Jak psát písemné důkazy o výkonu zaměstnance
Písemné důkazy jsou významnou součástí dokumentace problému výkonu zaměstnance pro zaměstnance a zaměstnavatele.
Písemné důkazy jasně a konkrétně uvádějí výkon, který se musí zlepšit, a důsledky, pokud se výkon nezlepší.
Pokyny k pokárání obecně sledují ústní koučování vedoucím. Často jim předchází slovní korekce, nazývaná slovní varování nebo formální slovní varování, o problému s výkonem nebo souvisejících potížích s výkonem.
V závislosti na bezprostřednosti a závažnosti problému s výkonem však může důvěrný dopis zahájit diskusi o výkonu, ale to je neobvyklé.
Součásti dopisů pokárání
Efektivní důkazy mají tyto složky.
- Jasné prohlášení o problému nebo otázce výkonu, které musí zaměstnanec zlepšit.
- Důvěrné dopisy by mohly vyčíslit několik příkladů způsobů, kterými může zaměstnanec změnit svůj výkon tak, aby odpovídal očekáváním výkonnosti . (To poskytuje zaměstnanci sdílený obrázek nebo sdílený význam kolem očekávání supervizora.)
- Dopad nevýkonu na úspěch zaměstnance a organizace. (Jak selhání výkonu má negativní dopad na pracovišti.)
- Je-li to relevantní, časová osa, v jejímž rámci se musí zlepšit výkon zaměstnance.
- Je-li to relevantní, datum splatnosti nebo datum ukončení, dozorčí pracovník přehodnotí výkonnost zaměstnance.
- Jasné prohlášení o důsledcích, které může zaměstnanec očekávat, pokud se jejich výkonnost nezlepší, jak je popsáno v dopise.
- Podpis vedoucího nebo ředitele zaměstnance.
- Podpis zaměstnance, jehož výkon je předmětem pokrývajícího dopisu. Písmeno obecně obsahuje prohlášení, že podpis zaměstnance znamená, že obdržel dopis, ne nutně souhlasit s jeho obsahem.
- Příležitost pro zaměstnance, aby písemně vznesl námitky proti obsahu dopisu pokarhání. Zaměstnanec se může shodnout, nesouhlasit, vyjádřit rozčarování a tak dále. Odvolání, které napsal zaměstnanec, jsou připojeny k původním důkazům.
Následují dva příklady formálních důkazů. Používejte je, když vyvíjíte vlastní písemné pokřikování.
Vzorový dopis o pokušení
Na:
Z:
Datum:
Re: Letter of Reprimand
Jedná se o formální dopis, který vás upozorní, že váš výkon neplní očekávané úrovně příspěvku. Ve své práci jako technický expert pro zákaznickou podporu byly očekávání práce vypracovány celou skupinou expertů technické podpory a jejich manažery. To znamená, že jsou přijatým standardem pro výkon každého odborníka technické podpory.
Nepodaříte se provádět následujícími způsoby.
- Počet zákazníků, které sloušíte za týden, je o 30% nižší než standard, který se setkávají se zbývajícími odborníky technické podpory.
- Stupeň obtížnosti problémů, na které se rozhodnete reagovat, je o 40% nižší než standard, který dosahuje zbytek zaměstnanců.
- Délka času, který zákazníci tráví s vámi, přesáhne zbytek zaměstnanců o 25%.
Jak můžete vidět, ve třech nejdůležitějších měřeních výkonu pro vaši práci nejste úspěšní. Váš nadřízený s vámi mnohokrát mluvil a získali jste další školení. Proto se domníváme, že nejste ochotni hrát. To má nepříznivý vliv na pracovní zátěž ostatních technických pracovníků.
Potřebujeme vidět okamžité zlepšení ve všech třech oblastech výkonu nebo další disciplinární opatření až do ukončení zaměstnání, včetně ukončení zaměstnání.
Máme víru, že máte schopnost zlepšit se. Potřebujeme okamžité zlepšení.
George Peterson
Dozorce
Marian Demark
manažer lidských zdrojů
Druhý vzorový dopis o pokárání
Na:
Z:
Datum:
Re: Letter of Reprimand
Účelem tohoto dopisu o pokárání je formálně upozornit, že vaše účast negativně ovlivňuje vaši schopnost dokončit svou práci. Zatímco zaměstnanci, kteří jsou osvobozeni od zaměstnání, nemusí pracovat přesně podle konkrétních hodin, je standardní čtyřhodinový pracovní týden a očekává se.
Nepodařilo se vám ukázat za práci alespoň jeden den v týdnu od zahájení nové práce a pracujete jen třicet dva hodin týdně. Váš manažer vás informoval o dostupnosti volného času pro osobní a rodinné zdravotní problémy. Požádal vás také, zda potřebujete ubytování , abyste mohli svou práci efektivně vykonávat.
Navrhl, abyste navštívili oddělení lidských zdrojů a diskutovali o těchto otázkách a vaší účasti. Odmítli jste všechny tři příležitosti, které jsme vám nabídli, abychom vám pomohli zlepšit tento špatný výkon.
Realita je, že nemůžete vykonávat svou práci za méně než čtyřicet hodin. Chybí vám lhůty pro vaše pracovní úkoly a vaše prodleva nepříznivě ovlivňuje práci vašich spolupracovníků marketingového oddělení. Chybějí jejich lhůty v důsledku vašeho selhání.
Kromě toho vaše nedokončená práce při přidělení vašim spolupracovníkům přenáší pracovní zátěž do přetížení, protože již mají pracovní místa, které vyžadují čtyřicet hodin práce týdně. To je nespravedlivé a nebudeme tolerovat tyto negativní dopady na pracovišti od tohoto okamžiku.
Potřebujeme okamžité zlepšení ve Vaší účasti nebo ukončíme zaměstnání . To znamená, že musíte chodit na práci pět dní v týdnu. Pokud se nezúčastníte práce pět dní v týdnu, nemůžete splnit cíle, za které jste byli zaměstnáni.
Naše standardní platební podmínky vám poskytují šest placených nemocenských dní a dva osobní dny dovolené , které musíte v průběhu roku využít. Musíte předem požádat o prázdniny .
Už jste použili čtyři z vašich nemocných dní a všechny vaše osobní dny se současnými nepřítomnostmi. Nechceme vám dát víc času. To vám zanechá pouze dva nemocné dny a váš placený čas na dovolenou, který musíte předem požádat.
Pokud máte nepřítomnost, která přesahuje vaše volné placené volno, ukončíme Vaši práci. Doufáme, že pochopíte, jak blízko jste při ztrátě práce. Nedostanete žádné další varování.
Pozdravy,
Mary Wilmontová, manažerka
Thomas Credence, ředitel pro lidské zdroje
Podívejte se na ukázkové potvrzení o přijetí, kde naleznete pokyny, jak má zaměstnanec, který obdrží pokarhání, právo na odpověď.
Vzorové dopisy pokárání
Odmítnutí odpovědnosti: Vezměte prosím na vědomí, že poskytnuté informace, ačkoli autoritativní, nejsou zaručeny z hlediska přesnosti a zákonnosti. Stránku čte celosvětové publikum a pracovní zákony a předpisy se liší od státu po stát a zemi. Vyhledejte právní pomoc nebo pomoc od státních, federálních nebo mezinárodních vládních zdrojů, abyste se ujistili, že vaše právní interpretace a rozhodnutí jsou správná pro vaši polohu. Tyto informace slouží jako návod, nápady a pomoc.