Otázky týkající se účinnosti pomoci, výstavní kompetence a vytváření zpráv
Efektivní komunikace vyžaduje, aby všechny komponenty komunikace dokonale spolupracovaly na "sdíleném smyslu", což je moje oblíbená definice komunikace. Při dotazování a zodpovězení otázek je obzvláště důležité.
Komponenty v komunikaci
Existuje pět komponent pro jakoukoli komunikaci a šestou, která je celkovým prostředím na pracovišti, ve kterém probíhá komunikace. Součásti komunikace jsou:
- Jediný odesílající zprávu. Odesílatel musí zprávu předložit jasně a dostatečně podrobně, aby přijímač sdílel smysl s odesílatelem.
- Kontext zprávy. Kontext je, jak je zpráva doručena odesílatelem zprávy. Kontext zahrnuje neverbální komunikaci, jako jsou gesta, jazyk těla, výrazy obličeje a prvky jako tón hlasu. Většina kontextu pro zprávu je k dispozici pouze tehdy, když přijímač může vidět a slyšet odesílatele zprávy. Smajlíky e-mailů a IM jsou například špatnou náhradou, neboť odesílatel je formuluje bez příjmu z přijímače.
Dalším kontextem jsou emoce, které se účastní komunikačního kruhu. Je odesílatel rozzlobený? Je přijímač lhostejný k obsahu komunikace nebo pohrdání odesílatele? Normální lidské emoce ovlivňují, zda je zpráva úspěšně sdílena.
- Osoba, která přijala zprávu. Přijímač musí pečlivě a pozorně naslouchat , klást otázky pro jasnost a parafrázovat, aby zjistil, že přijímač sdílí smysl s odesílatelem. Pokud příjemce důvěřuje odesílateli, zvyšuje se pravděpodobnost efektivní komunikace.
- Způsob doručení, který zvolíte. Metoda doručování by měla být vybrána na základě média, které je nejúčinnější pro vysvětlení významu zprávy. Vzhledem k tomu, že komunikační metody jsou od rozjezdu počítačů a mobilních zařízení natolik rozmanité, rozhodování o způsobu doručení se stalo složitějším. Metoda doručování musí vyhovovat komunikačním potřebám odesílatele i přijímače.
Komunikační metody zahrnují slovní komunikaci, rychlé zprávy (IM), e-maily, dopisy, znaky, plakáty, videa, screenshoty, telefony, poznámky, formuláře, písemné dokumenty a další. Tyto metody se budou i nadále rozšiřovat a očekávání zaměstnanců o okamžité komunikaci o všem, co souvisí s jejich prací, budou i nadále růst.
Komunikace v osobním vlastnictví se zvýšila, zejména pokud jde o organizační informace, které by mohly vyžadovat změnu, poskytnout uznání zaměstnancům nebo umožnit otázky na místě. Osobní komunikace je také výhodná, protože zaměstnanci mají přístup k komponentě, kontextu.
- Obsah zprávy. Obsah zprávy by měl být jasný a prezentován a popsán dostatečně podrobně, aby získal porozumění od přijímače. Pokud obsah zprávy rezonuje a připojí se na určité úrovni s již existujícím přesvědčením přijímače, je to nejefektivnější.
Jak kladení dobrých otázek zlepšuje komunikaci
James O. Pyle a Maryann Karinch přidávají následující informace, aby pomohly efektivní komunikaci.
Od lidských zdrojů až po služby zákazníkům špatné otázky znečišťují téměř každé pracoviště. Špatné otázky často vyvolávají neúplné nebo zavádějící odpovědi a mohou podkopat vztah. Na druhou stranu dobré otázky jsou cenným nástrojem efektivity, kompetence a budování vztahů.
Existuje šest typů dobrých otázek: přímý, kontrolní, opakovaný, trvalý, souhrnný a nepodstatný. Stručně je popište:
- Přímo: Představujete jednoduchou otázku se základním polem.
- Ovládání: Již znáte odpověď na tuto otázku. Je to způsob, jak zjistit, zda osoba leží, neinformovaná a / nebo nevěnovala pozornost.
- Opakujte: Dáte dvě různé otázky, které jsou po stejných informacích.
- Trvalé: Ty se stejnou otázkou ptáte různými způsoby, jak prozkoumat všechny aspekty požadovaných informací.
- Shrnutí: Zeptáte se na otázku, která má umožnit zdroji příležitost vrátit se k odpovědi.
- Nevhodné: Nevztahuje se na předmět, o kterém chcete vědět, ale je to jedna osoba, o které pravděpodobně nebude lhát; slouží účelu vidět, co pravda "vypadá" a dostat osobu, která se vám otevře. Může se také spojit s kontextem výzvové výměny.
Podrobnosti o 6 typech dobrých otázek
Přímo
Přímé otázky jsou nejlepší: Jedno výslechy, jedno sloveso a jedno podstatné jméno nebo zájmeno.
- Kdo jsi?
- Co se stalo na večírku?
- Kdy jste přišel do kanceláře?
- Kde jsou klíče od auta?
- Proč jste předčasně opustili schůzku?
- Kolik jste za tento iPad zaplatili?
Řízení
Kdy říkáte: "Záměrně se neptám na přímou otázku?" Když zkontrolujete pravdivost nebo přesnost odpovědi, použijete kontrolní otázku a hledáte konzistenci.
Kontrolní otázky jsou záměrné otázky, o kterých víte, že odpovědí, takže se nejedná o zjišťování informací. Jedná se o objev chování, vzory řeči a úroveň pravdivosti nebo přesnosti. Možná je to něco, o čem jste předtím hovořili s touto osobou.
Pokud víte, že někdo ve vašem týmu lidských zdrojů odcizil zaměstnance, protože zaměstnanec poslal e-mail, aby si stěžoval na osobu, můžete požádat o kontrolní otázku, jako je "Jak to šlo v přehledu výkonů s Pamelou dnes?" Informace; stačí zjistit, jak vaše HR odpovídá na otázku.
Opakovat
Chcete dostat stejné informace dvěma různými způsoby. Například pokud jste se zeptali: "Kolik lidí je na prodejních silách?" Osoba, s níž mluvíte, může odpovědět: "Na poli je jich 22." Později, když s ním mluvíte o něčem jiném - oblasti, kde má společnost například oporu - můžete se zeptat: "Kolik prodejních regionů máte?"
Mohl by reagovat, "22", což je způsob, jak potvrdit počet zaměstnanců na prodejních silách. Není to absolutní test, ale dává hodnotu a důvěru tomu, co řekl předtím. Jedná se o dvě různé otázky, které křížově kontrolují poskytnuté informace.
Při použití opakovaných otázek můžete také odhalit nesrovnalosti. Pokud váš zdroj v tomto příkladu odpovídá, že existuje 28 prodejních regionů, budete chtít nějaké objasnění. Možná je to naprosto dobrý důvod - prodejní síla má obvykle 28, ale v posledním období je tolik obratu, že je šest krátkých - ale odpověď vyvolává pochybnost o tom, že existuje nesoulad mezi číslem personálu a počtu prodejních území. Tento nesoulad musí vést k dalšímu dotazování k vyřešení problému.
Trvalé
V každé výměně, ve které je možné odpovědět na více otázek, použijte trvalé dotazování, abyste získali úplnou odpověď. Stejně jako opakované otázky jsou užitečné i přetrvávající otázky, pokud máte podezření, že osoba není pravdivá.
"Kde jste se vydali na dovolenou do Kalifornie?" Mohla by to vyvolat odpověď "Disneyland." I když je možné, že Disneyland je jediné místo, je logické sledovat tuto otázku: "Kde jinde?"
Vynechání této opakované otázky a přímá otázka ohledně Disneylandu znamená, že vám chybí příležitost získat úplný obrázek o cestě vašeho přítele v Kalifornii, pokud tyto informace neuniknou někdy jinde.
souhrn
Souhrnné otázky se netýkají určení věrohodnosti, stejně jako to, že se k původnímu zdroji vrátilo, co řekla, takže má příležitost přemýšlet: "Řekl jsem vlastně, co jsem chtěl říct?"
Prodáváte vozy všeho druhu, od dvoupatrových hatchbacků po luxusní modely. Do showroomu přijede mladý pár a požádá o testování jednoho z luxusních modelů.
"Co bude většinu času používat auto?" Ptáte se.
"Přejíždění sem a tam do práce. Pracujeme ve stejné budově, "říká.
"Co jiného budeš používat auto?"
"Víkendové výlety na návštěvu svých rodičů. Takové věci. "Odmlčí a dodává:" Žijí sto kilometrů daleko. "
"Proč si myslíte, že luxusní auto je nejlepší volbou?"
Vyměňují pohled. On říká: "Máme to líp než ostatní."
"Jaká je vaše oblíbená barva," ptáte se a dívejte se přímo na ni.
"Červené."
"Takže nech mě, abych viděl, jestli to mám v pořádku, slyšel jsem, že chceš v luxusní třídě červené auto v plné velikosti Jak dobře tohle popis odpovídá tomu, co chceš?" (Vybral jsi souhrnnou otázku s relevantními informacemi v tomto případě.)
Vyměňují si jiný pohled. Řekl: "Myslíme si, že tlumená barva by mohla být lepší."
"A co luxusní model si myslíte, že je to pro tebe nejlepší?" (Opět je to způsob, jak shrnout a ověřit to, co jste slyšeli.) Chcete zjistit, jestli jsou jen tak zamilovaní vzhledu drahých auto, které nechtějí zvážit nic jiného, nebo jestliže první odpověď maskuje významný fakt.)
"Můj otec říká, že je to nejbezpečnější auto na silnici."
Odpověď na souhrnnou otázku vám říká, že se mohou ve skutečnosti líbit, ale ne kvůli tomu, jak to vypadá. Četl jste mezi řádky. Právě začínají společně v jejich životě. Její otec je pravděpodobně poslal do obchodního zastoupení, aby koupil "nejbezpečnější auto na cestě", které jim pomůže koupit. Rozhodnete se, že budete pokračovat v prodeji, protože věděte, že předplatné a žádost o úvěr vám pravděpodobně poskytnou zbytek příběhu.
Někteří lidé nemusí být spokojeni s žádostí o souhrnnou otázku, jako jsou ty, které jsou zapracovány v tomto obchodním setkání, protože nechtějí vypadat jednoduše nebo nepozorně. Pokud se na otázku zeptáte přesně stejným způsobem, jako jste ji poprvé požádali, mohli by mít platný závěr.
Také nechcete klást stejnou otázku dvakrát za sebou, i když změníte frázi. Tím, že položíte nějakou vzdálenost mezi první otázkou a druhou, a lehce přeformulujete otázku, prostě narazíte jako na někoho, kdo skutečně zajímá, co má druhá osoba říci.
Nevhodné
Mohli byste zjistit, že osoba, která odpovídá na vaše otázky, se zdá být zdůrazněna; nerelevantní otázka by mohla zmírnit napětí. Nebo možná budete potřebovat čas na to, abyste si mysleli nebo se odkazovali na své poznámky, takže použijte otázku jen proto, abyste si koupili malý prostor a čas.
Při dotazování na špatné otázky jako "Jaký projekt jste podnikl v minulosti, který selhal?" A "Jak jste se pokoušeli problém vyřešit?" Můžete snadno vytvořit kandidáta na zaměstnání, jako by byl uprostřed dotazování na bojišti .
Kandidát by mohl říci: "Snažil jsem se tento problém řešit tím, že jsem odbočil na oddělení kolem společného cíle - tak, jak dostanu tým malého ligového týmu, aby se soustředil na to, že udeří míč."
Kandidáta si může dát přestávku tím, že se zeptá: "Jak dlouho jste trénovali malou ligu?", Než se vrátíte k diskusi o jeho zkroušení a jak se pokoušel opravit.
Konečně zde jsou dva způsoby, jak zničit otázky, které začínají se všemi nezbytnými komponenty a nakonec se nedostávají do dobrého stavu .
- Přidání příliš mnoha kvalifikátorů nebo jiných slov a frází, které oddělují od otázky. Například: "Co jste za snídani u večeře, kde jsou vinylové pulty stoličky popraskané a pokryté lepicí páskou?"
- Čekat na odpověď je také běžné. Ptáte se: "Jaké je vaše oblíbené jídlo?" Osoba si myslí chvíli, než aby okamžitě odpověděla. Znížte, "pečené hovězí maso?" Ticho je efektivní dotazovací nástroj.
Neztrácejte objev, informace, vodítka v důsledku otevření ústa, když potřebujete otevřít uši. Zapamatujte si pravidlo "dvě uši, jedno ústa", abyste co nejlépe využili výslechu.
Životní prostředí a komunikace
Výše uvedené složky komunikace podporují sdílený význam, když společně pracují a účinně doručují zprávu. Pracovní prostředí, ve kterém se tyto součásti odehrávají, ovlivňuje komunikaci i to, zda je komunikace přijímána.
Když se zeptáte na platné otázky, stavíte si vztah a inspirujte důvěru. Otázky představují jinou část nadace pro komunikaci na pracovišti, která sdílí význam
V pracovním prostředí, které zdůrazňuje otevřenou komunikaci, zapojení zaměstnanců a společné cíle , komunikace je častější a efektivnější. Ale očekávání pro významnou komunikaci nastavuje tyč na těch nejlepších pracovištích. Takže i ve vysokém morálním prostředí , zaměřeném na zaměstnance, zaměstnanci si stěžují, že nevědí, co se děje.
Vzhledem ke všem komponentám a celkovému prostředí jednotlivých pracovišť zůstává komunikace náročná. Starodávné otázky o tom, kdo potřebuje vědět, co a kdy potřebují znát, není nikdy plně zodpovězeno jen na něčí spokojenost.
Stížnosti zaměstnanců na příliš mnoho informací, nedostatek informací a dokonce i přetížení informací budou nadále rezonovat na pracovištích. Nebudete nikdy vyléčit problém komunikace, ale s odhodláním a přemýšlivostí můžete zvýšit efektivitu vaší interpersonální komunikace a komunikace na pracovišti .
Více související s efektivní komunikace na pracovišti