Co byste (a neměli byste) umístit do souboru zaměstnanců zaměstnanců
V ostatních případech je přístup omezen na pracovníky personálního oddělení a zaměstnanci mohou požadovat přístup k jejich záznamům. Advokáti mohou také předvolat obsah osobních záznamů týkajících se soudních sporů a stížností Komise pro rovnost zaměstnanců (EEOC) .
Bývalý zaměstnanec může také požádat o kopii svých osobních záznamů.
Se všemi těmito možnými způsoby využití a potenciálními diváky vašich osobních záznamů musí zaměstnavatel dbát na to, aby ve vašich osobních záznamech uchovával nezaujaté a věcné doklady týkající se zaměstnání. V důsledku toho použijte tyto obecné pokyny k dokumentaci, kterou uchováváte v personální dokumentaci vaší organizace.
Obecné pokyny pro obsah souboru zaměstnanců
- Informace v osobních záznamech musí být věcné. Posudky zaměstnanců supervizora nebo personálních zdrojů; náhodné poznámky; drby; nepodložené fámy; otázek, zpráv nebo podezření z jiných zaměstnanců, které jsou neprobádané; tvrzení, která nebyla vykonána, prošetřena a uzavřena; a veškeré další faktické informace, komentáře nebo poznámky by měly být vyloučeny z osobního spisu zaměstnance.
Jeden z nejhorších příkladů urážlivého komentáře, který HR manažer zjistil, že byl zaznamenán v osobním záznamu, zahrnoval poznámky k rozhovoru manažera pronájmu. Jeden řekl: "Možná příliš tlustý, aby se dostal nahoru a dolů po schodech podle potřeby." Představte si zaměstnance, advokáta a dokonce i budoucí zaměstnance a nadřízené, kteří budou číst takové komentáře.
V jiné firmě manažer našel nepodložené poznámky, že manažeři a další se umístili do spisů zaměstnance, jako například: "Marie se rozzlobila, protože se nedostala na výtěžek. Svou práci úmyslně zpomalila, aby získala i se svým manažerem." Podívejte se na problém?
- Personální záznamy musí být promyšleně přiděleny do příslušných umístění souborů. Určete protokol pro vaše záznamy o zaměstnancích společnosti na základě státní a federální legislativy , pracovních zákonů, jako je zákon o přenositelnosti a odpovědnosti zdravotního pojištění z roku 1996 (HIPAA) a osvědčené postupy zaměstnavatelů.
Poté se držte protokolu. Nechcete najít náhodná lékařské výmluvy zastrčené do osobního spisu, pokud patří do zdravotního spisu. Nevyžadujete ani zdůvodnění a odůvodnění propagace zaměstnance v mzdovém souboru.
Nechcete také záznamy o rozhodnutí o pronájmu, které zahrnují kontrolu pozadí nebo poznámky z diskusí s bývalými zaměstnavateli v osobním spisu.
- Vedoucí pracovníci, manažeři a další zaměstnanci, kteří umísťují dokumentaci do osobních záznamů, musí být vyškoleni, aby příslušnou dokumentaci napsali. Uvedením zaměstnanců v pokání , že zaměstnanec byl úplně neuspokojivý, nezískají vaši osobní záznamy žádné ceny, ale odborníci, kteří nejsou školeni, jsou známí, že píší podobné výpovědi.
Ještě lepší je omezit přístup k souborům osobě, která je zodpovědná za záznamy, a vědět, co by mělo a nemělo být umístěno do osobního souboru. - Vyrovnejte informace, které umístíte do záznamů o zaměstnancích, tak, aby zahrnovaly jak pozitivní, tak negativní aspekty zaměstnanecké historie. Příliš často, osobní záznamy zdůrazňují každý negativní výskyt a chybí pozitivní součásti.
- Rozpoznat rozdíl mezi osobní poznámky nadřízeného o jeho reportujícím personálu a oficiálních záznamů o zaměstnancích společnosti. Pokyny supervizora, které se používají ke zlepšení výkonnosti , ke sledování projektů a dokončení cílů a ke spravedlivému stanovení výzev a plánů vývoje výkonnosti , patří například do soukromého spisu dohlížitele, nikoliv do oficiálních záznamů společnosti.
Rovněž si uvědomte, že je potřeba vyškolení školitelů o tom, jak dělat poznámky a udržovat dokumentaci ve svém souboru řízení. Stejná kritéria pro fakta, nikoliv názory a konkrétní příklady, ne slyšení, se vztahují na soukromé poznámky.
Osobní poznámky nadřízeného mohou být předvolány v případě soudního řízení, proto se doporučuje opatrnost i u soukromých poznámek. Praxe supervizorů, která uchovávají kopie záznamů, které existují v oficiálním souboru zaměstnanců v jejich souboru vedení, se nedoporučuje.
- Dokumenty o pronájmu a poznámky k rozhovorům představují trochu potíží. Nejlepším postupem je udržovat samostatný soubor pro každou pozici, kterou vyplníte, která zahrnuje veškerou dokumentaci týkající se vyplnění této pozice z přidělení na referenční kontroly. V tomto spisu náleží spisy žalobce, průvodní dopisy a žádosti, s výjimkou toho, že byste měli přenést žádost zaměstnance na zaměstnance.
Tento soubor obsahuje oficiální kontrolní seznamy a formuláře, které usilují o nestranné zastoupení kvalifikací potenciálního zaměstnance a podporují vaše rozhodnutí najmout nejvhodnějšího kandidáta. Názory a poznámky manažera pronájmu, které byly přijaty během pronájmu , nepatří do tohoto souboru. Lidské zdroje mohou tyto poznámky shromažďovat, aby uchovávaly úplnou dokumentaci týkající se rozhodnutí o zaměstnání, ale nepatří do osobních záznamů.
- Faktická dokumentace o rozhodnutích o zaměstnání, jako je povýšení , převedení na příležitostnou příležitost a zvýšení platů, patří do personálních záznamů. Názory nadřízeného nebo HR na zaměstnance nejsou. Oficiální disciplinární dokumentace , jako je písemné upozornění, patří také do osobního spisu zaměstnance.
Specifické příklady dokumentace, které by neměly být v osobních záznamech
Následující informace by neměly být uvedeny v osobních záznamech. Dokumentace může vyžadovat samostatný soubor, může být klasifikována jako poznámky k dozoru nebo vedení, nebo by ji vůbec zaměstnavatel neměl uchovávat.
- Ve zdravotnickém spise se nacházejí veškeré lékařské informace .
- Informace o mzdách patří do mzdového souboru .
- V osobních spisech by nikdy neměly být uchovávány dokumenty, které zahrnují čísla sociálního zabezpečení zaměstnanců nebo informace o chráněných klasifikacích zaměstnanců, jako je věk, rasa, pohlaví, národnostní původ, zdravotní postižení, rodinný stav, náboženské přesvědčení atd.
- Dohledová dokumentace za účelem řízení práce zaměstnance, stanovení cílů, poskytnuté zpětné vazby atd. By měla být podána v soukromé složce, ve složce supervizora nebo ve správci.
- Vyšetřovací materiál včetně stížnosti zaměstnance, rozhovorů se svědky, rozhovoru se zaměstnancem, zjištění, doporučení advokáta a rozhodnutí a následná kontrola, aby nedošlo k žádnému odvetnému obvinění , by měl být umístěn ve vyšetřovacím souboru, který je oddělen od osobních záznamů.
- Soubor I-9 formuláře zaměstnance v souboru nebo umístění I-9 , mimo záznamy zaměstnanců.
- Umístěte kontroly na pozadí, včetně kriminální historie, kreditní zprávy a tak dále, a výsledky testování drog v samostatném souboru, který nadřízení, manažeři a zaměstnanec nemají přístup. Společnost SHRM doporučuje tento samostatný soubor nebo doporučuje, aby tyto informace byly také uloženy v lékařském souboru zaměstnance.
- Záznamy o rovnosti příležitostí pro zaměstnance, jako jsou formuláře pro sebeidentifikaci a vládní zprávy, by neměly být uchovávány v osobním spisu ani nikde jinde, kde by měl dohlížitel přístup.
Pokud budete postupovat podle těchto pokynů, vaše organizace skutečně uchovává věcnou, podporovatelnou historii zaměstnání a osobní záznamy na příslušných místech.
Odmítnutí odpovědnosti: Vezměte prosím na vědomí, že poskytnuté informace, ačkoli autoritativní, nejsou zaručeny z hlediska přesnosti a zákonnosti. Stránku čte celosvětové publikum a pracovní zákony a předpisy se liší od státu po stát a zemi. Vyhledejte právní pomoc nebo pomoc od státních, federálních nebo mezinárodních vládních zdrojů, abyste se ujistili, že vaše právní interpretace a rozhodnutí jsou správná pro vaši polohu. Tyto informace slouží jako návod, nápady a pomoc.