Jeden na jednom setkání zajistí dosažení vašich obchodních cílů
Zde je sedm způsobů, jak co nejlépe využít individuální setkání se zaměstnanci.
1. Cílový pokrok
Vedle pravidelných schůzek "one-on-one" byste měli mít k dispozici roční výkonnostní cíle . Plánování vývoje výkonnosti nespočívá jen v překonání loňských úspěchů a neúspěchů. je to stanovení cílů a cílů pro tento rok. Tyto cíle se budete věnovat po celý rok.
Pokaždé, když se se svými zaměstnanci setkáte, prohlédnete si tyto cíle a uvidíte, jak postupují k dosažení těchto cílů. Vaši zaměstnanci budou vždy vědět, co se od nich očekává, a budete vždy vědět, kde stojí, vzhledem k potřebnému pokroku.
2. Změňte cíle
To se může zdát opakem výše uvedeného bodu, ale cíle, které byly stanoveny v prosinci, nemají v červenci vždy smysl. Společnosti reorganizují, klienti opouštějí vaši organizaci a připojují se k nim noví klienti. Zaměstnanci opouštějí zaměstnání a vyměňují se. Projekty jsou zabity a přidány nové projekty. Jinými slovy neváhejte provést změny původních plánů.
Když sedíte se zaměstnanci a díváte se na cíle a jeden cíl nemá smysl, vyhoďte je. Žádná vina. Zbavte se a přidejte novou, pokud je to vhodné. Nyní, pokud cíl již nemá smysl, protože váš zaměstnanec dosáhl cíle, pak ho gratulujeme a odvezme ze seznamu.
3. Zeptejte se na potřebnou podporu
Jedno schůzku je ideálním časem, kdy můžete požádat zaměstnance, kde potřebuje pomoc .
Složitý projekt může potřebovat více pracovní síly. Možná pracuje s nějakým spolupracovníkem, který je tlustý a blbec. Právě zjistila, že je těhotná a bude potřebovat volno pro lékařské schůzky. Ale pečlivě jeďte - neptejte se o potřebách, pokud je budete ignorovat, jakmile budou identifikováni.
Nepokládejte žádost o pomoc jako znamení, že váš zaměstnanec není schopen vykonávat svou práci. Všichni potřebují pomoc a je lepší, abyste vytvořili otevřené a podporující prostředí, než počkat, dokud nenastane katastrofa, kterou budete muset utratit.
4. Plánování kariéry
I když se soustředíte na to, abyste dnes udělali práci, jsou vaši zaměstnanci znepokojeni jejich budoucností. Zatímco to není jedno z jednoho setkání, plánování kariéry je cennou součástí pravidelných setkání. To je pro vaši výhodu i pro zaměstnance.
Chcete vědět, kam chce jít , a budete jí chtít pomáhat touto cestou. Proč? Protože nejlepší věc, kterou můžete pro svou firmu udělat, je udržet nejlepší zaměstnance . To zahrnuje kariérní růst - velmi málo lidí chce zůstat navždy ve stejné práci.
Takže mluvte o tom, co zaměstnanec potřebuje, a naučí se získat podporu nebo se připravit na převod na jiný typ práce.
5. Chvála
Všichni chtějí slyšet, až budou úspěšní . Zatímco nejlepší čas chválit zaměstnance je v tomto okamžiku ("Hej, skvělá prezentace!" Nebo "Právě jsem viděl, že se s touto nepříjemnou klientem dokonale vypořádat. Úžasná práce!") Manažeři nejsou všude najednou najednou.
Ujistěte se, že chválíte své zaměstnance za jejich úspěchy. Udržujte oči a uši otevřené pro zprávy o dobré práci. Pokud jiná osoba říká: "Hej, Jane udělala včera skvělou práci," zapište ji a přineste ji s sebou. (To je také skvělá dokumentace, kterou máte k úpravám platů založených na výkonu.)
6. Opravy
Spolu s chválením je třeba provést opravy . Podobně jako chvála je většina této zpětné vazby účinnější, když je daná v okamžiku - pokud je to vhodné. Pokud není situace naléhavá a nebezpečná, je potřeba provést soukromé opravy.
(Je to v pořádku křičet na zaměstnance, aby požární hasicí přístroj vypálil pokladnu, ale není v pořádku křičet na zaměstnance před zákazníky a dalšími zaměstnanci, protože její pokladní zásuvka byla krátká.)
Individuální schůzky jsou časem k posezení a nabídce korekcí a rad.
Opravy, které nabízíte, se mohou pohybovat v rozmezí od vybíravých požadavků ("máme standard společnosti Times New Roman pro reporty, prosím, změňte své přehledy"), na osobnostní znaky, které způsobují problémy ( "Všiml jsem si, že kritizujete své spolupracovníky . Máte-li obavy ohledně spolupracovníka, přineste mi je a já se s nimi postarám. Vaše práce je dělat X, Y a Z. Nezajímá vás Janeova práce.)
Kritika by měla vždy pomoci spíše než poskytovat trest - přinejmenším na začátku. Žádný manažer by neměl očekávat dokonalost. Existují však některé kroky, které mohou vyžadovat "trest". Pokud je zaměstnanec chronicky pozdě, možná budete muset vytvořit plán zlepšení výkonu . Pokud zaměstnanec šikanuje další zaměstnance, může být zapotřebí umístit do svého osobního spisu příspěvek a intenzivním poradenstvím doprovázet tento disciplinární postup .
Pravidelné uživatelé typu "one-on-one" vám umožňují udržet krok s těmito situacemi, aby se nic nestalo. Například nikdy nebudete mít převleknutí na pracovišti, protože jste opravili problémy při prvním znamení a pokud opravy nefungují, dokumentujete silný případ pro ukončení zaměstnání.
7. Nové přiřazení
Zatímco nemáte čekat na individuální schůzku, abyste přiřadili zaměstnance novému úkolu nebo cíli , je často nejlepší místo pro diskusi o novém projektu. Poskytuje vám čas na prezentaci celého projektu a na to, aby váš zaměstnanec položil otázky, takže když opouští vaši kancelář, je připravena jít.
Může také vyvolat obavy a nápady, které mohou vést k hladkému fungování projektu. Rovněž potřebuje pochopit, jakou autoritu a autonomii může vykonávat při svém rozhodování. Konečně, zaměstnanec potřebuje vytvořit s sebou kritickou cestu, která specifikuje časy, kdy budete potřebovat zpětnou vazbu ohledně jejího pokroku během vašeho jednorázového setkání.
Jak často byste měli uspořádat individuální schůzku?
Žádná odpověď nepokrývá všechny nepředvídané okolnosti. Záleží na tom, kolik zaměstnanců máte , na jakou práci pracujete, na tom, jakou podporu potřebují vaši zaměstnanci a na vašem plánu. Někdy je 15 minut jednoho na jednoho, jednou za měsíc, postačující na to, aby se drželo na vrcholu všeho.
Někdy možná budete potřebovat hodinu týdně k dosažení sedmi cílů uvedených výše. Pokud jste na schůzkách "one-on-one" noví, začněte každou další týden po dobu půl hodiny a podle potřeby upravte nahoru nebo dolů. Nemusíte plánovat stejný čas pro každého zaměstnance, i když se budete chtít ujistit, že nejste upřednostňováni jednoho zaměstnance před druhým .
Když dostanete zvyk pravidelných schůzek s přímými zprávami, zjistíte, že vaše oddělení běží hladce. Vaši zaměstnanci budou vědět, co potřebují, a budete vědět, co musíte udělat, abyste jim pomohli.
A pokud je ještě neudržujete, naplánujte pravidelně schůzku se svými šéfy. Budete mít s tímto šéfem užitek z tohoto časového úseku, stejně jako vaši zaměstnanci budou mít prospěch z času, který s vámi tráví jeden na jednoho.