Adresa neplánovaných absencí ke snížení absencí
U většiny společností spadá odpovědnost za řízení absentování především na bezprostředních supervizorů.
Tito vedoucí pracovníci jsou často jediní, kteří si uvědomují, že určitý zaměstnanec chybí.
Jsou v nejlepším postavení, aby porozuměli okolnostem nepřítomnosti jednotlivce a včas si všimli nějakého problému . Proto je jejich aktivní zapojení do procedur nepřítomnosti společnosti rozhodující pro celkovou efektivitu a budoucí úspěch politiky či programu nepřítomnosti.
Aby bylo zajištěno, že supervizoři jsou komfortní a kompetentní v rámci své role při řízení absenci, musí mít plnou podporu senior managementu. Všechny strany si musí být vědomy cíle politik a postupů nepřítomnosti. V případě nesrovnalostí mezi odděleními; politika může ztratit svou účinnost.
Aby bylo zajištěno větší soudržnost, měli by být školitelé vyškoleni v odpovědnosti za řízení absentování, radili se, jak provádět efektivní rozhovory o návratu do zaměstnání a vzdělávají se v případě potřeby při použití disciplinárních postupů .
Povinnosti dohlížejícího
Kromě toho, že je zajištěno, že práce je v době nepřítomnosti zaměstnance přiměřeně pokryta, existuje řada dalších kritických kroků, které musí dohlížitelé přijmout k řízení absencí. Měli by:
- zajistit, aby všichni zaměstnanci byli plně informováni o postupech a postupech organizace pro řešení nepřítomnosti,
- být prvním místem kontaktu, když zaměstnanec telefonuje v nemocném,
- (např. datum, povaha nemoci / důvod absence, očekávaný návrat do pracovního dne, případná certifikace lékaře),
- identifikovat všechny vzorce nebo trendy nepřítomností, které vyvolávají obavy,
- provádět rozhovory o návratu do zaměstnání a
- v případě potřeby provádět disciplinární řízení.
Rozhovor o návratu do práce
Školení školitelů o tom, jak nejlépe spravovat absenteismus, by mělo zahrnovat instrukce o tom, jak provádět efektivní a spravedlivé rozhovory o návratu do zaměstnání. Nedávné národní průzkumy naznačují, že tyto rozhovory jsou považovány za jeden z nejúčinnějších nástrojů pro řízení krátkodobého nepřítomnosti.
Diskuse o návratu do zaměstnání umožní nadřízenému přivítat zaměstnance zpět do práce, kromě toho, že demonstruje pevný závazek vedení k řízení a řízení absencí na pracovišti. Rozhovor umožní provést kontrolu, zda je zaměstnanec dostatečně spokojený, aby se mohl vrátit do zaměstnání.
Potřebné papírování lze dokončit tak, aby absence a její závěr byly řádně zaznamenány. Skutečnost, že zavedený postup pro vyšetřování a prodiskutování nepřítomnosti se zaměstnancem může sama o sobě jednat jako odrazující prostředek proti neúčasti z neoprávněných důvodů.
Rozhovory musí být provedeny co nejrychleji po návratu do práce (nejpozději jeden den po jeho návratu). Zaměstnanec by měl mít dostatečnou příležitost k tomu, aby uvedl důvody své nepřítomnosti. Vedoucí by měl tento rozhovor využít jako čas na to, aby prozkoumal jakékoli problémy, které zaměstnanec může mít, které vedou k nepřítomnosti.
Cílem je podporovat otevřenou a podpůrnou kulturu . Postupy jsou zavedeny, aby se zajistilo, že je v případě potřeby poskytována pomoc a poradenství a aby byl zaměstnanec schopen vrátit se do práce.
Zaměstnanci obvykle ocení možnost vysvětlit skutečné důvody nepřítomnosti v rámci formalizované struktury. Pokud by nadřízený pochyboval o pravosti důvodů pro nepřítomnost, měl by využít této příležitosti k vyjádření jakýchkoli pochybností nebo obav.
Zaměstnanec musí být vždy přesvědčen, že rozhovor není jen součástí podnikových postupů, ale významné setkání, během něhož byla zjištěna nepřítomnost a může mít důsledky pro budoucí zaměstnání. Disciplinární řízení společnosti , v případě nepřijatelné úrovně nepřítomnosti, by mělo být zaměstnanci vysvětleno.
V žádném okamžiku během setkání by se rozhovor neměl stane formou trestu, ale měl by být považován za příležitost k zdůraznění a vysvětlení důsledků nepřítomnosti v rámci oddělení. Velká většina zaměstnanců odvozuje pocit hrdosti a úspěchů z jejich práce a vedení by mělo být povzbuzováno k tomu, aby se s těmito jednotlivci zacházelo jako s odpovědnými dospělými.
Doporučené disciplinární postupy v případě, že dochází k absenci
Následující pokyny popisují doporučené kroky, které je třeba učinit v případech, kdy krátkodobé nepřítomnosti jsou v určitém časovém období považovány za nad přijatelnou úroveň.
Fáze 1: Poradní rozhovor
- Okamžitý nadřízený by měl zaměstnancem upozornit na své obavy z nepřítomnosti, pokusit se zjistit důvody nemoci a zjistit, co je třeba udělat, aby se zvýšila účast.
- Pokud je v této fázi zjištěna nějaká zdravotní potřeba a pravděpodobně bude mít vliv na vhodnost k práci, měl by dohlížitel ujednat schůzku s lékařem schváleným firmou. To by mělo být potvrzeno zaměstnancem písemně do pěti pracovních dnů.
- Pokud se z diskuse nezdá, že problém je způsoben základním pracovním neschopností, dohlížitel by měl zaměstnancem poradit, že ačkoli zaznamenané nemoci mohou být skutečné, očekává se trvalé zlepšení v docházce nebo v další fázi postupu bude odebrán.
- Přezkoumání účasti bude automaticky provedeno každý měsíc na dalších šest měsíců.
Fáze 2: První formální přezkum ( ústní varovná fáze)
- Pokud se po absenci zaměstnanců po analýze a pravidelném sledování neustále zhoršují, měl by být pozván, aby se zúčastnil formálního přezkumného setkání s nadřízeným.
- Záznam o nepřítomnosti by měl být podrobně popsán v dopise, který zaměstnance vyzývá k tomuto pohovoru. Zaměstnanci by měl být informován o tom, že má nárok na zastoupení zástupcem odborové organizace nebo kolegou.
- Účelem této schůze bude:
- pokračovat v projednávání základních důvodů absenci,
- upozornit zaměstnance služby a nákladové důsledky její nepřítomnosti a
- upozornit zaměstnance (s výjimkou případů, kdy se rozhodne vyhledat lékařskou radu), že pokud nedojde k podstatnému a trvalému zlepšení , může být její zaměstnání ukončeno z důvodu neschopnosti udržet si přijatelnou úroveň účasti. Toto představuje slovní varování. - Pokud je lékařská péče opodstatněná, musí být okamžitě provedena. Schůze je proto odložena pouze proto, aby mohla být dokončena tato část procesu. Do pěti pracovních dnů musí zaměstnanec obdržet lékařskou pomoc. Schůzka se znovu uskuteční s HR a diskutuje se o tom lékaři.
- Pokud lékař potvrdí způsobilost k práci, měl by být zaměstnanec upozorněn na důsledky neustálé nepřítomnosti.
Stupeň 3: Druhé oficiální hodnocení (písemná varovná fáze)
- Pravidelné sledování naznačuje, že nedošlo k žádnému zlepšení v modelu nepřítomnosti, s HR bude uspořádáno druhé formální setkání.
- Písemné pozvání zaměstnance na schůzi bude obsahovat záznam o nepřítomnosti a opět poradenství ohledně zastoupení.
- Jakékoli nové informace poskytnuté na schůzi o zdravotním stavu nebo změně povahy nemoci mohou být hodnoceny lékařem schváleným společností.
- Zaměstnanec by měl mít možnost vysvětlit svůj záznam o absenci. Pokud je to vhodné, měl by nadřízený informovat zaměstnance o tom, že je vydáno oficiální písemné varování a že toto varování zůstane v souboru zaměstnance po určitou dobu. Kopii upozornění by měla být vydána zaměstnanci a jejich zástupci.
- Zaměstnanec by měl být informován o tom, že nedodržení očekávání přítomnosti společnosti a zlepšení současného nepřijatelného záznamu o nepřítomnosti povede k ukončení zaměstnání zaměstnance .
- Pokud je pochybnost o způsobilosti k práci, postupujte podle pokynů lékaře s možnostmi přesunu. Konzultujte se zástupcem odborového zástupce zaměstnance (pokud je to možné) o procesu přesunů a volbách.
Fáze 4: Dočasné pozastavení práce
- Pokud po provedení předchozích stupňů disciplinárního procesu nedojde k žádnému zlepšení účasti, vedení může pokračovat v dočasném pozastavení bez placení. Záměr pozastavit by měl být potvrzen písemně s podrobnostmi o počátečních a konečných termínech. Kopie dopisu o pozastavení by měla být zaslána zástupci zaměstnance (je-li k dispozici).
Etapa 5: Ukončení zaměstnání
- Jedná se o konečnou fázi v disciplinárním procesu, kdy je zaměstnanec propuštěn z důvodu neschopnosti dodržovat požadavky společnosti na účast na pracovišti. Odmítnutí lze provést pouze s písemným souhlasem vedoucího pracovníka a HR.
- Písemné volání zaměstnance bude opět obsahovat rady o zastoupení a načrtne záznam o absenci. Zaměstnanci by měl být informován, že v důsledku pohovoru může být propuštěn z důvodu neschopnosti vykonávat pracovní povinnosti .
- Opět může být nutno konzultovat lékaře společnosti, pokud se objeví nějaké nové informace týkající se zdraví nebo pracovního výkonu zaměstnance.
- Pokud je rozhodnutí o propuštění na základě schopnosti zrušeno, kopii dopisu o propuštění by měla být zaslána zástupci zaměstnance (je-li to vhodné).
- Zaměstnanec může mít právo odvolat se proti propuštění. Odvolání by mělo být v souladu s disciplinárními postupy společnosti.
Výzvy v řízení absenteismu
Uvědomte si, že školitelé jsou často nepohodlní nebo nechtějí hlásit ty, kteří překročili přijatelnou míru absencí. Kvůli mnoha tlakům, které již na nadřízených vedou, není důsledná implementace politik absentování vždy vždy nejvyšší prioritou.
Je důležité se pokusit převzít subjektivitu z řízení neprítomnosti a zajistit, aby všichni zaměstnanci byli zacházeni stejně . Je nezbytné, aby byli všichni konzistentní, trvalí a spravedliví. Pokud není absence řešena nebo řešena nekonzistentním způsobem, může dojít k nižší morálce.
Většina zaměstnanců ocení politiky a programy, které jsou spíše facilitativní než represivní. Přísné nebo trestné opatření, které přinutijí zaměstnance, aby přišli do zaměstnání, mohou zaměstnancům vést k tomu, že se stanou "nepřítomnými při práci".
Dělají co nejméně a odolávají veškerému úsilí, aby je udělali víc. Měly by být zavedeny i další programy, které zaměstnancům pomáhají být přítomny v práci, jako je flexibilní plánování pracovních postupů , sdílení pracovních příležitostí , ceny za účast a wellness programy.