Využijte usnadnění, abyste se setkali s větší produktivitou
Hlavním úkolem facilitátora je přidávat hodnotu skupinovému plánování nebo setkání tím, že udržuje skupinu v úloze a pohybuje se stejným směrem.
Facilitator také zajišťuje, aby se každý člen skupiny účastnil schůzky.
Skupinové usnadnění
Usnadnění skupin nebo týmů zajišťují interní zaměstnanci nebo externí konzultanti, kteří jsou kvalifikovaní v:
- Prezentace obsahu a informací,
- Navrhnout a formulovat proces, který pomůže skupině dosáhnout svých cílů,
- Poskytování vhodné struktury pro setkání , školení, setkání na budování týmu nebo jiné pracovní akce tak, aby se poslání skupiny uskutečnilo na zasedání,
- - podpora společné odpovědnosti za výsledek zasedání a -
- Vybírají od účastníků odpovědi na otázky a řešení problémů.
Individuální usnadnění
Když se jednotlivci účastní procesu, je to obvykle proto, že dva nebo více zaměstnanců prožívají konflikt , nesouhlas, potřebují stanovit vzájemné cíle nebo je potřeba podat zprávu o projektu, procesu nebo zkušenostech. Zkušený prostředník může poskytnout strukturu, obsah a proces, který jednotliví zaměstnanci potřebují k dosažení vzájemně uspokojivého řešení jejich problémů.
Charakteristiky jednotlivců, kteří poskytují usnadnění
Usnadnění je naučná dovednost, která přichází nejvíce přirozeně jednotlivcům, kteří prokazují takové vlastnosti jako:
- Silné vedoucí schopnosti skupiny,
- Hluboká znalost skupinových procesů a struktur,
- Znalost skupinové a interpersonální dynamiky a porozumění verbální a neverbální komunikaci ,
- Schopnost tvořivě prezentovat obsah školení a budování týmu způsobem, který podporuje účast účastníků zasedání,
- Empatie pro lidi a jejich situace,
- Výkonné poslechové a komunikační dovednosti a
- Schopnost strukturovat skupinové zásahy a události pro dosažení požadovaných výsledků pro skupinu.
Pod vedením kvalifikovaného zprostředkovatele mohou mít setkání, zasedání budování týmu a výcvikové kurzy výsledky bez vůdce. To proto, že účastníci týmu ve skupině často postrádají dovednosti, povolení a podporu potřebnou k efektivnímu usnadnění vlastních pracovních procesů.
Vyhněte se konkurenčním rozhovorům v setkáních
Často je obtížné mít efektivní pracovní vztahy s lidmi v práci. Toto je místo, kde se usnadňuje pomoc. Efektivní skupinová účast na setkáních řídí interakci složitých lidí, kteří mají konkurenční konverzace.
Rozhovory mimo téma mezi dvěma nebo více členy schůzky ztrácejí čas, zabraňují pokrok ve skupině a omezují příspěvky jednotlivců do týmu jako celku. Navíc konkurenční konverzace v několika malých skupinách, a to i v případě on-topicu, zbavují členy týmu náhledů, o nichž diskutují členové týmu.
To nakonec vyústí v omezené nápady vytvořené na setkáních.
Ať už jste vedoucí schůzky, manažer nebo člen skupiny, můžete použít následující náměty, abyste skupinu znovu spojili, když členové skupiny obsahují více než jednu diskusi najednou.
Správa konkurenčních konverzací
- Použijte neverbální komunikaci: Na chvíli se na účastníky podívejte. Zvedněte obočí při pohledu nebo na účastníky. Zastavte osobu, která má slovo na chvíli, zatímco ostatní účastníci se připojí ke skupině. Nebojte se to dělat - je to součást práce manažera nebo vedoucího týmu, který má kontrolovat schůzky.
- Zeptejte se: Zavolejte jednoho z členů skupiny účastnících se konkurenční konverzace. Se stručným souhrnem diskuse, k němuž došlo na schůzi jako celku, požádejte o jeho názor. Požádejte ho, aby sdílel své nápady s ostatními lidmi na schůzce .
Řekni, "Věřím, že bychom se všichni zajímali o vaše myšlenky na tuto otázku, Kerry." To může být pro vás trochu nepříjemné, ale slouží dvěma účelům: přináší boční rozhovor do hlavního rozhovoru a všem umožňuje vědět, že chování není přípustné.
- Slovní intervence: Přímo požádejte členy skupiny účastnících se soutěže, aby se znovu zapojili do skupinové diskuse bez použití sarkasmu nebo hněvu. Řekněte: "Obávám se, že nám chybí dobré nápady, když všichni hovoří najednou. Vím, že nemohu sledovat všechny tyto myšlenky." Obecně platí, že je lepší použít tuto taktiku jako druhý nebo třetí pokus o vytažení lidí. Je to přímý a velmi účinný, ale může vést k členům týmu.
- Vytvoření skupinového signálu: Skupinový signál připomíná účastníkům, aby pořád drželi jednu diskusi. Signál, který funguje efektivně, je vytvořit značku neverbálního časového out, následovanou přidržením jednoho ukazováčku, který indikuje jednu schůzku. Pokud mezi členy týmu existuje dobrý vztah, může být účinný nástroj také vtip. Zkuste něco jako: "Hej, John a Jane, přestaneš se pokoušet plánovat své převzetí světa a vrátit se na schůzku."
Konečné slovo o konkurenčních rozhovorech ve schůzích
Lidé tráví velkou část svého pracovního týdne na obchodních schůzkách. Je to vaše zodpovědnost jako manažer nebo vedoucí schůzky, abyste se ujistili, že zaměstnanci dobře využívají svůj čas. Efektivní řízení schůzí si zachovává svůj čas a ovládáním vedlejších rozhovorů můžete zajistit, že schůzka zůstane na téma a vytváří kvalitní práci.