Proč se zaměstnanci nezúčastní výstupních rozhovorů s jejich zaměstnavatelem?
Co je dobrá míra účasti pro ukončení rozhovorů?
Výzkum ukazuje, že průměrná míra odezvy pro rozhovory o výstupu papíru a tužky je přibližně 30-35 procent.
To znamená, že společnost s 2000 zaměstnanci a 15procentní obrat by očekávala, že obdrží asi 100 dokončených výstupních rozhovorů za rok. Na této úrovni účasti organizace získává zpětnou vazbu od pouhých 5% celkové populace zaměstnanců.
S trochou extra úsilí byste měli tuto odpověď zdvojnásobit. 65 procent nebo lepší je dobrý cíl pro účast účastnit se rozhovoru. Toho můžete dosáhnout pomocí rozhovorů o výstupu z papíru a tužky, internetových online ústupových rozhovorech a rozhovorech s telefonními výstupy.
Měření vaší účasti na ukončení rozhovoru
Chcete-li měřit míru odpovědi, rozdělte počet dokončených rozhovorů o výstupy o počet zaměstnanců, od kterých jste požádali o rozhovor. V ideálním případě by druhé číslo mělo odpovídat celkovému počtu ukončení, ale z praktických důvodů tomu tak není.
Například, pokud máte 125 dokončených rozhovorů o odchodu z 300 osob, které jste požádali o dokončení rozhovoru o ukončení studia, vaše míra účasti je 125/300, což se rovná 0,416 nebo 41,6 procenta.
Je důležité se ujistit, že máte k dispozici vhodnou metodu pro sledování tohoto typu účasti. Minimálně chcete sledovat míru účasti na začátku projektu zlepšení a poté pravidelně.
Ideální scénář je udržet průběžný průměr, na který se můžete pravidelně odvolávat.
Toto číslo v reálném čase vás okamžitě upozorní na pokles (nebo zvýšení) účasti zaměstnanců na výstupních rozhovorech. Online systém pro řízení pohovorů by měl pro vás automaticky provést.
Velké společnosti mohou chtít sledovat míru účasti samostatně pro dceřiné společnosti, velké divize nebo geografické oblasti. Malé až středně velké společnosti mohou obecně těžit z celkové míry účasti organizace.
Pokud se rozhodnete, že míra účasti v rozhovorech na výstupu se může zdokonalit, je dalším krokem analýza vašeho aktuálního procesu interview . Dvě nejdůležitější oblasti pro kontrolu jsou:
- Proč se zaměstnanci rozhodli ukončit rozhovor o ukončení?
- Existují logistické problémy, které brání lidským zdrojům v tom, aby dostávali informace zaměstnancům včas a efektivně?
Zaměstnanci, kteří nedokončili ukončení rozhovoru
Některé z důvodů, proč se zaměstnanci rozhodli neuskutečnit ukončení rozhovorů, jsou:
- Rozhovor o ukončení je příliš dlouhý.
- Otázky na výstupní pohovor jsou matoucí nebo osobně invazivní.
- Zaměstnanec se nedomnívá, že se rozhovor o výstupe bude číst nebo změnit.
- Zaměstnanec se bojí následků.
- Zaměstnanec se na společnost hněvá.
- Zaměstnanec ospravedlňuje nebo zapomene.
- Tento proces je obtížný nebo nepohodlný.
Používáte-li dotazovací dotazník s dotazovanými otázkami, 35-60 otázek se týká správné délky průzkumu. Více než 60 otázek se začíná cítit dlouho a nepohodlně pro zaměstnance. Pokud překročíte 70 otázek, měli byste být připraveni na vyšší počet neúplných rozhovorů o ukončení.
Přečtěte si otázky o ukončení rozhovoru pro jednoduchost. Položte se do obuvi zaměstnance a zeptejte se sami sebe, jak byste se cítili zodpovídat na otázky. Vyhněte se mnoha otázek při rozhovorech, které vyžadují pocity a emoce.
Mnoho zaměstnanců není v souladu s jejich pocity (nebo jestliže oni možná nebudou chtít s nimi sdílet). Pro zaměstnance je mnohem jednodušší hodnotit efektivitu procesu spíše než jak se cítí v procesu.
Ukončete zpětnou reakci na interview
Zaměstnanci nebudou dokončovat rozhovory o ukončení studia, pokud se domnívají, že zpětná vazba, kterou poskytují, nebude čtená nebo bude okamžitě ignorována. Je důležité, aby zaměstnanci věděli, že hodnotíte jejich zpětnou vazbu . Když uděláte zlepšení na základě návrhů z úvodních pohovorů, nebojte se říct zaměstnancům, odkud tato myšlenka pochází.
Postupem času se zaměstnanci dozví, že posloucháte . Jakmile se toto stane součástí podnikové kultury , můžete si být jisti spoustou otevřených a čestných myšlenek, návrhů a kritik.
Důsledky z čestné zpětné vazby
Ujistěte se také, že poctivá zpětná vazba nebude mít za následek důsledky . Vyjádření v rozhovorech o výstupu by nikdy neměla být použita, aby se zabránilo budoucímu způsobilosti k opětovnému pronájmu.
Existuje mnoho předpokládaných odborníků, kteří řeknou zaměstnancům, aby nebyli upřímní ohledně svého výběrového rozhovoru nebo dokončili jeden. Tvrdí, že společnosti používají tyto informace proti zaměstnancům. Profesionálové v oblasti lidských zdrojů vědí, že je to nesmysl, nicméně musí tuto neopodstatněnou představu bojovat.
Anglická zpětná vazba zaměstnance
Zaměstnanci, kteří se na společnost zlobí, mohou mít pocit, že nechtějí pomoci tím, že se účastní výstupního pohovoru. Můžete také povzbudit tyto zaměstnance, aby odvzdušnili svůj hněv ve výstupním rozhovoru. Mnoho z těchto rozhněvaných zaměstnanců je nadšeno příležitostí, aby jejich hlas byl slyšet - zvláště pokud vědí, že to bude slyšet vrcholový management.
Rovněž je důležitý čistý a zjednodušený proces. Ať už se jedná o webové stránky nebo o papíry a tužky, výstupní formulář pro pohovory by měl být přehledně sestaven pomocí intuitivního a snadno srozumitelného průzkumu.
Logistické problémy jsou druhou hlavní oblastí, na kterou se můžete při vašem procesu ukončení rozhovoru podívat. V každém procesu jsou obecně slabé vazby a rozhovory o ukončení nejsou výjimkou. Vaše zkouška by měla zahrnovat celý řetězec událostí, který začíná, když zaměstnanec oznamuje a končí, když zaměstnanec předloží výstupní pohovor.
Audit procesu ukončení rozhovoru
Můžete zahájit audit procesu ukončení rozhovoru tím, že zjistíte následující informace.
- Jak zaměstnanci zpravidla oznámí svůj záměr ukončit ?
- Kdo je první informovaný člověk a kolik upozornění je obvykle dáno?
- Kdo říká Divizi lidských zdrojů a jak? Jakmile zaměstnanec oznámí, HR je informován? Kdo v HR je nejprve upozorněn?
- Kdo je zodpovědný za zahájení výstupního rozhovoru? Kdy jsou tyto osoby upozorněny na ukončení zaměstnaneckého poměru ?
- Jak je zaměstnanec informován o výstupním pohovoru? Kým? Jakou metodou? Když?
- Existuje jasné vlastnictví v oblasti lidských zdrojů v procesu výstupu pohovoru? Zajímají ti, kteří jsou zapojeni do procesu, důležitost a naléhavost rozhovorů o výstupu?
- Co říká zaměstnanec o ukončení rozhovoru? Jakým způsobem jsou vyzýváni, aby dokončili rozhovor o ukončení? Jsou zaměstnanci řešeni více než jednou a více než jedním způsobem?
- Je snadné dokončit exit interview?
- Kdy a kde bude zaměstnanec dokončit rozhovor o ukončení? Je snadný přístup k potřebným zdrojům?
- Má zaměstnanec soukromí, s nimiž může dokončit výstupní pohovor, pokud ho dokončí v práci?
- Jsou supervizoři a manažeři podporující proces pohovoru? Oni mají strach ze získání negativní zpětné vazby od zaměstnanců? Opíráte se o strašlivé nadřízené, kteří předávají informace o ukončení rozhovoru zaměstnancům?
- Je pro zaměstnance snadné předložit své interview?
Přečtěte si každou z výše uvedených auditních otázek a pečlivě se podívejte na svůj proces pohovoru při ukončení. Určete, co můžete udělat pro zlepšení každé z těchto oblastí . Po dokončení kontroly můžete okamžitě začít zlepšovat.
Změňte znovu svůj rozhovor
Některé ze změn, které uděláte, poskytnou výrazné zlepšení míry účasti velmi rychle. Ostatní budou vyžadovat více času, aby efektivně prohloubili firemní kulturu.
Změřte míru účasti na tři měsíce, šest měsíců, devět měsíců a dvanáct měsíců. Do dvanáctiměsíční ochranné známky byste měli očekávat výrazné zlepšení v mírách účasti na ukončení rozhovoru. To znamená, že budete mít k dispozici více údajů, které lze použít k omezení obratu a zvýšení počtu uchazečů.
Závěr
Hodnotu vašich výstupních pohovorů můžete výrazně zvýšit zvýšením počtu ukončujících se zaměstnanců, kteří se účastní výstupního pohovoru. Přezkoumáním a vylepšením obsahu i struktury výstupního pohovoru spolu s vlastními interními procesy můžete výrazně zvýšit míru účasti.
Nakonec zvážit možnost, že skutečný osobní rozhovor s členem personálního oddělení může nejen zlepšit míru účasti, ale poskytnout lepší informace. Nemůžete podceňovat hodnotu následného dotazování.