Management dovednosti pro začátečníky
Základní dovednosti řízení
Existují čtyři základní manažerské dovednosti, které musí každý zvládnout, aby měl nějaký úspěch v manažerském zaměstnání .
Tyto čtyři základní dovednosti jsou plánovat, organizovat, řídit a řídit a podrobněji se o nich hovoří podrobněji níže.
Plán
Plánování je první a nejdůležitější krok v každém úkolu řízení. Je také nejčastěji přehlíženým nebo úmyslně vynechaným krokem. Zatímco množství plánování a požadovaných detailů se bude lišit od úkolu k úkolu, přeskočit tento úkol je pozvat jistou katastrofu kromě slepého štěstí. To je to, co nám dává námět 6P plánování (nebo 7 P v závislosti na tom, jak počítáte).
Ačkoli většina lidí spojuje termín plánování s obecným obchodním plánováním, existují také různé úrovně plánování:
- Strategické plánování
- Taktické plánování
- Provozní plánování
A existují různé druhy plánování:
- Plánování katastrof
- Plánování nástupnictví
- Plánování krizí
- Plánování odškodnění
Organizovat
Manažer musí být schopen organizovat týmy, úkoly a projekty, aby práce týmu pracovali co nejefektivněji a nejúčinněji.
Jako začínající manažer můžete organizovat malý pracovní tým nebo projektový tým. Tyto stejné dovednosti budete potřebovat později ve své kariéře, když budete muset zorganizovat oddělení nebo nové oddělení společnosti.
Je zřejmé, že mezi plánováním díla a organizováním práce je mnoho překrývání. Pokud se plánování zaměřuje na to, co je třeba udělat, organizace je více funkční a je více zaměřena na to, jak nejlépe učinit práci.
Při organizaci práce potřebujete:
- určit potřebné role,
- přiřadit úkoly k rolím,
- určení nejlepšího zdroje (lidí nebo zařízení) pro roli,
- - získat prostředky a přidělit je k rolím , -
- přidělit zdroje rolí a delegovat pravomoc a odpovědnost vůči nim.
Ať už vám byl přidělen malý tým nebo projekt ke správě, začínající manažeři musí být také schopni organizovat kanceláře a datové systémy.
Pravděpodobně nebudete schopni fyzicky přesunout lidi kolem sebe, abyste získali tým, ale měli byste to zvážit. Na druhou stranu možná budete muset přesunout několik lidí do malého prostoru a budete muset organizovat věci tak, aby tým mohl efektivně pracovat v tomto prostoru. Později ve vaší kariéře budete možná muset zorganizovat kancelář, aby ubytovala týmy z několika různých oddělení a jejich specifické potřeby.
Budete také muset být schopni organizovat všechny systémy, které budou zpracovávat data, která váš tým potřebuje ke sběru nebo distribuci. Tyto dny jsou pravděpodobně počítačové systémy. Musíte se rozhodnout, zda například budete muset nastavit sdílené webové stránky na intranetu společnosti nebo pouze sdílenou složku na souborovém serveru. Jak budete organizovat systémy tak, aby k nim měli přístup všichni, kdo potřebují informace (a že nejsou k dispozici těm, kteří by je neměli vidět, stejně jako konkurenti)?
Pokud váš tým potřebuje nebo produkuje něco jiného než informace, musíte se zorganizovat tak, aby váš tým dostal to, co potřebuje, když ho potřebují, a může získat jiným, co váš tým produkuje ve správný čas.
Nezapomeňte na organizaci sebe sama. Do této úrovně se dostaneme na vyšší úroveň v Pyramidě manažerských dovedností úrovně 3 , ale i jako začínající manažer musíte být schopni uspořádat sebe , svůj čas a svůj prostor, abyste mohli být nejefektivnější.
Konečně, nezapomeňte, že je jen zřídkakdy, aby se věci zorganizovaly jednou. Při neustálých změnách zdrojů, cílů a vnějších faktorů budete obvykle muset reorganizovat, abyste je pro ně upravili.
Přímo
Režim je akční krok. Práce jste naplánovali a organizovali. Teď musíte řídit svůj tým, abyste tuto práci provedli. Začněte tím, že ujistíte, že cíl je jasný všem týmům.
Všichni vědí, jaký je cíl? Všichni vědí, jaká je jejich role při získávání týmu k cíli? Mají všechno, co potřebují (prostředky, autorita, čas atd.), Aby udělali svou roli?
Pull, Do not Push
Budete efektivnější v tom, že budete řídit tým k cíli, jestliže vytahujete (vést je) spíše než tlačit (sedět a dát příkazy ). Chcete motivovat lidi ve svém týmu a pomoci jim a inspirovat je k cílům týmu.
Řízení
Někteří spisovatelé se snaží tuto schopnost "změkčit" tím, že nazývají "koordinovat" nebo podobné pojmy. Dávám přednost silnějšímu termínu, kontrole, protože je nezbytné, aby manažer mohl ovládat aktivity týmu.
Ve výše uvedených krocích plánujete práci, organizujete zdroje tak, aby se to stalo co nejúčinněji, a nasměroval tým, aby začal pracovat. V řídicím kroku monitorujete práci, kterou provádíte. Porovnáváte skutečný pokrok s plánem. Ověřujete, že organizace pracuje tak, jak jste ji navrhli.
Pokud všechno probíhá dobře, nemusíte dělat nic jiného než sledovat. To se však zřídkakdy děje. Někdo se nemocí, třídění databáze trvá déle než každá iterace, než je plánováno, klíčový konkurent sníží ceny, oheň ničí další budovu a musíte několik dní evakuovat, nebo nějaký jiný faktor ovlivňuje váš plán. Řídící krok nyní řídí, že musíte podniknout kroky k minimalizaci dopadu a co nejrychleji přivést věci zpět k požadovanému cíli.
Často to znamená návrat do fáze plánování a úpravy plánů. Někdy může vyžadovat změnu v organizaci. a budete muset znovu nasměrovat všechny k novým cílům a inspirovat je. Potom, samozřejmě, ovládáte nový plán a podle potřeby upravíte. Tento cyklus pokračuje až do dokončení úkolu.
Řídicí nástroje manažerů
V řídicím kroku nastavíte standardy pro výkon a kvalitu a potom budete sledovat, abyste se ujistili, že jsou splněny. K dispozici je tolik nástrojů, kolik máte k dispozici.
- Plánovací nástroje - řada softwarových nástrojů vám umožňuje zadat svůj plán a pravidelně aktualizovat průběh. Program zvýrazní změny v plánu, abyste mohli určit nápravná opatření.
- Finanční kontroly - jako manažer budete obvykle mít rozpočet. Zprávy od finančního oddělení vám oznámí, jak vaše výdaje (na lidi a další zdroje) odpovídají plánu.
- Lidé kontrolují - musíte se ujistit, že všichni lidé ve vašem týmu fungují podle plánu. Pokud tomu tak není, musíte najít příčinu. Nechápou cíl? Nemají nějaký zdroj nebo dovednost, které potřebují? Je pro ně úkol příliš velký a musí být změněn nebo přiřazen jinému zdroji? Vaše práce jako manažer znamená dát členům týmu zpětnou vazbu o tom, jak jejich výkon splňuje plán. Pokud tomu tak není, musíte provést nápravná opatření.