Pokud hledáte tento typ práce, můžete výrazně zlepšit své šance tím, že zjistíte, které z vašich dovedností a zkušeností se zvýrazní během procesu podávání žádostí a pohovorů.
Jak používat seznamy dovedností
Podívejte se na tento seznam požadovaných dovedností. Možná zjistíte, že máte více z nich, než jste si mysleli, že máte. Použijte jména příslušných dovedností jako klíčová slova ve svém životopise a průvodním dopisu , takže vedoucí zaměstnanců bude moci jasně vidět, že máte to, co hledají. Ujistěte se, že si pečlivě přečtete popis práce, abyste věděli, které dovednosti jsou pro vašeho potenciálního zaměstnavatele nejdůležitější. Vyšetřování společnosti také pomáhá.
Když se připravujete na pohovor , připravte alespoň jeden konkrétní příklad, kdy jste prokázali každou z dovedností, o kterých se chystáte diskutovat. Neočekávejte, že se o to budou ptát.
Můžete také prohlédnout seznam našich dovedností, které jsou uvedeny podle pracovních pozic a typů dovedností .
Příklady dovedností Správce Office
Ne všechny pozice správce kanceláří vyžadují přesně stejnou sadu dovedností . Hodně bude záviset na tom, kolik kancelářských asistentů musíte kontrolovat, kolik lidí používá kancelář, kterou spravujete, a jaké druhy softwaru a dalších systémů používá váš zaměstnavatel.
Ale existují určité dovednosti, které prakticky mají všichni efektivní kancelářští manažeři a nemohou bez nich.
Administrativní dovednosti
Jako správce kanceláře budete zodpovědní za dokončení několika administrativních úkolů . Mezi ně patří nábor a spouštění zaměstnanců, provádění hodnocení výkonu, školení nových zaměstnanců a dohled nad ostatními.
Schvalování formálních náležitostí, provádění všeobecných obchodních operací a vedení dokumentů a personálních záznamů může spadat i do vaší jurisdikce.
Budete také muset plánovat, přebírat zpracování pošty, naplánovat a účastnit se schůzek. Můžete být vyzváni, abyste praktikovali řešení konfliktů , delegovali práci a byli také politikou a rozhodovacím orgánem .
Analytické schopnosti
Součástí vaší práce bude nalezení způsobů, jak zlepšit svou práci. Pokud můžete zjistit neefektivitu, jak vaše kanceláře běží a poskytovat řešení, můžete ušetřit zaměstnavatele hodně peněz a zachránit své kolegy hodně zhoršení. Skvělá kancelářská manažerka se vždy bude ptát sebe sama na všechny procesy, postupy a postupy, "má to smysl? Je to nejlepší, co můžeme udělat? "Zde je seznam analytických dovedností, které můžete zahrnout do svého životopisu.
Důraz na detail
Jako správce kanceláře se zastaví s vámi. Budete zodpovědní za správné objednávání správných kancelářských potřeb, přesné a organizované vedení záznamů a za sledování potřeb a otázek všech ostatních v kanceláři. Pokud to uděláte správně, zdá se, že kancelář běží sama. Pokud dostanete malý detail špatně, mohou být jiní lidé neschopní vykonávat svou práci.
Komunikační dovednosti
Stejně jako kancelářští asistenti, budete často jedním z prvních lidí, kteří návštěvníci vidí, a občas je to jediný, co vidí, pokud je profesionál, jehož kancelář tohle se stane, venku. Musíte proto působit jako efektivní recepční při současném plnění svých dalších povinností.
Můžete také být primárním bodem spojení mezi všemi různými lidmi, kteří používají kancelář, a možná i mezi vaší kanceláří a ostatními v rámci téže organizace. Možná budete muset vyřešit řešení konfliktů . Budete určitě muset delegovat práci. Všechno to přináší spoustu komunikace, jak písemné, tak verbální, které musí být vždy přesné, efektivní, přátelské a profesionální.
Počítačové dovednosti
Je důležité, aby kancelářští manažeři měli širokou škálu počítačových dovedností .
Specifika budou záviset na vašem zaměstnavateli, ale budou zahrnovat zadávání dat, tabulky a obecné IT úkoly.
Správní kanceláře mohou být obrovskou odpovědností. Kancelářští manažeři obecně pracují na vrcholu organizace s rukama v každém aspektu společnosti. Pokud se vám tato ústřední role odvolává, přečtěte si seznam našich dovedností a zjistěte, zda to může být pro vás kariéra.
Finanční záležitosti
Vaše povinnosti mohou zahrnovat účetnictví, fakturaci, rozpočtování a účetnictví. Můžete také vyžadovat, abyste zpracovali výplatní listinu, drobné peníze a QuickBooks . Čtvrtletní a pololetní zprávy mohou spadat do vašeho rozsahu povinností také. Přinejmenším, pokud vaše kancelář vůbec zachází s penězi, budete nakonec zodpovědný za to, abyste se ujistili, že se s ním zachází dobře
Vůdčí schopnosti
Jako správce toho, co může být velká skupina kancelářských asistentů, budete muset udržet všechny motivované a koordinované. Budete muset udělat týmovou práci . Vaše práce bude zahrnovat nastavení standardu pro práci všech ostatních a zajistit, aby tyto normy byly splněny. Vedoucí je často pomáhat jiným lidem růst ve své kariéře a pomáhat lidem se sama začnou dobře komunikovat.
Sociální dovednosti
Interpersonální dovednosti hrají velkou roli v tom, že jste vedoucím kanceláře. Budete muset mít pozitivní přístup, pozdravit návštěvníky a zapojit se do týmové práce .
Různé silné stránky
Kancelářští manažeři mají tendenci mít různou dovednost, která jim pomáhá dělat svou práci. To zahrnuje pozornost věnovanou detailům, obecně flexibilní o tom, které úkoly budete muset vykonávat a být spolehliví.
Kancelářští manažeři by měli být také síťoví, logickí myslitelé , multi-úkoly a řešení problémů . Časové řízení a organizace by měly být druhou povahou pro lidi, kteří v této roli hrají.