změnit.) Řekněte lidem, že vaší další volbou je udržet veškerou komunikaci, dokud nebudete pozitivní ohledně rozhodnutí, cílů a pokroku. Je to katastrofální v efektivním řízení změn.
- Poskytněte lidem značné množství času, aby mohli klást otázky, požadovat vyjasnění a poskytnout vstupy. Pokud jste byli součástí scénáře, ve kterém vůdce představil změny, na režijních průhledných fórech, do velké skupiny a poté uprchl, víte, jaká špatná zpráva je pro integraci změn. Lidé se musí cítit zapojeni do změny. Zapojení vytváří závazek - nic jiného není během procesu změny tak významné.
- Jasně sdělte vizi , poslání a cíle úsilí v oblasti řízení změn. Pomozte lidem pochopit, jak se tyto změny osobně dotýkají. (Pokud s tímto procesem nepomůžete, lidé vytvoří své vlastní příběhy, obvykle mnohem negativnější než pravda.)
- Rozpoznat, že skutečná komunikace je konverzace. Je to obousměrné a musí vyplynout skutečná diskuse. Nemůže to být jen prezentace.
- Výměna vůdců nebo sponzorů musí trávit čas na rozhovoru mezi jednotlivci nebo v malých skupinách s lidmi, od kterých se očekává, že provedou změny.
- Informujte důvody změn tak, aby lidé pochopili kontext, účel a potřebu. Praktici nazývají toto: "budování památného konceptuálního rámce" a "vytvoření teoretického rámce pro podporu této změny".
- Poskytněte odpovědi na otázky pouze tehdy, pokud znáte odpověď. Vedoucí zničí jejich důvěryhodnost, když poskytují nesprávné informace, nebo se zdá, že při poskytnutí odpovědi narazí nebo zpomalují. Je mnohem lepší říct, že nevíte, a že se budete snažit zjistit.
- Vedoucí musí poslouchat. Vyhněte se defenzivitě, ospravedlnění a odpovědi, které jsou dány příliš rychle. Aktivujte s přemýšlivostí.
- Udělat vedoucím a změnu sponzorů k dispozici, denně, kdy je to možné, aby se s ostatními na pracovišti spojili.
- Uspořádejte interaktivní workshopy a fóra, ve kterých mohou všichni zaměstnanci společně prozkoumat změny a současně se učit více. Využijte školení jako formu interaktivní komunikace a jako příležitost pro lidi, aby bezpečně prozkoumali nové chování a představy o změně a řízení změn. Všechny úrovně organizace se musí účastnit stejných zasedání.
- Komunikace by měla být proaktivní. Pokud je mlynářství již v akci, organizace čekala příliš dlouho na to, aby mohla komunikovat.
- Poskytněte lidem příležitost ke vzájemné komunikaci, jak formálně, tak i neformálně, s cílem sdílet nápady týkající se změny a správy změn.
- Veřejně přezkoumávejte měření, která jsou k dispozici pro zaznamenání pokroku v řízení změn a změna úsilí.
- Propagujte odměny a uznání za pozitivní přístupy a úspěchy v oblasti řízení změn a změn. Oslavte každou malou vítězství veřejně.