Vedoucí setkání jsou klíčem k úspěšnému setkání, které dosahuje svých cílů
Kdo vede schůzku?
Vedoucí setkání je klíčem k úspěšnému setkání a týmům .
Zaměstnanec, který slouží jako vůdce schůze, má zásadní význam. Na některých zasedáních je vedoucím vedoucím oddělení, vedoucím týmu nebo osobou pověřenou vrcholovým vedením vedoucí iniciativu. Tito zaměstnanci byli vybráni k jejich vedoucí úloze kvůli jejich vnímán dovednosti jako manažer nebo vůdce.
Jinak se zaměstnanec může přirozeně stát vůdcem. Tito vůdci jsou zaměstnanci, kterým ostatní zaměstnanci vzhlížejí a respektují . Při jiných příležitostech se tým může rozhodnout, že roli vůdčího rotu bude střídat mezi všemi členy. To umožňuje všem členům týmu pokračovat v rozvíjení svých dovedností jako vedoucích setkání a při vytváření úspěšných setkání obecně.
Odpovědnost vedoucího setkání
Následují klíčové povinnosti vedoucího setkání.
- Určuje cíl, úkol nebo účel, který je třeba splnit. Toto je často úkol nebo část popisu práce vedoucího.
- Rozhoduje, zda je schůzka nejlepší možnou metodou pro dosažení cíle nebo cíle nebo dosažení požadovaného výsledku. Odpovězte na otázku, je schůze zapotřebí?
- Určuje, kdo potřebuje naplánovat schůzku.
- S týmem nebo jako vůdce rozhoduje o programu schůzky . (Na probíhajících schůzkách je tento úkol splněn na konci dnešního setkání.)
- Nejčastěji určuje datum, čas a umístění pomocí sdíleného organizačního kalendáře.
- Sestaví setkání s předsudky, jako je čtení, finanční informace, historie, související zápisy z jednání týmu atd.
- Vyzývá účastníky a rozděluje úkoly a přípravné práce, které umožní co nejvíce času, aby byli účastníci připraveni na schůzku.
- Zajišťuje, aby schůzka měla záznamník nebo miniatura, aby zdokumentoval řízení a veškeré závazky, akční body nebo rozhodnutí. Určí časoměřič, je-li to nezbytné pro řádné vedení schůzky.
- Může použít ledoborce k zahřátí účastníků a vytvořit prostředí, ve kterém jsou účastníci setkání pohodlně komunikovat a výměnu nápadů a informací.
- Přijde brzy a vede schůzku tím, že ji udrží na úkolu, na trati a zapojí všechny účastníky, takže každý má pocit, že jejich přítomnost byla na schůzi zásadní. To zajišťuje jejich účast na příštím zasedání
- Pochází na schůzi společnosti tak, aby se účastníci necítili nudní a nudí. Ať už používáte ledoborce, humor nebo zábavné příklady, žádné setkání by nemělo skončit bez smíchu.
- Zajišťuje přidělování a manipulaci s dalšími kroky a akcemi.
- Vyjadřuje schůzku a plánuje program příští schůzky.
- Postupujte s účastníky mezi schůzemi, abyste se ujistili, že položky akce jsou na správné cestě a nabídnout pomoc a / nebo zdroje, pokud se dobrovolník setkává s problémy.
Další role Leader
Vedoucí shromáždění přebírá tyto povinnosti, ale má také roli v oblasti komunikace , výkaznictví a výkonnosti týmového týmu .
Každý člen týmu nebo schůze, která je napříč funkční, má povinnost informovat své oddělení nebo funkci o činnostech a průběhu schůze nebo probíhajícího týmu. Jsou také odpovědni za hledání příspěvků od spolupracovníků, kteří nejsou v týmu nebo na schůzce. Ne každý zaměstnanec se může zúčastnit každého setkání.
Vedoucí má další odpovědnost za to, aby vedoucí pracovníci byli zapojeni a informováni prostřednictvím efektivní komunikace a zpětné vazby.
Budování vlastnictví od zaměstnanců mimo tým nebo zasedání, zejména organizačních vedoucích, zajišťuje, že tým nebo setkání jsou úspěšní při vývoji, implementaci a integraci svých řešení nebo nápadů.
Pokud účastník schůzky na schůzce neúčinně vystupuje, je vedoucí odpovědný za nápravu chování prostřednictvím účinných technik vedení setkání během setkání a efektivního koučování mimo schůzku . Účastník schůzky, který monopolizuje schůzku se svými názory nebo kritizuje ostatní členy za své, musí být opraven předtím, než jednotlivec sabotuje úspěch schůzky.
Tato opatření jsou nezbytná, dokud účastníci setkání nedosáhnou úrovně pohodlí a zralosti, která jim umožní pomáhat vůdci tím, že se sami sebe ozve, protože neúčinné události se rozvíjejí a dysfunkční členové přerušují pokrok .
Účinný vedoucí zasedání nezaručuje, že projekt nebo tým úspěšně vystupují, ale je to klíčový faktor, který přispívá k úspěchu projektů, oddělení, setkání či týmů.
Minuty zasedání účinně přispívají k úspěšným schůzkám, pokud jsou zápisy řádně psány a distribuovány včas.